Come prepararsi alle fiere con un budget limitato

Le fiere sono un ottimo modo per mettere in mostra il proprio marchio e stringere contatti nel settore. Scopri come ottimizzare la partecipazione agli eventi, anche con un budget limitato.

Le fiere possono dare un impulso enorme al tuo business, facendo crescere la platea dei potenziali clienti e contribuendo a creare in poco tempo nuove relazioni con potenziali fornitori, collaboratori e clienti. Ma possono essere costose, specialmente se desideri partecipare a un evento con una tariffa di iscrizione elevata.

Ci sono fiere di ogni tipo: quelle del lavoro per neolaureati, quelle dedicate ai prodotti oppure gli eventi settoriali. Qualunque sia l’evento per cui ti stai preparando, ecco alcune idee per sfruttare al meglio il budget a disposizione e rendere il tuo stand memorabile, anche se competi con aziende più grandi.

1. Segui un programma preciso

Dopo aver prenotato l’evento avrai una lista piuttosto lunga di cose da organizzare prima del grande giorno. Tieni tutto sotto controllo con una checklist che ti aiuti a portare avanti i preparativi entro le tempistiche previste.

In questo modo, riuscirai a mantenere la calma e la concentrazione durante il processo di pianificazione, evitando di incorrere in costi maggiorati per recuperare risorse all’ultimo minuto dai fornitori.

Suddividi la tua lista in base al tempo necessario per ogni elemento. Ad esempio, dovrai attivarti il prima possibile se hai intenzione di assumere degli aiutanti per l’evento, mentre un compito come la stampa di biglietti da visita extra richiede solo 24 ore.

2. Costruisci relazioni, concorda sconti

Nel pianificare la partecipazione all’evento, è probabile che lavori un paio di fornitori diversi, che potrebbero essere in grado di offrirti degli sconti o offerte per grossi ordini.

Ti consigliamo chiarire subito qual è il budget a tua disposizione per spingere i fornitori a offrirti le tariffe migliori e a collaborare con te per completare la vendita; dopo tutto, è nel loro interesse.

Spiega che cosa desideri ottenere con il budget disponibile. I fornitori, avendo lavorato con molte aziende diverse, probabilmente saranno in grado di consigliarti come ottenere il massimo da quello ti possono offrire.

Per promuovere questo tipo di relazioni con i fornitori, prova a effettuare prenotazioni o richieste per telefono piuttosto che via e-mail o tramite i moduli online. In questo modo avrai l’opportunità di parlare con una persona reale ed esplorare le varie opzioni disponibili, come, ad esempio, il supporto alla progettazione o la gestione del progetto, prima di impegnarti.

3. Crea materiali di stampa diversi a seconda dei tipi di pubblico e degli obiettivi

Le fiere a volte sembrano un vortice di volantini e cartoline; ti consigliamo quindi di offrire dei materiali promozionali stampati che ti facciano distinguere dalla massa. Ma come si fa con un budget limitato?

Una possibilità è quella di personalizzare i materiali stampati e realizzare un numero minore di volantini di alta qualità con diversi design per diversi tipi di pubblico. Consiglio: con MOO Printfinity puoi realizzare 50 diversi design in una sola tiratura di stampa.

Crea volantini o cartoline di diversi tipi. Ad esempio, potresti avere un volantino “lavora con noi” per i potenziali dipendenti, uno con i “nuovi prodotti” per i clienti, uno per i venditori, eccetera. In questo modo, invece di contribuire al sovraccarico di volantini, darai il flyer giusto alle persone giuste, con più possibilità che lo leggano e lo apprezzino. Non dimenticare di stampare anche i cartellini con i nomi per il tuo team!

Per i clienti, potresti inserire dei codici sconto o offerte speciali da usare presso il tuo stand il giorno della fiera o sul sito per un periodo più lungo.

Produrre più versioni dei volantini è molto più semplice quando si dispone di un luogo centralizzato con tutti i modelli di stampa. Con una piattaforma versatile come quella inclusa nei piani dei Servizi aziendali MOO, è facile lavorare sui vari design.

4. Decidi la quantità giusta di volantini

Spesso, gli espositori alle fiere tendono a stampare moltissimi flyer e biglietti per raggiungere più persone possibili, pensando eventualmente di riutilizzare quelli rimasti e ritenendo che gli ordini numerosi siano più convenienti. Ma chi ha detto che si deve preferire la quantità alla qualità?

Invece, prova a pianificare il numero di volantini e biglietti che ordini in base al numero di partecipanti. Non tutti prenderanno un volantino, quindi la quantità finale deve essere inferiore al numero di partecipanti.

Bisogna tener conto anche della portata dell’evento: in una fiera piccola, ogni persona avrà più chance di vedere tutti gli stand prima di stancarsi; in questo caso, la percentuale ottimale è il 75%. In un evento più grande, meno partecipanti si connetteranno al tuo marchio al punto tale da prendere un volantino, quindi la percentuale si abbassa fino al 50%.

5. Tieni conto del fattore smartphone

Vale la pena ricordare che nell’era dello smartphone, non tutti hanno bisogno di avere in mano un volantino di carta per raccogliere informazioni sul tuo marchio.

Quindi, considera l’utilizzo di manifesti e di materiali di marketing stampati di alta qualità e di grandi dimensioni per condividere le informazioni. Oltre a prendere un volantino, i visitatori possono fotografare con il loro smartphone il tuo listino prezzi, gli handle dei social media e i codici delle offerte speciali in mostra nel tuo stand.

Questo ti consente di adattare la tua strategia e investire in piccole quantità di materiali cartacei raffinati e di qualità senza sforare il budget.

Inoltre, i visitatori potranno condividere facilmente le informazioni su di te con amici e follower postando le foto scattate al tuo stand.

6. Offri degli omaggi speciali

Gli omaggi, come, ad esempio, un Notebook con il logo della tua azienda, o uno sconto allettante su prodotti e servizi, possono diventare uno strumento prezioso per aumentare l’engagement al tuo stand fieristico. Anche oggetti di valore più basso, come gli adesivi, possono essere abbastanza appetibili da spingere i visitatori a fermarsi allo stand, se i design sono attraenti e interessanti.

Se disponi di un budget molto limitato, ti consigliamo di investire in pochi omaggi e distribuirli in maniera divertente. Il fatto che ce ne siano pochi può renderli più ambiti e suscitare maggiore interesse tra i visitatori.

Puoi ampliarne la portata promuovendoli sui canali social, invitando i follower che parteciperanno all’evento a fermarsi al tuo stand per provare a vincerli.

Un’opzione diffusa è quella di organizzare una lotteria con i biglietti da visita per distribuire una piccola quantità di omaggi. Raccogli i biglietti dei visitatori in un contenitore durante l’evento e scegli quello vincente a un’ora specifica, utilizzando i dati di contatto per informare la persona della vincita.

Una variante divertente consiste nel rendere l’esperienza più partecipativa e creativa, cosa che piace molto specialmente negli eventi per studenti o nelle fiere del lavoro. I visitatori possono tentare la fortuna prendendo parte a una sfida che consiste nel disegnare il tuo logo su un post-it, oppure facendo un selfie e postandolo su Instagram con il tuo hashtag. Scegli il vincitore tra quelli che ti piacciono di più, oppure a caso.

Parteciperai a una fiera dell’artigianato? Perché non ci contatti per scoprire come possiamo aiutarti con i Servizi Aziendali MOO ? Compila questo modulo e un Account Executive ti aiuterà nella fase iniziale.