Come organizzare il tuo Notebook di lavoro

Trasforma il tuo Notebook da semplice quaderno di lavoro a strumento di organizzazione personale per le tue idee e i tuoi progetti professionali.

I nostri Notebook a copertina rigida stanno benissimo dappertutto, dal comodino accanto al letto al tavolino in salotto. Ma è sulla scrivania di lavoro che danno il loro meglio.

Qual è il Notebook perfetto per il lavoro?

Un planner può davvero aiutarti a organizzare il tuo lavoro, anche se tra smartphone, portatile e computer pensi di avere già tutto quello che ti serve.

Trattandosi di uno strumento “offline”, un Notebook ti aiuta ad allontanare la mente dalle distrazioni digitali. Così hai l’assoluta certezza di non avere interruzioni: non rischi che la notifica di un’email ti distragga e non hai nemmeno la tentazione di controllare i social media. E poi lo usi dappertutto, non importa che il segnale Wi-Fi sia debole o la batteria scarica.

In ogni caso, non è detto che sia un’alternativa a tutto il resto. Per migliorare la propria produttività, molte persone preferiscono usare un sistema che unisca Notebook e strumenti digitali. Ciò significa, ad esempio, creare una sveglia che ti ricordi di lavorare su una consegna per la prossima settimana oppure usare un’app per riorganizzare i tuo appunti.

Qualsiasi sia l’uso lavorativo che intendi fare del tuo Notebook, siamo sicuri che ti porterà grandi soddisfazioni, risultati e anche un po’ di divertimento a fine giornata. Dopotutto, non c’è nulla che possa battere una pagina bianca per stimolare nuove idee e progetti.

Ecco qualche consiglio pratico per trasformare il tuo Notebook in un vero e proprio sistema per migliorare il tuo modo di lavorare.

1. Scopri quello che può fare per te

Ogni progetto di successo inizia con una pianificazione: lo stesso vale per un sistema organizzativo personale. Prima di posare la penna sulla carta, fatti qualche domanda. Sì, lo sappiamo che l’idea di pianificare persino il tuo planner possa sembrarti estrema, ma fidati di noi.

Inizia a chiederti perché un Notebook potrebbe davvero aiutarti a migliorare il tuo lavoro.

• Quali mansioni regolari include la tua giornata lavorativa?
• Cosa ti serve sempre sapere e quando?
• Quanto spesso puoi dedicare un po’ di tempo per scrivere le tue note e per rivederle?
• Chi altri può comprendere le tue note, sempre che ci sia qualcuno?

Immagina l’uso che farai del tuo Notebook nella routine quotidiana. Pensi di sederti al tavolo e aggiornarlo ogni mattina oppure di farlo tutte le sere? Lo porterai con te alle riunioni, lo terrai in borsa oppure sulla scrivania o in un cassetto?

Pensare a questi fattori ti aiuterà a trovare il formato e la dimensione giusta. Per esempio, se pensi di portarlo nello zaino o in borsa, forse è il caso di prendere un piccolo Notebook con copertina rigida.

2. Esplora tutte le opzioni a disposizione

Pianificare su carta non è mai stato così di moda e là fuori c’è una comunità sempre più grande di persone che usano Notebook e Quaderni per migliorare la produttività e l’organizzazione. Ciò significa che hai tante opzioni tra cui scegliere, come ad esempio il Bullet Journal – arrivato prima di tutti gli altri – o gli ultimi arrivati, i metodi Eisenhower Matrix o Strikethru.

Fai qualche ricerca ed esplora questi metodi di organizzazione personale creati per aiutare chi lavora, poi prova quello che fa per te. Se non riesci a trovare quello perfetto, puoi sempre prendere qui e là, creando un sistema ibrido su misura per te. Oppure puoi idearne uno tutto tuo.

È importante scegliere un sistema che funzioni per te, invece di adattarne a tutti i costi uno già esistente: potrebbe farti perdere tempo, al posto di guadagnarlo. Se il sistema scelto non è adatto alle tue necessità, c’è un’alta possibilità che il tuo Notebook rimanga chiuso nel cassetto, invece che contribuire alla tua produttività.

3. Numera le pagine

Così facendo potrai usare il tuo planner molto più facilmente, qualsiasi metodo tu abbia scelto. Una volta ricevuto e scartato il tuo nuovo Notebook, la prima cosa da fare è scrivere i numeri su ogni pagina. Li puoi aggiungere su ogni foglio o facciata, a seconda della quantità di fogli e dell’uso che vuoi farne.

4. Aggiungi un indice

Una cosa su cui tutti gli amanti dei planner sono d’accordo è la necessità di inserire un indice. Che si tratti di Bullet Journal o semplice lista, l’indice è l’ingrediente segreto del successo.

Di solito si trova all’inizio oppure viene ripreso per tutto il Notebook, ma sicuramente indica tutti gli argomenti presenti. Ecco perché ti servono i numeri: insieme all’indice, faranno riferimento al contenuto generale.

Ecco un esempio:

• 13. Riepilogo spese di gennaio
• 40. Libri da leggere
• 80. Lista regali di Natale

5. Aggiungi un tocco di colore

Se ti stai domandando come organizzare in maniera efficace il tuo Notebook di lavoro, allora ricordati i colori, che contribuiscono a renderlo più funzionale e a facilitare la raccolta di informazioni scritte. In più, è anche una scusa per abbinare penne e articoli di cancelleria nelle tue tonalità preferite.

Puoi usare gli evidenziatori per distinguere le diverse categorie o gli argomenti nel tuo riassunto settimanale o delle liste da fare. Oppure puoi scrivere direttamente in colori diversi con i pennarelli per fare in modo che le cose più urgenti si notino di più.

Se usi più colori, aggiungi una legenda da qualche parte nel tuo quaderno, magari dopo l’indice, per associare immediatamente il loro significato.

6. Dividi per sezioni

Se ti occupi di diversi progetti tutti insieme o se magari il tuo lavoro prevede varie responsabilità, il tuo planner dovrebbe rifletterlo. Per esempio, se gestisci un blog, due account per social media e ti occupi anche di email marketing, ti serviranno 4 sezioni separate.

Può esserti particolarmente utile anche dividere fisicamente queste sezioni. Per esempio: una potrebbe essere dedicata alle liste di cose da fare, un’altra agli appunti presi durante le riunioni e le restanti per i tuoi obiettivi o per le scadenze da rispettare mensilmente. Utilizza dei divisori o dei segnalibri in nastro per saltare rapidamente da una sezione all’altra.

7. E ora aggiungi qualcosa

Puoi rendere il tuo Notebook più unico e funzionale aggiungendo altri accessori di cancelleria.

I post-it sono geniali per organizzare diversi progetti e ritrovarli in fretta quando serve. Invece di scrivere direttamente sulla pagina, fallo sui post-it e posizionali dove serve per identificare le scadenze. Se la priorità cambia, è poi facilissimo spostarli qui e là nel tuo quaderno, scambiarli oppure rimuoverli. E poi funzionano benissimo anche per dividere ulteriormente le sezioni quando hai terminato gli altri divisori.

Adesivi, clip e washi tape sono altrettanto popolari e ti permettono di personalizzare il tuo Notebook. Usali secondo uno schema di colori specifico oppure per evidenziare contenuti, decorare i vari mesi o le sezioni secondo il tuo stile personale.

8. Uno non basta mai

A volte un solo Notebook non è sufficiente. Se pensi che uno solo non basti, che ne dici di aggiungerne altri alla tua collezione? Insieme al tuo planner principale, puoi averne uno per pianificare gli incontri e appuntare tutto quello che ti serve prima delle riunioni, compreso tempo utilizzato e considerazioni.

Oppure usa un Quaderno per il tuo brainstorming: scegli pagine bianche o con linee tratteggiate per poter aggiungere disegni, bozze e tabelle ai tuoi progetti. C’è anche chi trova utile avere sempre con sé un Quaderno Softcover, da usare per note veloci e appunti ad hoc, ma anche un planner da scrivania in un formato più classico e strutturato.

Se usi tanti Notebook contemporaneamente, ti consigliamo di comprarli di colori diversi o di personalizzare il dorso così da riconoscerli subito quando li prendi dalla scrivania e ti prepari per andare al lavoro.

9. Fai spazio per quello che ti serve

I Notebook ti aiutano anche a contenere cose che non potresti archiviare nei tuoi strumenti digitali.

Usa la tasca interna del tuo Notebook con copertina rigida MOO per inserire le note scritte in viaggio, insieme agli scontrini, alle marche da bollo e alle carte d’imbarco, così avrai sempre tutto a portata di mano prima ancora di avere il tempo di farne una copia digitale. E puoi sempre tenere anche il tuo Biglietto da Visita con te!

Se il tuo Quaderno non ha una tasca, puoi crearne una tu attaccando un quadrato di carta o di cartoncino all’interno, fissando tre lati con il nastro adesivo.

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