Gestire un evento con un budget limitato

Di Marino Fresch, Direttore Marketing, Eventbrite

Vuoi mettere in mostra le tue competenze, lanciare un nuovo prodotto o costruire la tua rete di contatti? In tutti questi casi, un evento ben organizzato è l'ideale per rafforzare o far conoscere il tuo marchio. E non deve necessariamente costarti una fortuna.

Per prima cosa, gli elementi principali

Qualunque sia il tuo budget, la tua priorità deve essere la felicità dei partecipanti al tuo evento. E ciò significa focalizzarsi sul motivo per cui parteciperanno e su ciò che puoi fare per aiutarli a sfruttare al meglio l'evento. Un budget più limitato ti permette di fare una cosa e farla molto bene e, se hai dedicato del tempo a studiare il tuo pubblico, sarai nella posizione perfetta per dargli esattamente ciò che vuole.

Oltre a prenotare la location, organizzare il rinfresco e reperire gli oratori, dovrai anche pubblicizzare l'evento. Sebbene potresti non riuscire a fare moltissime cose con un budget ristretto, ciò che conta è massimizzare l'impatto. Se già sai cosa funziona e cosa no, potrai risparmiare molti soldi e fare progetti per il futuro in modo ben più efficace.

La parola al digitale

Il marketing digitale può essere valutato a ogni passo del tuo percorso. E non solo. Infatti, è piuttosto economico e può offrirti una visibilità di gran lunga maggiore a quella data da molti canali tradizionali.

Consigliamo i social media come strumento per farsi pubblicità, il blog per aiutare a stabilire la propria autorità e una leadership solida e le email per comunicare regolarmente con chi ha confermato la partecipazione all'evento. Servizi come Eventbrite possono facilitare le persone a reperire e registrarsi al tuo evento dal cellulare e online e ti aiutano a gestire l'organizzazione.

Si va in scena

A seconda della natura della tua attività e dal budget a disposizione, potresti contattare familiari, amici o altri volontari per darti una mano il giorno dell'evento. Anche gli studenti universitari in cerca di un'esperienza lavorativa utile potrebbero essere un'ottima risorsa. Cerca sempre di negoziare l'accordo migliore con la location e considera l'idea di trovare uno sponsor per aumentare il tuo budget.

Pensa alle cose di cui puoi occuparti da solo, anziché pagare dei fornitori, ma considera anche l'impatto che ciò potrebbe avere sul tuo tempo, ne vale la pena? Ricorda che è meglio fare poche cose bene, anziché farne molte non troppo bene. Quindi, concentrati sulle cose basilari (i servizi essenziali, la tecnologia e così via) e sui motivi che porteranno gli ospiti a partecipare all'evento. Potresti essere tentato di fare tagli qua e là se hai un budget limitato, ma sul lungo termine potrebbe essere ben più dannoso finanziariamente.

Qual è il passo successivo?

Esistono moltissimi fantastici ed economici modi per instaurare rapporti con i tuoi partecipanti, il ché è essenziale per costruire una sorta di lealtà all'evento. Potresti incoraggiarli a condividere foto e momenti speciali utilizzando l'hashtag dell'evento o evidenziare i momenti salienti in un blog post-evento! Un'email con "grazie per aver partecipato" è un ottimo modo per rimanere in contatto e un sondaggio post-evento mostrerà ai tuoi ospiti che ti interessa ascoltare le loro opinioni e imparare dalle loro esperienze. E perché non utilizzare i commenti post-evento per suscitare interesse per il tuo evento del prossimo anno? Dopo tutto, il pubblico già ce l'hai!

Eventbrite è una società di biglietteria online che aiuta le persone a realizzare eventi di ogni portata e budget in modo più semplice.

Scritto il:

12 ago 2014

Categorie:

Networking