La gestione del tempo per i titolari di piccole imprese

Amministratore delegato, direttore, capo del personale, centralinista… chi lavora in proprio deve svolgere tanti ruoli diversi. Quando il tempo a disposizione è scarso, prova a seguire i nostri suggerimenti.

Pianifica la settimana in anticipo

Pianificare la settimana è un principio base del time management per i liberi professionisti, per chi lavora da casa e per le start up in crescita. Creando un programma per la settimana potrai pianificare e strutturare il tuo tempo in anticipo in modo da dare la priorità alle varie attività.

Le scadenze e i lavori urgenti dovrebbero costituire i punti fermi dell’organizzazione della tua settimana. Ad esempio, se devi fare una grossa consegna il giovedì, dedica i giorni precedenti alla produzione, lasciando i compiti non urgenti ma importanti, come l’amministrazione e l’archiviazione, per il venerdì. Devi anche essere pronto a riorganizzare l’agenda se le priorità cambiano all’improvviso. Consideralo il piano A, o un progetto in corso d’opera, più che qualcosa di definitivo.

1. Raggruppa le attività per tipo o progetto

Può essere anche utile riunire attività simili o connesse in un unico giorno per non saltare da una cosa all’altra e sfruttare meglio il tempo a disposizione.

Ad esempio, potresti dedicare un intero giorno a compiti di marketing, quali i social media e la newsletter, dato che i due compiti sono collegati e puoi applicare il tuo flusso creativo a più cose in contemporanea.

Questo approccio è efficace anche per i lavori più pratici e metodici. Ad esempio, potresti passare un pomeriggio a preparare fatture, accelerando così i tempi perché se ne fai parecchie dovrai ripetere la stessa procedura e diventerai più veloce man mano che le fai.

2. Elabora un programma giornaliero

Il programma settimanale deve essere strutturato adeguatamente, e a tale scopo sono disponibili online tanti modelli già pronti da scaricare e compilare per suddividere le giornate. Sono adatti per uso individuale o di squadra. Un buon modello dovrebbe dare pari importanza a ogni giorno e avere spazio a sufficienza per scrivere qualche parola su ogni compito o obiettivo, senza esagerare, però, altrimenti diventa disordinato.

I liberi professionisti e chi non ama i software può usare un Notebook per tenere traccia della settimana e avere sempre a portata di mano il programma.

3. Tieni conto delle possibili distrazioni

Non è realistico pianificare di essere produttivi ogni ora di ogni giorno, quindi ti consigliamo di non fissarti obiettivi impossibili. Invece, aspettati distrazioni e interruzioni, nonché problemi e opportunità imprevisti. Quando pianifichi la settimana a venire, inserisci il “tempo per le interruzioni”, cioè una parte della giornata in cui potresti non riuscire a lavorare.

Quindi, anche se l’orario di lavoro è dalle 9 alle 17 con un’ora a pranzo, puoi realisticamente togliere un’ora dal totale. Tuttavia, non considerarlo tempo perso perché a volte un momento di pausa può dare spazio all’ispirazione.

4. Buttati nel deep work

Il concetto di deep work prevede di concentrarsi consapevolmente su un compito, distogliendo l’attenzione da eventuali distrazioni. Per riuscirci, bisogna ritagliarsi del tempo libero da altri impegni contrastanti per dedicarsi completamente a un’attività, ad esempio, l’aggiornamento del foglio di calcolo con la contabilità o l’elaborazione della proposta per un cliente.

Inserisci nell’agenda settimanale del tempo per il deep work e fai in modo di sostenere le tue intenzioni eliminando eventuali distrazioni e interruzioni durante questo lasso temporale. Ad esempio, puoi usare un cartello “non disturbare” oppure una email di risposta automatica.

Organizza la giornata di lavoro

Com’è la giornata di lavoro tipo dei titolari di piccole imprese? Di solito, una giornata tipica non esiste e gli imprenditori hanno una vita piena di attività varie ed entusiasmanti.

Questo non significa, però, che tu non possa organizzare il tuo tempo. Un piano giornaliero è utile anche se cambia poiché aiuta a tenere traccia delle priorità, delle scadenze e dei progressi fatti sui progetti più a lungo termine. Come con i programmi settimanali, il segreto sta nell’avere un programma flessibile che si adatti alle novità e non sia troppo rigido.

1. Tieni sotto controllo le priorità con una lista delle cose da fare

La lista delle cose da fare è uno strumento classico di time management e consiste in un elenco delle cose che intendi completare nella giornata, organizzate in ordine di precedenza. Le cose più importanti e urgenti vanno in cima alla lista, mentre quelle meno importanti e rimandabili vanno verso il fondo. Non fare una lista troppo lunga o ti sembrerà impossibile da completare. Alcuni esperti consigliano di inserire nella lista giornaliera un massimo di 6 voci, mentre per altri il numero ideale è 3.

Per seguire i tuoi progressi durante il giorno, usa una lista di verifica e spunta ciò che hai completato man mano che procedi.

2. Concentra i tuoi sforzi con il time blocking

Il time blocking è una tecnica che molte piccole imprese trovano utile. Consiste nel suddividere il lavoro da svolgere in blocchi di tempo dedicati. È l’opposto del multitasking, dove l’attenzione viene ripartita su diversi lavori allo stesso tempo, in modo inefficiente. L’idea è che, focalizzando l’attenzione su una cosa alla volta, puoi dedicare le tue energie a ciascun compito e completarlo più rapidamente e in maniera qualitativamente migliore.

Per dividere a blocchi il tempo, devi programmare le ore disponibili e assegnarle alle voci nella lista delle cose da fare. Non dovrai necessariamente fare la cosa più importante nella lista al mattino. Potresti invece assegnare il compito principale alla parte della giornata in cui sei più produttivo. Se sei una persona mattiniera, puoi farlo la mattina, mentre se sei più efficiente verso sera, programmalo per il tardo pomeriggio.

Se tendi a sentire sonnolenza dopo pranzo, come succede a tanti di noi, in quel periodo fai cose che non richiedono molto sforzo, come l’amministrazione o le schede orarie.

3. Separa l’agenda giornaliera da quella settimanale

È importante differenziare il programma giornaliero da quello settimanale, dato che sono entrambi molto utili alla tua attività. Il programma giornaliero comprende attività standard come rispondere alle email e alle telefonate, partecipare a brevi incontri di team e altri compiti di routine. Ti prendono tempo e vanno considerati, ma non occorre inserirli nell’agenda settimanale.

Il programma settimanale dà una visione più ampia del carico di lavoro, consentendo di cambiare le priorità durante la settimana, se necessario. Quello che accade nel programma giornaliero può incidere su quello settimanale, ad esempio, se devi estendere un compito da un giorno a un altro perché richiede più tempo del previsto.

Suggerimenti per la produttività

Ci sono sempre dei giorni in cui guardiamo l’orologio e pensiamo: “Ma dov’è finito il tempo? Sono all’inizio della lista!’ Per mantenere al minimo questi momenti, ecco alcuni suggerimenti per essere più produttivi al lavoro.

1. Riconosci gli elementi di distrazione

Tendiamo tutti a farci distrarre e nel mondo odierno della comunicazione digitale e dei dispositivi multipli che si contendono la nostra attenzione, restare concentrati è più difficile che mai.

Nota quali sono le cose che attirano la tua attenzione più spesso. Forse hai troppe pagine del browser aperte sullo schermo che ti distraggono da ciò che stai facendo e ti spingono a leggere un blog o le notizie. O forse il tuo cellulare ti distrae lampeggiando o vibrando ogni volta che arriva un messaggio in una chat di gruppo.

Dopo aver individuato le cose che ti distraggono ripetutamente, puoi eliminarle fino al completamento del lavoro. Metti il cellulare nel cassetto, chiudi le schede eccetto quelle che ti servono per lavoro, oppure metti le cuffie per resistere alla tentazione di chiacchierare con i colleghi. Con l’andare del tempo, queste buone abitudini diventeranno automatiche.

2. Non cercare di fare troppo

Se gli elementi che riducono la produttività non sono tanto le distrazioni ma le interruzioni, forse è perché cerchi di fare troppo. È normale che le persone a capo di aziende in espansione abbiano tante cose da fare. Essere super occupati è positivo, ma bisogna rendersi conto che si potrebbe arrivare al punto da stancarsi molto senza raggiungere i risultati voluti.

Cerca di notare la differenza tra essere stressati e occupati ed essere altamente produttivi. Guarda i risultati raggiunti e quanto intensamente hai lavorato, e fai in modo di ottenere i risultati positivi che meriti per i tuoi sforzi. Se deciderai di lavorare in modo più intelligente invece che più duramente, sentirai di avere maggiore controllo sulle cose e resterai motivato.

3. Prenditi del tempo per ricaricarti

Rimanendo in tema, è anche vero che la produttiva richiede riposo, oltre che un forte impegno. Quindi, se la tua agenda prevede qualche ora di lavoro e alcuni intervalli di riposo, sei in compagnia di molte delle persone di maggiore talento della storia. Charles Darwin, ad esempio, faceva un pisolino pomeridiano e nelle giornate di lavoro amava fare delle passeggiate all’aperto.

Se lavori davanti a uno schermo, è consigliabile fare una pausa di cinque, dieci minuti ogni ora, secondo il dipartimento del governo britannico che si occupa di salute e sicurezza. La cosa migliore è fare pause brevi e frequenti, che ti faranno sentire più riposato.

Alcuni intervalli di risposo durante il programma di lavoro ti daranno il tempo e lo spazio per riflettere sul tuo lavoro, mettere a punto idee e consentire al cervello di stabilire nuove connessioni tra le cose che hai appreso o osservato. Non temere di togliere il piede dall’acceleratore, perché nei giorni in cui pensavi di rilassarti e non fare nulla potresti fare grossi progressi.

Aumenta l’efficienza

L’efficienza coincide con la produttività? In realtà, sono cose molto diverse, e a volte possono essere in contrasto. In parole povere: la produttività riguarda il volume di lavoro svolto, mentre l’efficienza si riferisce alla sua qualità.

Quindi, se la tua azienda fa biscotti, la produttività è il numero di prodotti che sforni ogni giorno, mentre la tua efficienza dipende da quanto squisiti sono per i clienti, quanta energia hai usato per cuocerli e quanto hai speso per gli ingredienti per ottenere un ottimo risultato.

È ovvio che produttività ed efficenza sono entrambe essenziali per ogni attività e possono avere una forte incidenza l’una sull’altra.

Alcune aziende usano il concetto di efficienza produttiva, il che significa che le due cose sono misurate allo stesso tempo. In questi casi, i manager misurano il numero totale di prodotti completati in un certo lasso di tempo e sottraggono i prodotti non efficienti. Così, i prodotti che non raggiungono un certo standard qualitativo non vengono contati.

Questo concetto è più chiaro se applicato a un contesto produttivo, dove l’azienda ha dei beni fisici che passano o meno gli standard, ma si può utilizzare anche con le aziende che forniscono servizi, invece che prodotti. L’elemento chiave per misurare l’efficienza è la definizione dello standard di qualità che si vuole mantenere: soddisfazione del cliente, consegna puntuale o recensioni e punteggi. Se le unità di lavoro (progetti, prodotti o latro) non raggiungono lo standard, non vengono considerati.

Come si migliora l’efficienza?

Il miglioramento dell’efficienza è un’attività strategica che spesso richiede che rallentiamo e ci allontaniamo un po’ dal lavoro che stiamo facendo. Se desideri aumentare la tua efficienza, dovrai analizzare il tuo modo di fare le cose per capire dove puoi migliorare le tue metodologie, le tue abitudini e i tuoi comportamenti per ottenere risultati più soddisfacenti.

Un esempio che vale per tutti gli imprenditori è il sonno. Dormire 8 o 9 ore aiuta la concentrazione, la motivazione, l’umore e l’abilità di apprendimento. Se lavori da solo, dare la priorità al sonno significa ottimizzare la tua risorsa più preziosa, ovvero te stesso. Infatti, dormendo a sufficienza si rende il cervello più efficiente e di conseguenza il lavoro che facciamo è di migliore qualità e prende meno tempo, lasciando più spazio ai progetti che ci appassionano.

Dal punto di vista del time management, l’obiettivo è quello di fare un lavoro della migliore qualità possibile nel tempo a disposizione e, possibilmente, accrescere anche la produttività.

Ecco alcuni modi per potenziare l’efficienza nelle piccole imprese.

1. Evita il multitasking

Anche se sembra necessario, cerca di evitare di saltare da un compito all’altro durante la giornata di lavoro. Ci vuole tempo per riprendere la concentrazione su un’attività, se si abbandona continuamente, quindi cerca il più possibile di inserire i lavori in blocchi organizzati. Il time blocking si rivela ancora una volta vincente!

2. Ottimizza il tuo ambiente

Verifica che il tuo ambiente di lavoro favorisca l’efficienza riducendo al minimo distrazioni, rumori e interruzioni. Fai in modo che la tua postazione di lavoro sia comoda e consenta di assumere una postura corretta, con libertà di movimento. Organizza le persone, gli strumenti e i materiali nel tuo ambiente in modo che sia facile completare le attività senza dover riorganizzare tutto. Lo scopo è risparmiare tempo e sforzi.   

3. Delega alcuni compiti ad altri

Se hai un team a disposizione, usalo saggiamente; tieni conto dei punti di forza e di debolezza tuoi e dei membri del team per assegnare le attività che ti prendono troppo tempo a chi le può completare più rapidamente. Questo vale anche per la specializzazione e l’esperienza. Se hai una persona che s’intende di statistica, affidale l’analisi dei dati web, così da poter dedicare il tuo tempo alla strategia di leadership o allo sviluppo creativo. La produttività del personale dipende fortemente dall’assegnazione dei compiti giusti alle persone giuste.

4. Automatizza con la tecnologia

L’automazione dei compiti di routine è una delle grandi conquiste del XXI secolo. Magari è un’affermazione esagerata, ma non si può negare che l’uso dei chatbot per rispondere alle domande dei clienti o del software di gestione delle prenotazioni e delle vendite sia un ottimo modo per far risparmiare tempo agli indaffarati esseri umani.

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