Eventplanung mit knappem Budget

Von Marino Fresch, Head of Marketing, Eventbrite

Ob Sie Ihre Fachkompetenz unter Beweis stellen möchten, ein neues Produkt auf den Markt bringen oder Ihre Verbindungen weiter ausbauen wollen, ein gut organisiertes Event ist eine tolle Gelegenheit, Ihre Markenbotschaft zu vermitteln oder zu unterstreichen. Und es muss nicht die Welt kosten.

Das Wichtigste zuerst

Egal, welches Budget Sie haben, Ihre Priorität muss sein, Ihre Teilnehmer zufriedenzustellen. Das bedeutet, Sie müssen herausfinden, warum sie kommen und wie Sie ihnen helfen können, das meiste aus dem Event herauszuholen. Mit einem kleineren Budget können Sie unter Umständen nur eine Sache richtig gut machen, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Publikum zu verstehen, sind Sie bestens in der Lage, ihnen genau das zu geben, was sie wollen.

Neben den anderen Vorbereitungen, die Sie zu treffen haben, z.B. den Veranstaltungsort buchen, Erfrischungen organisieren und eine Reihe von Sprechern einladen, müssen Sie Ihr Event auch werbewirksam ankündigen. Mit einem knappen Budget können Sie sich vielleicht nicht viel machen, aber es kommt vor allem darauf an, die Wirkung zu maximieren. Wenn Sie wissen, was funktioniert und was nicht, können Sie eine Menge Geld sparen und sehr viel effizienter vorausplanen.

Digital geht’s besser

Digitales Marketing ist durchgehend messbar. Nicht nur das, es ist außerdem relativ günstig und kann Ihnen eine viel höhere Aufmerksamkeitswirkung geben als einige der traditionelleren Kanäle.

Wir empfehlen Social Media als tolles Mittel zur Kontaktaufnahme, Blogging, um Autorität und eine Vordenkerrolle aufzubauen und Email, um regelmäßig mit denen zu kommunizieren, die bereits zugesagt haben. Ein Service wie Eventbrite kann es Leuten erleichtern, Ihre Events zu finden und sich per Handy oder online anzumelden und Ihnen helfen, den gesamten Prozess zu verwalten.

Vor Ort beim Event

Abhängig von der Art Ihres Geschäfts und der Knappheit Ihres Budgets können Sie eventuell Verwandte, Freunde oder sonstige Freiwillige für den Tag mobilisieren. Studenten auf der Suche nach wertvoller Arbeitserfahrung sind auch eine gute Option. Versuchen Sie immer, den bestmöglichen Tarif mit dem Veranstaltungsort auszuhandeln und denken Sie darüber nach, einen Sponsoren zu finden, um Ihr Budget aufzustocken.

Überlegen Sie sich, was Sie selbst übernehmen können statt Serviceanbieter dafür zu bezahlen, aber bedenken Sie auch den Zeitaufwand – lohnt es sich wirklich? Vergessen Sie nicht, dass es besser ist, wenige Dinge gut zu machen als zu viele Dinge nicht so gut zu machen und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche (die nötige Infrastruktur, funktionierende Technologie usw.) und die besagten Gründe fürs Kommen, die Sie anfangs identifiziert hatten. Es mag verlockend sein, zu knausern, wenn das Budget knapp ist, aber es könnte auf lange Sicht den größeren finanziellen Schaden anrichten.

Was kommt danach?

Es gibt viele tolle und kostengünstige Möglichkeiten, mit Ihren Teilnehmern in Kontakt zu treten – entscheidend, um Event-Loyalität aufzubauen. Warum fordern Sie sie nicht auf, mit dem Hashtag des Events Fotos und Schlüsselmomente zu teilen oder veröffentlichen Ihre eigenen Highlights in einem Post-Event-Blog? Auch eine Email, in der Sie sich bei den Gästen für die Teilnahme bedanken ist eine gute Idee, um in Kontakt zu bleiben. Und eine Post-Event-Umfrage zeigt Ihren Teilnehmern, dass Sie an ihren Erfahrungen interessiert sind und daraus lernen möchten. Und warum nicht auch gleich Interesse am Event des nächsten Jahres wecken - schließlich haben Sie schon ein geneigtes Publikum!

Eventbrite ist ein Online-Ticketunternehmen, das Veranstaltern hilft, Events jeder Größe und jeden Budgets zu organisieren.

Geschrieben am:

12 Aug 2014

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