5 consigli per la gestione delle relazioni con i primi clienti

Hai appena avviato un’attività in proprio? Ti proponiamo alcune linee guida per aiutarti a stabilire fin dall’inizio dei buoni rapporti con la clientela.

Se non hai mai avuto a che fare direttamente con i clienti e non possiedi la parlantina di Don Draper, forse ti chiedi da dove iniziare, ma quello che si instaura con i clienti non è tanto diverso da altri tipi di rapporto commerciale. In sostanza, vi siete entrambi fissati degli obiettivi e tu devi elaborare il piano migliore per raggiungerli. Ecco cinque consigli per aiutarti a fare proprio questo.  

1. Usa un contratto

Forse ti sembrerà una decisione un po’ forzata, ma predisporre un contratto è un ottimo modo per stabilire una relazione positiva e concederti un po’ di tranquillità extra. Non dev’essere necessariamente un’azione complicatissima o troppo dispendiosa in termini di tempo, e certamente non serve un avvocato. Molti freelancer scelgono contratti informali, come una lettera di accordo, che definisce chi ha accettato di fare cosa, e quando.

Un altro tipo di contratto è la cosiddetta dichiarazione di lavoro, molto diffusa nel campo del design e delle professioni creative. Questo documento specifica  le condizioni relative ai risarcimenti, ai pagamenti e ai diritti di proprietà intellettuale.

Se puoi, prepara questi documenti in anticipo, utilizzando una versione standard che puoi modificare e adattare ai nuovi lavori man mano che si presentano. Se hai già un brand per la tua attività, ad esempio sui Biglietti da visita o sulla Carta intestata, ti consigliamo di inserirlo nel contratto per un tocco professionale.

2. Tienili aggiornati

Mantieni i contatti con i clienti comunicando con loro regolarmente. Probabilmente non serve un bollettino quotidiano, a meno che non lo richiedano espressamente, ma è una buona idea aggiornare i clienti settimanalmente su quanto segue:

• quello che stai facendo
• quello che hai in programma di fare
• quello che ti serve da loro, ad esempio, un riscontro o del materiale

Ci sono almeno due motivi per fare questo. Prima di tutto, il cliente non deve fare lo sforzo di contattarti per verificare come vanno le cose e far progredire il progetto. Inoltre, è un modo per sapere dai clienti se hanno in progetto dei cambiamenti che potrebbero incidere sul tuo lavoro. Inoltre, è utile affinché si ricordino di te per eventuali progetti extra.

Se ti serve qualcosa da un cliente o aspetti una risposta, puoi inviare una email amichevole o fare una telefonata per ricordarglielo. Se il cliente ha molto da fare e tante cose di cui occuparsi, può essere molto utile. (Naturalmente, ti consigliamo di non contattare i clienti troppo spesso, ma ogni tanto va bene.)

3. Pianifica i pagamenti

Un aspetto che differenzia radicalmente il lavoro autonomo da quello dipendente è la frequenza dei pagamenti. Dopo aver inviato una fattura per un lavoro che hai completato, dovrai aspettare il pagamento, e i tempi variano da cliente a cliente.

Alcune aziende saldano le fatture entro 30 giorni, altre entro 60. Alcune non hanno tempistiche fisse.

È probabile che il tuo cliente applichi la stessa politica a tutti i fornitori, indipendentemente dal fatto che siano ditte individuali o grandi società, quindi ti consigliamo di chiedere sempre ai nuovi clienti quali sono i loro termini di pagamento. Il vantaggio di saperlo è che puoi pianificare in anticipo, per evitare di ritrovarti senza soldi.

4. Non aver paura di parlare di soldi

Trattare sui prezzi, fornire preventivi e fare in modo di farsi pagare equamente sono aspetti fondamentali del lavoro autonomo. E queste, spesso, sono le aree più preoccupanti per i liberi professionisti alle prime armi, ma diventano più facili da affrontare dopo aver preso alcune decisioni essenziali.

Una delle prime cose che devi fare è stabilire le tue tariffe, orarie o giornaliere. Possibilmente, parla con altri liberi professionisti nel tuo campo, oppure consulta siti come Upwork, che riporta le tariffe di numerosi freelancer in vari settori, o freelancer.com, per avere un’idea di quanto le aziende sono pronte a pagare per determinati lavori. Dopo aver deciso le tariffe da applicare, puoi utilizzarle per decidere il prezzo del tuo lavoro e negoziare con i clienti.

Ti consigliamo anche di decidere se preferisci calcolare il prezzo a progetto oppure sulla base del tempo e dei materiali.

• Se ti fai pagare a progetto, addebiti un importo fisso concordato all’inizio. In questo modo, i clienti sono sicuri di lavorare nei limiti del proprio budget. In questo caso, è necessaria una dichiarazione di lavoro chiara, per evitare che ti venga chiesto di fare attività extra, non coperte dai costi iniziali.
• Se ti fai pagare tempo e materiali, devi tenere conto del lavoro svolto e fatturare il cliente periodicamente fino al completamento del progetto. Questo tipo di fatturazione è adatta ai progetti che cambiano in corso d’opera, o ai lavori con tempistiche imprevedibili. Questa modalità richiede un po’ di lavoro amministrativo extra per tenere traccia delle ore, ma ciò significa che non ci rimetterai, in caso ci sia più lavoro del previsto.

5. Resta in contatto dopo il completamento del lavoro

Il progetto è finito, è andato tutto bene e il cliente è soddisfatto del tuo lavoro. È probabile che si avvalga di nuovo dei tuoi servizi in futuro, ma poiché passerà rapidamente ad occuparsi di altre cose, non sempre si ricorderà di te, a meno che tu non faccia uno sforzo per restare in contatto.

Mantieni le comunicazioni leggere e informali, scrivendo un breve messaggio ogni paio di mesi per farti sentire. Se hai trovato un articolo interessante o un link da condividere con il cliente, può essere questo l’oggetto del tuo messaggio, e puoi terminare il testo ricordando al cliente che sei disponibile per eventuali collaborazioni.

Puoi restare in contatto anche per posta: perché non inviare ai tuoi clienti delle Cartoline o dei Flyer con i tuoi lavori più recenti, o un campione di prodotto confezionato e rifinito con un Adesivo?