5 Tipps, um mit einem Notizbuch produktiver zu werden

Immer mehr von uns schwören auf Stift und Papier, um Arbeit besser zu organisieren. Mit diesen Tipps sorgt auch Ihr Notizbuch für bessere Produktivität.

Wir haben darüber bereits in einem anderen Artikel berichtet und wir stehen dazu: Zeit, die dazu genutzt wird, um zu lernen, wie man noch produktiver arbeiten kann, ist hervorragend investiert –welchem Beruf Sie auch nachgehen.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern – sei es mit Techniken des Zeitmanagements wie der Pomodoro-Methode oder indem wir die Psyche austricksen mit Gewohnheitsstapelung und „Temptation Bundling“, dem Verknüpfen einer notwendigen mit einer belohnenden Aufgabe. Aber ist es nicht auch möglich, dass ein einfaches Notizbuch Ihre Produktivität steigert?

Willkommen beim analogen Produktivitätstrend

Es gibt immer mehr Menschen, die sich von Apps und digitalen Lösungen zur Produktivitätssteigerung wegbewegen und wieder in die Welt von Stift und Papier eintauchen. Von edlen Notizbüchern und Büromaterial bis hin zur Freude am Handgeschriebenen – es gibt viele Gründe, das gute, alte Notizbuch in Ihr modernes Leben mit einzubinden.

Da unser Leben immer mehr von der Technologie bestimmt wird, hilft eine analoge Arbeitsweise dabei, sich eine dringend benötigte Pause von technischen Geräten zu gönnen. Mit einem Organisationssystem aus Papier erleben Sie eine angenehme Form des digitalen Detox, ohne dass Sie Ihr Leben pausieren müssen. Es gibt kein unangenehmes Blaulicht, also können Sie auch nachts Sachen aufschreibenDinge hinzufügen, ohne dass das Ihren Schönheitsschlaf stört. Und ein Notizbuch eignet sich hervorragend, um eine Zeit lang wirklich konzentriert zu arbeiten, ohne von E-Mail- Benachrichtigungen abgelenkt zu werden oder der Versuchung nach einem kurzen Handyspiel zu erliegen.

Digital oder Papier? Hier sind Vor- und Nachteile

„Stift und Papier statt digital“ ist beinahe schon ein Lifestyle und hat wirklich einen gewissen Reiz. Aber ist es auch das Richtige für Sie? Um bei dieser Entscheidung zu helfen, haben wir hier ein paar analoge Lösungen zur Produktivität zusammengestellt, die sich von ihren digitalen Gegenstücken unterscheiden.

• Platz und Kapazität

Unter den digitalen Lösungen für die Produktivitätssteigerung finden wir zum Beispiel To-Do-Listen als App oder Kanbantafeln. Dabei ist der Platz, der Ihnen zur Verfügung steht, nicht begrenzt. Sie können so viele Aufgaben und Bereiche einfügen, wie es Ihnen beliebt, ohne dass Sie eine neue App kaufen müssten.

Bei einem Produkt aus Papier andererseits gibt es nur eine bestimmte Anzahl an Seiten. Deshalb sollten Sie sich für ein Format entscheiden, das all den Platz bietet, den Sie brauchen, oder Sie legen mehr als einen Band Ihres Notizbuches an. Für diejenigen, die gern Büromaterial im Set sammeln, ist das ein wirklicher Vorteil. (Erwähnten wir bereits die sechs wunderbaren Farben unserer fantastischen MOO Hardcover Notizbücher?)

• Fehler löschen

Bei Schreibfehlern auf einem Smartphone, Computer oder einem anderen technischen Gerät ist es ganz leicht, auf „Entfernen“ zu klicken und das Wort nochmal neu zu schreiben. Niemand (nicht einmal Sie selbst, wenn Sie Ihren Text erneut lesen) muss wissen, dass Sie sich beim ersten Versuch vertippt haben. 

Auch auf Papier können Sie Geschriebenes unlesbar machen, je nach gewähltem Stift Buchstaben und Wörter mit einem Radierer oder Tintenkiller entfernen oder auch einfach durchstreichen. Aber oft sieht man, dass eine Änderung vorgenommen wurde. Das muss nicht unbedingt schlecht sein, es bedeutet einfach, dass Sie Ihre Notizen etwas bewusster machen sollten oder kleine Schönheitsfehler akzeptieren lernen.

• Einzigartigkeit

Von digitalen Daten kann man ganz leicht ein Backup anfertigen, sie können kopiert und in der Cloud gespeichert werden, damit man von mehreren Geräten aus auf Informationen zugreifen kann. Ihr Notizbuch hingegen ist einzigartig, die einzig existente Kopie und somit ein wertvoller Besitz. Missgeschicke können allerdings immer passieren, also ist es sinnvoll, sich zur Gewohnheit zu machen, die Seiten regelmäßig abzufotografieren, wenn Sie ein Notizbuch nutzen. So erhalten Sie ein digitales Backup Ihrer Informationen.

• Persönlichkeit

Ein Notizbuch wird zu einer kleinen Welt ganz für Sie allein, es ist genauso kreativ, wie Sie es haben möchten und nach Ihren Wünschen individuell gestaltet. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Ihre eigene Persönlichkeit miteinzubeziehen, sei es durch das Layouts über die Schriftfarbe bis hin zu den kleinen Kritzeleien und Bildchen, die Sie am Rand anfertigen können. Auch die Wahl des Notizbuches selbst gehört dazu, zum Beispiel welches Papier Sie nutzen möchten oder ob Sie linierte oder gepunktete Seiten bevorzugen.

In einer App gibt es verschiedene Möglichkeiten der Individualisierung, wie zum Beispiel Farbschemen oder Kalender-Optionen, aber sie kann nie so persönlich gestaltet werden wie etwas, das Sie eigenhändig angefertigt haben.

• Verfügbarkeit

Wenn Sie ein Notizbuch als Planer besitzen, erinnert es allein durch seine physische Anwesenheit an die Einhaltung von Zeitplänen und Verpflichtungen und daran, strukturiert und produktiv durch den Tag zu gehen. Es ist immer in der Nähe, auf dem Schreibtisch oder in Ihrer Tasche, anders als eine App oder Software, die in Ihrem Smartphone versteckt ist. Mit einem Notizbuch ist es außerdem ganz leicht, einen Überblick über den neuesten Stand zu bekommen, zu den richtigen Seiten zu blättern und noch einmal zu verinnerlichen, wie weit Sie seit den ersten Ideen für ein Projekt gekommen sind – und das ist ein hervorragender Motivationsschub.

5 Tipps, um Ihr Leben auf dem Papier zu planen.

1. Verbinden Sie analoge und digitale Hilfsmittel miteinander

Wir haben nun die Unterschiede zwischen Notizbüchern und digitalen Tools vorgestellt. Aber muss man sich wirklich für ein einziges Hilfsmittel entscheiden? Die Antwort ist: Nein. Sie können sich einfach die Vorteile beider Welten zu Nutze machen und das Digitale mit dem Analogen verbinden – und zwar genau auf die Art, die zu Ihnen passt.

Sie können beispielsweise einen täglichen Wecker auf Ihrem Telefon einstellen, der Sie daran erinnert, Ihr Notizbuch auf den neuesten Stand zu bringen. Das können Sie ganz einfach als täglich wiederkehrendes Event in Ihrer Kalender-App eintragen. Oder nutzen Sie eine digitale To-Do-Liste neben Ihrem Notizbuchplaner. Das ist besonders praktisch bei Aufgaben, für die eine Online-Verknüpfung benötigt wird. Das kann ein Link zu Ihrer Maps-App sein, um zu einer Veranstaltung zu navigieren, oder zum Amazon Wunschzettel Ihres besten Freundes, wenn Sie seinen Geburtstag planen.

Tipp: Nutzen Sie ein spezielles Symbol in Ihrem Notizbuch neben den Aufgaben, die bereits in Ihre Apps übertragen wurden. So können Sie beide Medien stets miteinander abgleichen.

2. Wissen Sie Aufzählungen zu schätzen

Die Vorzüge eines Notizbuches als Planer werden deutlich, wenn Sie einen Blick auf die Online-Welt der Bullet Journals (#Bujo) werfen. Anhänger dieses Trends, der von Ryder Carroll entwickelt wurde, füllen Blogs und Instagram Feeds mit interessanten Seiten aus Ihren Notizbüchern und nutzen edle Büromaterialien und andere Hilfsmittel, um Planer so zu gestalten, dass sie zu praktischen Kunstwerken werden.

Wir haben den Bullet Journal Trend bereits detailliert betrachtet, möchten jetzt aber nochmal besonders darauf eingehen, wie die Produktivität mit einem Bullet Journal gesteigert werden kann.

Der Aufbau eines Bullet Journal

Ein typisches Bullet Journal beginnt mit einem Inhaltsverzeichnis, also einer Seite in Ihrem Notizbuch, auf der die Seitenzahlen der unterschiedlichen Bereiche anzeigt werden. Dann folgen die Seiten mit Aufzeichnungen oder Listen. Diese sind üblicherweise nach Zeitperioden wie Monaten, Wochen oder Tagen geordnet. Sie können aber auch individuell Notizen für spezielle Aufgaben oder Events anlegen, wie zum Beispiel für die Planung einer Hochzeit oder eines Urlaubs.

Beim Bullet Journal geht es darum, Inhalte schnell zu erfassen, was als „Rapid Logging“ bezeichnet wird. Das bedeutet, dass Dinge zusammengefasst und zügig notiert werden. Es wird nicht alles ausgeschrieben, sondern die Notizen werden komprimiert, sodass Sie weniger Zeit für das Führen des Bullet Journals benötigen und mehr Zeit am Tag zu Verfügung haben, um Ihre Aufgaben zu erledigen. Der Bullet Journal Website zufolge, besteht „Rapid Logging“ aus vier Elementen:

1. a) Thema

Wählen Sie kurze, informative Überschriften für Ihre Seite, so wie „Urlaubs-Checkliste“ oder „Januar“. Das erleichtert Ihnen, Ihre Gedanken zu sortieren und Ihre Aufgaben auf einer Seite in Bereiche einzuteilen.

1. b) Seitenzahlen

Seitenzahlen sind essenziell, denn Sie finden sich im Inhaltsverzeichnis Ihres Bullet Journals wieder. So können Sie alles auf einen Blick sehen – was wiederum Zeit einspart.

1. c) Kurze Sätze

Anders als bei einem normalen Notizbuch oder Tagebuch, geht es bei einem BuJo darum, Zeit zu sparen. Deshalb sollten Sätze möglichst kurz und treffend formuliert sein. Anstatt „Heute muss ich noch mit dem Hund zum Tierarzt“ schreiben Sie einfach: „Hund zum Tierarzt“.

1. d) Aufzählungen

Ein Bullet Journal besteht zum großen Teil aus Aufzählungen. Verschiedene Aufzählungszeichen helfen Ihnen dabei, Ihre Zeit besser zu planen und Ihre Fortschritte festzuhalten.

• Punkte (.) stehen für eine Tätigkeit
• Mit Querstrichen (-) können Sie Notizen kennzeichnen
• Kreise (o) zeigen offene Aufgaben an
• Kreuze (x) zeigen abgeschlossene Aufgaben an
• Sternchen (*) zeigen besonders wichtige Aufgaben an

Am Ende eines Tages, einer Woche oder eines Monats können Sie offene Aufgaben entweder auf die nächste Seite übertragen oder durchstreichen und so verwerfen. Auf diese Art erhalten Sie eine Übersicht, welche Ihrer Aufgaben für Sie besonders wichtig sind, was zukünftiges Planen erleichtert und effizienter macht.

3. Probieren Sie etwas Neues aus

Es besteht kein Zweifel daran, dass das Bullet Journal ein Notizbuch ist, das für Produktivität im 21. Jahrhundert steht. Aber es ist nicht das einzige praktische System, um analog zu planen. Es gibt auch andere Möglichkeiten, zum Beispiel die Strikethru-Methode. Diese ist besonders interessant, da sie einige Gemeinsamkeiten mit der Kanbantafel hat, einer digitalen To-Do-Liste, mit der Aufgaben je nach Bearbeitungsgrad in unterschiedlichen Listen erfasst werden und von einer in die andere bewegt werden können. 

Nach der Strikethru-Methode wird Ihr Notizbuch in drei Teile aufgeteilt:

• Aktuelle Liste

Ihre derzeitige To-Do-Liste, die den ersten Teil Ihres Notizbuches ausmacht. Jeden Tag können Sie eine neue Liste mit Aufgaben erstellen, die Sie nach Bearbeitung durchstreichen können.

• Schatztruhe

Der mittlere Bereich Ihres Notizbuches, der Langzeitziele oder Ideen enthält. Diese können auf die aktuelle Liste übertragen werden, wenn Sie bereit sind, sie anzugehen.

• Deponie

Der hintere dritte Teil Ihres Notizbuches dient dem schnellen Notieren von Ideen, die Sie in Eile aufschreiben müssen, Telefonnummern, schnellen Skizzen und was auch immer Sie schnell zu Papier bringen müssen. Wenn Sie eines unserer MOO Hardcover Notizbücher nutzen, eignen sich die dickeren, farbigen Seiten in der Mitte perfekt für diesen Bereich.

Sie können auch zu Beginn oder am Ende des Strikethru-Notizbuches einen Kalenderbereich einfügen, damit Sie einen Überblick über wichtige Events, Geburtstage und Abgabetermine bekommen. Und natürlich legt niemand fest, dass Sie ein System auswählen und dann dabeibleiben müssen. Warum versuchen Sie nicht einmal, die Elemente des Bullet Journals mit der Strikethru-Methode auf eine Art und Weise zu kombinieren, die zu Ihnen passt? Schließlich ist es Ihr Notizbuch.

4. Planen Sie Zeit für Ihr Notizbuch ein

Eine der schwierigsten Herausforderungen bei der Anwendung eines Notizbuches als Planer ist der konsequente Gebrauch.

Oft werden Notizbücher, die zu Beginn motiviert angegangen wurden, schon bald zum Staubfänger in irgendeinem Regal – es sein denn, Sie schaffen es, es gewissenhaft zu führen. Die regelmäßige Anwendung maximiert außerdem den Nutzen, da Sie über längere Zeit hinweg Ihre Fortschritte festhalten.

Routine = Gewohnheit

Einen regelmäßigen Termin für die Aktualisierung Ihres Planers einzuhalten, ist eine praktische Möglichkeit, damit Sie auch am Ball bleiben. Wählen Sie zum Beispiel ein tägliches, zehnminütiges Zeitfenster, das Ihrem Planer gewidmet ist. Das kann morgens bei einer Tasse Kaffee sein oder abends, wenn Sie Ihren Tag Revue passieren lassen und über Ihre Ziele für den nächsten Tag nachdenken.

Damit das zum Erfolg führt sollten Sie eine Tageszeit wählen, zu der Sie sich wach und motiviert fühlen. Außerdem sollten Sie genug Zeit zur Verfügung haben, um Ihren Planer ohne Unterbrechung aktualisieren zu können.

5. Seien Sie kreativ bei der Gestaltung Ihres Notizbuches

Sie müssen nicht unbedingt handwerklich begabt sein, um Ihr Notizbuch so zu gestalten, dass es noch effizienter wird. Hier sind ein paar ganz einfache Tricks, wie Sie das mit einfachem Büromaterial aus Ihrem Schreibtisch erreichen können.

• Klöntür

Eine Klöntür im Notizbuch ist eine clevere Art, um sich zwei Seiten gleichzeitig ansehen zu können. Das bedeutet, dass Sie einige der Seiten in Ihrem Buch so zurechtschneiden oder falten, dass Sie auf die dahinterliegende Seite schauen können. Manche Menschen schneiden die Seite horizontal zu, sodass die Seiten, die den Tag betreffen umgeblättert werden können, während die wöchentliche oder monatliche Seite immer oben sichtbar ist. Andere schneiden oder falten eine Seite vertikal, sodass sie zu einer Einlage für die Wochen- oder Tagesplanung wird.

• Tasche

Befestigen Sie einfach stärkeres Papier oder Pappe an drei Seiten in der Innenseite Ihres Buches mit Klebstift oder Washi Tape, und schon erhalten Sie eine praktische Tasche. Das ist sinnvoll, um Visitenkarten, Briefmarken, Coupons oder andere Dinge aufzubewahren. Nebenbei bemerkt bieten Notizbücher von MOO eine vorgefertigte Tasche, sodass Sie nicht selbst basteln müssen.

• Lesezeichen

Sparen Sie ein paar wertvolle Momente, indem Sie mit einem Lesezeichen die richtige Seite sofort finden. Sie können dafür das praktische Band in Ihrem MOO-Notizbuch nutzen oder selbst eines mit Klebeband am Buchrücken oder der Innenseite des Umschlags anbringen.