Come accogliere un nuovo dipendente: 7 consigli

Iniziare un nuovo lavoro è un po’ come il primo giorno di scuola. Non conosci la password per il Wi-Fi e non sai nemmeno dove sia il bagno: sì, ci siamo passati tutti. Per togliere dall’imbarazzo chi è appena arrivato, basta tendere la mano e rendere tutto più semplice per il nuovo dipendente.

Cos’è l’onboarding e perché è importante?

È sempre più importante assicurarsi che i collaboratori siano soddisfatti. Se sono entusiasti, coinvolti e si sentono valorizzati, è più probabile che restino a lungo e rendano meglio. L’inserimento serve anche a instaurare un rapporto di fiducia.

Per ogni dipendente, ci sono elementi che sono più memorabili e significativi di altri. Questi elementi decisivi sono noti come “momenti importanti” e l’onboarding è sicuramente uno di essi. 

Accogliendo i nuovi dipendenti con premura, si pongono le basi per una forza lavoro impegnata, sicura e soddisfatta. E questo a sua volta aiuta i dipendenti a prendersi cura della tua azienda, a vantaggio di tutti! Tutto questo contribuisce a creare un’ottima cultura aziendale.

Ecco 7 suggerimenti per accogliere i nuovi assunti e favorire una cultura aziendale positiva…

1) Prepara un kit di benvenuto

Il tuo nuovo dipendente avrà sicuramente un sacco di domande, ma potrebbero non arrivare nei momenti migliori. Ecco perché un Raccoglitore pieno di informazioni utili sull’ufficio è una parte cruciale dell’onboarding.

Riempilo con utili materiali di riferimento sul suo ruolo e sull’azienda in generale per dimostrare che ci tieni ad agevolare il suo inserimento. 

Il perfetto Raccoglitore dovrebbe contenere:

• Una mappa dell’ufficio stampata su un Flyer con in evidenza i punti importanti, come la cucina, la sala riunioni e i migliori distributori automatici per lo spuntino pomeridiano.
• Cartoline con le foto delle varie persone nei loro reparti, con qualche informazione divertente su di loro. Così è molto più facile ricordarsi i nomi e attaccare discorso con i colleghi.
• Un calendario con segnate le uscite e le riunioni aziendali (deve sapere quando è l’happy hour dell’ufficio!).
• Una mappa di cose divertenti da fare in zona: locali di cabaret, ottimi ristoranti, bar e serate quiz nei pub.
• La mission aziendale stampata su Carta intestata (scopri i suggerimenti di design per la Carta intestata).
• Una lettera di benvenuto personalizzata.

2) Sfoggia il tuo stile

Niente è più accogliente di una serie di regali personalizzati, quindi abbonda e dai il benvenuto ai tuoi dipendenti come fossero VIP con Borracce, Planner, Adesivi e Biglietti da visita: tutto ciò che comunica l’essenza del tuo marchio.

Oltre a denotare generosità (e dare ai nuovi assunti un motivo per vantarsi con gli amici) gli oggetti di merchandising sono un modo intelligente per far conoscere la cultura aziendale, così i collaboratori saranno più in sintonia con il tuo marchio e i tuoi valori, sentendosi parte dell’azienda sin dal primo giorno.
Il tuo è un marchio orientato al design? Inserisci anche qualcosa che mostri ai nuovi dipendenti che l’azienda prende sul serio il design di qualità (come delle raffinate Notecard).

3) Aiutali ad acquisire nuove conoscenze

Iniziare il lavoro in un posto nuovo richiede l’apprendimento rapido di molte informazioni. Nelle prime settimane, i neoassunti avranno il cervello pieno di fatti, impressioni e idee. Ecco perché è importante dare loro gli strumenti per elaborare, acquisire e organizzare una grande quantità di nuove informazioni.

Un ottimo modo per farlo è con un  Notebook Hardcover personalizzato. Oltre a essere un’aggiunta interessante allo stile del tuo marchio, i Notebook sono anche il posto ideale in cui i nuovi assunti possono prendere appunti su tutto ciò che apprendono durante l’onboarding.

Dopo averli portati con sé nelle prime settimane di lavoro, potranno usarli come riferimento quando si saranno ambientati e vorranno riflettere sul percorso compiuto. 

4) Fare le presentazioni

Una delle cose che mettono più in ansia quando si inizia a lavorare in una nuova azienda è conoscere i colleghi. Facilita questo processo facendo alcune presentazioni.

Un modo per farlo è chiedere al nuovo assunto di scrivere qualche riga su di sé e mandartela prima del primo giorno. A seconda della cultura aziendale, potrebbe scrivere alcuni fatti divertenti e un motivo è felice di essere in azienda. Quindi, prima che arrivi, distribuisci delle etichette con nomi di tutti nel team e invia loro la presentazione del nuovo collega su Carta intestata.

Così, il personale saprà dell’arrivo di un viso nuovo e la bio può diventare una fonte di spunti per rompere il ghiaccio e fare conoscenza. Inoltre, così si evita di dover chiedere più volte il nome alle persone.

Come alternativa alle etichette con i nomi, perché non disegnare una mappa delle scrivanie per i nuovi collaboratori? Per ogni scrivania, potresti inserire il nome della persona e il ruolo, oltre a informazioni utili come “chiedi a Duncan se ti serve cancelleria” oppure “Hannah è l’esperta di Excel del terzo piano”. 

5) Comunica le password

Appendi dei Flyer in ufficio nei punti dove potrebbe esserci confusione su password o codici di accesso. Dopo tutto, i nuovi assunti non possono avere sempre con sé i raccoglitori. Le informazioni utili includono: password Wi-Fi, login per le sale riunioni, codici per i bagni e istruzioni per le stampanti.

Bonus: metti il manifesto del marchio anche nelle aree comuni, in modo da evidenziare i valori aziendali.

6) Usa dei mentori

Nessuno è mai troppo vecchio per avere una guida. Affiancando i nuovi assunti ai dipendenti con più esperienza, si garantisce una transizione più agevole in azienda. Dopo tutto, l’onboarding non termina solo perché il primo giorno è (finalmente) finito. I mentor possono rispondere alle domande dei nuovi arrivati nei primi mesi di lavoro, oltre a presentarli agli altri collaboratori.

Questa relazione è particolarmente utile se i tuoi nuovi dipendenti si sono recentemente trasferiti in zona e non hanno ancora una rete di amicizie. Un mentore può mandare inviti alle feste, suggerire gite divertenti nella zona e consigliare buoni posti in cui acquistare mobili e oggetti per la nuova casa.

7) L’importanza del feedback

Vuoi sapere se i nuovi assunti si stanno ambientando bene? Facile, basta chiedere. I sondaggi di onboarding sono un mezzo efficace se vuoi scoprire come si sentono davvero i tuoi dipendenti, in quanto aiutano a evitare che le opinioni sincere siano offuscate dall’istinto di cortesia o positività nei confronti di un nuovo manager. 

Utilizza i sondaggi di onboarding per verificare come i neoassunti hanno vissuto i loro primi giorni di lavoro e quale sia stata la loro percezione dell’azienda durante la selezione (ad esempio, annunci di lavoro, colloqui e la procedura di candidatura). Potrai poi utilizzare il loro feedback per migliorare ulteriormente l’onboarding. 

Seguendo questi passaggi, i nuovi dipendenti si sentiranno i benvenuti nella tua azienda, sarà più probabile che restino a lungo e comprenderanno la cultura aziendale, oltre a sapere dove si trova il bagno. Onboarding completato.