Come... organizzare un evento di lancio

Hai perfezionato i tuoi prodotti, raffinato i valori della tua attività, aperto il un negozio e ti senti pronto per fare business. Ma come faranno le persone a sapere che esisti? Un evento di lancio ben pianificato è un’opportunità di marketing molto efficace, una chance di trasmettere il messaggio del tuo marchio e misurare l’interesse dell’audience.

. Il segreto per essere ricordati in questa era dell’istantaneità è quello di pianificare l’evento in modo creativo e conciso. “L’impatto, l’originalità, l’onestà e l’abilità nel campo delle pubbliche relazioni sono i fattori più importanti di ogni evento di lancio,” dichiara Mark McDermott, account manager dell’agenzia pubblicitaria e di marketing Amplify. Ecco ciò che devi sapere:

Datti un budget

Sarah Kay, direttore di Story Events, insiste sul fatto che un lancio di successo “sta tutto nelle idee, e non nello spendere soldi… Le persone non si accorgeranno se bevono Prosecco o Champagne”.

Fai una lista di tutti i costi per darti un budget per l’evento e poi lavoraci da lì. “Devi sapere quali sono i tuoi limiti,” dice Jodie Shepherd della rivista di moda indipendente Noctis. Qualunque cosa tu stia lanciando, è imperativo che tu ti dia un budget realistico che includa tutti i costi come affitto dello spazio, catering, intrattenimento e altre spese.

Non superarlo!

Non superare il tuo budget spesso sta nell'essere creativi con le opzioni, ed investire nel modo giusto. “Vale sempre la pena esplorare trattative per contenere i costi; che sia uno sconto sull'affitto dello spazio o una collaborazione con la stampa locale per un evento” spiega Jodie di Noctis, che è riuscita ad esentarsi dall'affitto dello spazio utilizzato per il lancio della rivista.

Conosci la tua audience

“Tenere conto di ciò che stimano i consumatori e di ciò che si aspetta l’audience è molto importante,” dice McDermott. Amplify si è associata con cinque giovani creativi per trasformare un vecchio magazzino in un centro creativo e galleria per Converse, allineando i valori del marchio a quelli dei consumatori

Chi vuoi coinvolgere con il tuo marchio e cosa potrai utilizzare per fare colpo sull’audience? Cerca di pensare a ciò che sono abituati a vedere, a ciò che è già stato fatto e prova a trovare il modo di offrire qualcosa di nuovo e diverso.

Inviti intelligenti

“Il più grande errore che fanno le persone è quello di stilare la lista degli invitati troppo tardi,” dice Sarah. “Pianifica tutto in anticipo e prepara la tua lista degli invitati sin dall’inizio; così potrai perfezionare il tuo concetto in tutti gli aspetti, dagli inviti all’evento finale.”

Non è importante solo chi inviterai, ma anche quanti saranno gli invitati, “Invita sempre il 50% di persone in più rispetto al numero d’invitati che ti aspetterai di vedere, c’è sempre qualcuno che non ce la fa, e così risparmierai sul cibo e sulle bevande.”

Se inviti la stampa, ricorda che ricevono moltissimi inviti; per cogliere la loro attenzione scegli degli inviti unici che facciano colpo. “Una volta, per un evento gastronomico, abbiamo mandato degli inviti edibili. Erano dei kit di spezie con una ricetta attaccata ad ogni spezia,” spiega Sarah.

Costruisci il tuo concetto

Un evento di lancio può prendere qualsiasi forma: una mostra, un dibattito, un Q&A con personaggi interessanti connessi al marchio, una proiezione, delle letture o anche dei webinar interattivi disponibili su internet in tutto il mondo.

“Il tuo concetto dev’essere sempre legato e coerente con il marchio.” Dice Mark di Amplify. “Non provare ad essere qualcosa che non sei. Se sei una marca di alcol di lusso, una serata in stile East-London per il tuo lancio non è una buona idea. A volte i trucchi non portano clienti a lungo termine”.

“Il concetto sta nell’atmosfera e nell’ambiente dell’evento,” dice Sarah. “Se stai lanciando un efficace prodotto high-tech, vorrai fare sì che l’atmosfera e la natura dell’evento lo riflettano. Per esempio potrai registrare le persone digitalmente all’entrata, o servire gli stuzzichini su vassoi di Perspex; tutto deve ricollegarsi al tuo marchio, dai piatti allo stile dei camerieri”.

Sarah’s top tip on concept curation: “Think of the brand then ask yourself – ‘if this brand was a venue, what would it be? If it was a canapé, what would it be?’”

Location location

Lo spazio è uno degli aspetti chiave dell’evento ed è da considerare all’inizio dei preparativi, insieme al concetto. Ricorda, dovrai avere le idee chiare sul tipo di audience e il numero degli invitati prima di scegliere la location. Scegli uno spazio che soddisfi i tuoi bisogni (ampiezza, accessibilità e concetto). Se la tua attività ha una sede fisica considera se sarebbe appropriato usare la sede per l’evento, potrebbe aiutarti a risparmiare sui costi dell’affitto di un altro spazio.

“Le conversazioni per scegliere lo spazio finiranno sempre per essere tecniche; l’importante è che visiti il luogo prescelto per capire se il suo aspetto e l’atmosfera saranno adatti al tuo marchio,” dice Mark. Il suo consiglio è di andare in perlustrazione con qualcuno che s’intende di requisiti audio-visuali o fai una lista dei requisiti prima di visitare il posto e cerca di fare più domande possibili per capire cosa potrai o non potrai fare con lo spazio in questione. “Dovrai fare domande sulla disponibilità, sui limiti, licenze e le regole sull’acquisto esterno di cibo e bevande…” spiega Mark.

Dopo l’evento

Le festività di lancio non finiscono una volta finito l’evento. Pensa a come potresti ricontattare gli invitati per avere l’opportunità di ringraziarli della partecipazione e magari per mandare loro uno sconto esclusivo sul tuo prodotto. “Uni dei modi più semplici è di assicurarsi di avere gli indirizzi e-mail di tutti gli invitati che confermano la presenza, così potrai raggiungerli con una e-mail post-evento.” Dice Mark.

Sarah insiste sul fatto che i social media siano la chiave della maggior parte degli eventi al giorno d'oggi, e che sia anche un buon metodo di ricontattare gli ospiti. La rivista Noctis ha chiesto agli ospiti di cliccare "mi piace" sulla loro pagina Facebook e taggarsi sulle foto della serata, per aumentare follower e condivisioni.

“Ci sono certi elementi che le persone notano agli eventi,” conclude Sarah. “Se vuoi che la stampa ne scriva e vuoi coinvolgere le persone, pensa alle cose che le persone vorranno fotografare e condividere.”

Pianificare un evento di lancio memorabile non è sta solo nel prenotare la location più suggestiva o in una guest list piena di VIP… Devi conoscere la tua audience e fare attenzione ai dettagli più piccoli. Sperando di vedere poi questi dettagli nei filtri nostalgia degli account Instagram degli invitati…

Di Anastasia Miari

Scritto il:

26 ott 2015

Categorie:

Consigli di marketing, Best Practice, Event Management Tips, Dritte per PR