Zeitmanagement-Tipps für Inhaber kleiner Unternehmen

CEO, Manager, Personalleiter, Rezeptionist … wenn man sein eigenes Geschäft führt, muss man oft mehrere Rollen gleichzeitig einnehmen. Wenn der Tag nicht genug Stunden hat, versuchen Sie es mal mit diesen Tipps.

Planen Sie Ihre Woche im Voraus

Das Planen der Woche ist ein unverzichtbares Element des Zeitmanagements – ob Sie Ihr Unternehmen als Einzelperson führen, von zu Hause aus arbeiten oder ein Start-up aufbauen. Einen Terminplan für Ihre Woche aufzustellen ermöglicht es Ihnen, im Voraus zu planen und Ihre Zeit so zu strukturieren, dass Sie bei Ihren Aufgaben Prioritäten setzen und bei Bedarf anpassen können.

Deadlines und dringende Projekte sollten bestimmen, wie Sie Ihre Aufgaben die Woche über organisieren. Wenn zum Beispiel für Donnerstag eine große Lieferung ansteht, widmen Sie die Tage vorher der Produktion und schieben Sie weniger dringende, aber wichtige Aufgaben wie Administratives und Buchführung auf Freitag. Seien Sie bereit, Ihren Terminplan neu zu organisieren, wenn sich auch die Prioritäten plötzlich ändern. Betrachten Sie ihn wie eine Art „Plan A“ oder einen Plan „in Bearbeitung“ und nicht wie eine in Stein gemeißelte Richtlinie.  

1. Gruppieren Sie Aufgaben nach Projekt oder Typ

Es kann auch hilfreich sein, ähnliche oder zusammenhängende Aufgaben an einem Tag zu erledigen, damit man nicht von einer Sache zur anderen springt, sondern insgesamt produktiver arbeiten kann.

Sie könnten zum Beispiel einen ganzen Tag Marketing-Aufgaben widmen, wie zum Beispiel sozialen Medien und dem Verfassen Ihres Newsletters, da diese Aufgaben miteinander verbunden sind und Sie Ihren kreativen Flow für mehrere Dinge gleichzeitig nutzen können.

Dieser Ansatz funktioniert auch bei praktischen, methodischen Aufgaben. Sie könnten einen Nachmittag darauf verwenden, Rechnungen zu schreiben, was als Batch einfacher ist, da die gleichen Schritte wiederholt werden und Sie in einer Routine schneller vorankommen.

2. Erstellen Sie einen täglichen Terminplan

Eine vernünftige Struktur ist das Rückgrat einer gut geplanten Woche, und es stehen Ihnen viele fertige Templates zur Verfügung, die Sie im Internet downloaden und ausfüllen können, um Ihren Tag zu gliedern. Sie eignen sich für einzelne Personen wie auch für ganze Teams. Ein gutes Template sollte jedem Tag gleich viel Platz einräumen und auch genug Raum lassen, damit man zu jeder Aufgabe ein paar Worte notieren kann – nicht zu viel, sonst wird es nur unübersichtlich.

Wenn Sie Ihre Firma allein führen und kein großer Fan von Software sind, können Sie auch ein Notizbuch verwenden, um den Überblick über Ihre Woche zu behalten und sicherzustellen, dass Sie Ihren Terminplan stets zur Hand haben.

3. Planen Sie Ablenkung ein

Es ist nicht realistisch, jede Stunde jedes einzelnen Tages produktiv zu sein, also versuchen Sie nicht, so Ihr eigenes Scheitern zu planen. Gehen Sie stattdessen davon aus, abgelenkt, gestört und mit unerwarteten Herausforderungen und Gelegenheiten konfrontiert zu werden. Wenn Sie Ihre Woche im Voraus planen, fügen Sie „Unterbrechungszeit“ hinzu – ein bisschen Zeit jeden Tag, in der Sie nicht unbedingt etwas erledigen müssen.

Wenn Sie also beispielsweise von 9 bis 17 Uhr mit einer Stunde Mittagspause arbeiten, können Sie realistisch gesehen insgesamt eine Stunde abziehen. Betrachten Sie diese Zeit jedoch nicht als verschwendete Zeit – was wie eine frustrierende Verzögerung wirkt, könnte auch ein Moment der Inspiration sein.

4. Tauchen Sie tief in die Arbeit ein

Die Idee der „tiefen Arbeit“ besteht darin, dass Sie sich bewusst auf Ihre Aufgabe konzentrieren und Ihre Aufmerksamkeit von Ablenkungsfaktoren wegbewegen. Um dies zu erreichen, müssen Sie sich Zeiträume schaffen, in denen Sie frei von Wettbewerb und Verpflichtungen sind, damit Sie sich gänzlich einer Aufgabe widmen können, wie der Aktualisierung Ihrer Buchhaltung oder dem Verfassen eines Angebots für einen Kunden.

Kalkulieren Sie in Ihren wöchentlichen Terminplan Zeit für konzentriertes Arbeiten ein und unterstützen Sie sich selbst bei dieser Absicht, indem Sie für diese Zeiten auch keine Ablenkungen und Unterbrechungen erlauben. Ein „bitte nicht stören“-Schild und eine automatische Antwort-Mail können hier sehr nützlich sein.

Organisieren Sie Ihren Arbeitstag

Wie sieht ein typischer Arbeitstag für Inhaber kleiner Unternehmen aus? Eine Antwort, die man immer wieder und von allen Seiten hört, ist: Es gibt keinen typischen Arbeitstag. Abwechslung und Spannung gehören zu den Merkmalen des Lebens als Unternehmer.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Zeit nicht organisieren können. Ein täglicher Plan ist nützlich, auch wenn er sich ändert, denn er hilft Ihnen dabei, Prioritäten, Deadlines sowie Ihren Fortschritt bei längerfristigen Projekten im Auge zu behalten. Genau wie bei Ihrem wöchentlichen Ansatz besteht der Trick darin, anstatt einem festen Stundenplan einen flexiblen Terminplan aufzustellen, der sich anpassen lässt, wenn sich etwas Neues ergibt.

1. Behalten Sie Prioritäten mit einer To-Do-Liste im Auge

Die To-Do-Liste ist ein Klassiker des Zeitmanagements. Sie führt alle Dinge auf, die Sie während Ihres Tages erledigen müssen oder möchten und ordnet diese nach Priorität. Die dringendsten und wichtigsten Dinge sollten ganz oben stehen, weniger wichtige oder verschiebbare Aufgaben sollten unten aufgeführt werden. Machen Sie die To-Do-Liste nicht zu lang – dann wirkt sie nur erdrückend. Einige Experten empfehlen maximal 6 Einträge pro Tag, andere raten sogar zu höchstens 3.

Um Ihren Fortschritt im Laufe des Tages im Auge zu behalten, verwenden Sie eine Checkliste und haken Sie jede abgeschlossene Aufgabe ab, wenn Sie damit fertig sind.

2. Nutzen Sie Ihre Energie effizient mithilfe von Zeitblöcken

Zeitblöcke sind eine Technik, die viele Inhaber kleiner Unternehmen nützlich finden. Es handelt sich um die Praxis, Ihre Arbeit als Block einem bestimmten, hierfür vorgesehenen Zeitabschnitt zuzuordnen – das Gegenteil von Multitasking, wobei die Aufmerksamkeit auf meist ineffiziente Weise vielen Aufgaben gleichzeitig gewidmet wird. Die Idee dahinter ist folgende: Indem man sich immer nur auf eine Sache konzentriert, kann man jeder Aufgabe seine volle Energie und Aufmerksamkeit widmen und sie so schneller und besser erledigen.

Um Ihren Tag in Zeitblöcke aufzuteilen, müssen Sie die verfügbaren Stunden organisieren und Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste zuordnen. Vielleicht werden Sie nicht den wichtigsten Eintrag auf Ihrer Liste gleich am Morgen erledigen. Stattdessen sollten Sie die wichtigste Aufgabe dem Teil des Tages zuweisen, von dem Sie wissen, dass Sie zu dieser Zeit am produktivsten sein werden. Wenn Sie ein früher Vogel sind, kann es der frühe Morgen sein. Als Nachteule kommen Sie vielleicht erst am späten Nachmittag richtig in Schwung.

Wenn Sie dazu neigen, sich nach dem Mittagessen schläfrig zu fühlen – was für die meisten von uns der Fall ist –, planen Sie für diese Zeit notwendige, aber weniger anstrengende Aufgaben wie Formalitäten und Zeiterfassung ein.

3. Trennen Sie tägliche und wöchentliche Planung

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen einem täglichen und einem wöchentlichen Terminplan zu kennen, denn jeder ist auf seine Weise wichtig für Ihre Geschäfte. Ihr täglicher Terminplan wird „Business as usual“-Einträge wie das Beantworten von E-Mails und Telefonanrufen, tägliche Teambesprechungen und weitere Routineaufgaben enthalten. Sie nehmen jeden Tag Zeit in Anspruch und müssen daher einkalkuliert werden, doch Sie brauchen Sie nicht in Ihren wöchentlichen Terminplan einzutragen.

Ihr Wochenplan bietet Ihnen einen umfassenderen Überblick über Ihr Arbeitspensum und ermöglicht es Ihnen, im Laufe der Woche Prioritäten neu zu setzen. Was auf Ihrem täglichen Terminplan passiert, kann Auswirkungen auf den wöchentlichen haben – zum Beispiel wenn Sie eine Aufgabe teilweise von einem Tag auf den nächsten schieben müssen, weil sie länger gedauert hat als geplant.

Tipps für mehr Produktivität

Wir haben alle schon Tage erlebt, an denen wir um 16 Uhr plötzlich aufblicken und uns fragen: „Wo ist die Zeit hin? Ich habe mit meiner Liste gerade erst begonnen!“ Um diese Momente auf ein Minimum zu reduzieren, kommen hier ein paar Tipps, wie Sie Ihre Chancen, bei der Arbeit produktiv zu sein, erhöhen können.

1. Erkennen Sie Ihre Ablenkungsfaktoren

Wir neigen alle dazu, uns ablenken zu lassen, und in der modernen Welt digitaler Kommunikation und zahlreicher Geräte, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen, ist echte Konzentration eine größere Herausforderung als je zuvor.

Finden Sie heraus, welche Dinge am häufigsten nach Ihrer Aufmerksamkeit verlangen. Vielleicht sind es die vielen offenen Browser-Tabs auf Ihrem Bildschirm, sodass Sie von einer Aufgabe abdriften und anfangen, einen Blog oder Nachrichten zu lesen. Oder es ist vielleicht Ihr Smartphone, das Sie durch Blinken und Klingeln bei jeder Nachricht in einer Gruppenchat immer wieder von Ihrer Arbeit ablenkt.

Sobald Sie herausgefunden haben, was genau Sie kontinuierlich ablenkt, können Sie Schritte einleiten, um diese Dinge zu eliminieren, bis Sie Ihre Aufgabe abgeschlossen haben. Legen Sie Ihr Smartphone in eine Schublade, schließen Sie alle Tabs außer denen, die Sie für Ihre Arbeit brauchen, oder setzen Sie Kopfhörer auf, wenn Sie versucht sind, mit Kollegen zu chatten. Mit der Zeit werden gute Angewohnheiten wie diese zu automatischen Gesten.

2. Achten Sie darauf, nicht zu viel auf einmal zu versuchen

Wenn die Dinge, die Ihre Produktivität einschränken, weniger mit Ablenkung als mit Unterbrechung zu tun haben, verzetteln Sie sich vielleicht zu sehr. Dies ist häufig bei Menschen an der Spitze wachsender Unternehmen der Fall: Viele konkurrierende Anforderungen füllen den Zeitplan. Beschäftigt zu sein ist gut, aber es ist wichtig zu beachten, dass man manchmal auch einen Punkt erreichen kann, an dem man sich nur noch überanstrengt, ohne Ergebnisse zu erreichen, die diese Mühen rechtfertigen würden.

Erinnern Sie sich selbst daran, den Unterschied zwischen gestresst, beschäftigt und höchst produktiv zu erkennen. Betrachten Sie nicht nur, was Sie erreicht haben, sondern auch, wie hart Sie dafür gearbeitet haben. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie die positiven Ergebnisse erlangen, die Sie für Ihre Mühen verdient haben. Zu beschließen, schlauer zu arbeiten anstatt härter zu arbeiten kann Ihnen das Gefühl geben, die Kontrolle zu behalten und Ihnen dabei helfen, motiviert zu bleiben.

3. Nehmen Sie sich Zeit, wieder „aufzutanken“

Dazu sollte man auch erwähnen, dass Produktivität ebenso Ruhepausen wie harte Arbeit erfordert. Wenn Ihr Terminplan einige Stunden Arbeit und mehrere Ruhepausen enthält, befinden Sie sich in der guten Gesellschaft einiger der größten Erfolgsmenschen der Geschichte. Charles Darwin zum Beispiel plante einen Nachmittagsschlaf ein und nahm sich während des Arbeitstages gerne Zeit, um draußen spazieren zu gehen.

Wenn Sie vor einem Bildschirm arbeiten, sollten Sie jede Stunde eine Pause von fünf oder zehn Minuten abseits des Bildschirms einlegen. So empfiehlt es die Health and Safety Executive des Vereinigten Königreichs. Viele kleine Pausen sind die beste Methode, da Sie sich so frischer und entspannter fühlen werden.

Einige Denkpausen im Laufe Ihres Arbeitsplans werden Ihnen die nötige Zeit und den Raum schaffen, über Ihre Arbeit zu reflektieren sowie neue Ideen zu entwickeln. Zudem ermöglichen sie Ihrem Gehirn, neue Verbindungen zwischen den Dingen zu knüpfen, die Sie gelernt oder beobachtet haben. Haben Sie keine Angst, den Fuß vom Gas zu nehmen – vielleicht verhilft Ihnen das am Ende zu einem großen Sprung nach vorne, an einem Tag, an dem Sie dachten, nichts zu tun.

Steigern Sie Ihre Effizienz

Ist Effizienz nicht das Gleiche wie Produktivität? Tatsächlich handelt es sich um zwei sehr unterschiedliche Dinge, und manchmal können sie sogar gegeneinander arbeiten. Um es einfach auszudrücken:

Bei Produktivität geht es um das von Ihnen produzierte Arbeitsvolumen, bei Effizienz geht es um die Qualität dieser Arbeit.

Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel Kekse herstellt, beschreibt Ihre Produktivität die Anzahl der Kekse, die Sie pro Tag backen können. Ihre Effizienz hingegen beschreibt, wie gut sie dem Kunden schmecken, wenn er hineinbeißt, wie viel Energie zur Herstellung nötig war oder wie viel Sie für die Zutaten ausgeben mussten, um großartige Ergebnisse zu erzielen.

Es versteht sich wahrscheinlich von selbst, dass Produktivität und Effizienz beide für jedes Unternehmen entscheidend sind und einander stark beeinflussen können.

In manchen Unternehmen vertritt man die Idee der produktiven Effizienz. Das heißt, dass beide Faktoren gemeinsam gemessen werden. In diesen Szenarien erfassen die Manager die Gesamtanzahl der in einer vorgegebenen Zeit hergestellten Produkte und ziehen von dieser Gesamtsumme ineffiziente Produkte ab. Wenn also einige Produkte eine zu geringe Qualität aufweisen, werden sie nicht gezählt.

Das lässt sich am einfachsten anhand der Situation in einer Manufaktur verstehen, wo das Unternehmen physische Produkte herstellt, die bestehen oder durchfallen. Doch das Prinzip lässt sich auch in kleinerem Rahmen anwenden, zum Beispiel für Unternehmen, die eher Serviceleistungen anbieten als Produkte. Der Schlüssel zum Erfassen der Effizienz liegt in der Definition eines Qualitätsstandards, den Sie einhalten wollen, ob es dabei um Kundenzufriedenheit, rechtzeitige Lieferung oder Rezensionen und Ratings geht. Wenn Ihre Arbeitseinheiten (seien es Projekte, Produkte oder etwas anderes) diesem Standard nicht entsprechen, werden sie ignoriert.

Wie kann ich effizienter arbeiten?

Die Effizienz zu erhöhen ist eine strategische Aufgabe, die häufig erfordert, den Fuß vom Gas zu nehmen und einen gewissen Abstand zu Ihrer Arbeit zu nehmen. Wenn Sie Effizienz zu Ihrer Superkraft machen möchten, müssen Sie Ihre Vorgehensweisen betrachten und herausfinden, an welcher Stelle Sie Ihre Methoden, Gewohnheiten und Verhaltensmuster verbessern können, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Ein Beispiel, das sich auf Unternehmer jeder Art anwenden lässt, ist Schlaf. Jeden Tag gute 8 oder 9 Stunden zu schlafen kann Ihre Konzentration, Motivation, Laune und Lernfähigkeit verbessern. Wenn Sie allein in Ihrem Unternehmen sind, ist die Bedeutung, die Sie Ihrem Schlaf zukommen lassen, eine Art und Weise, Ihre wertvollste Ressource zu optimieren – Sie selbst. Indem Sie Ihrem Gehirn genug Schlaf zukommen lassen, machen Sie es effizienter, sodass die Qualität Ihrer Arbeit hoch ist, sie weniger Zeit in Anspruch nimmt und Sie mehr Zeit für die Projekte haben, für die Sie sich begeistern.

Aus einer Zeitmanagement-Perspektive heraus betrachtet besteht Ihr Ziel darin, innerhalb der Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, die höchstmögliche Qualität zu erreichen – und mit ein bisschen Glück gleichzeitig Ihre Produktivität zu steigern.

Hier kommen ein paar Tipps, wie Sie Ihre Effizienz in einem kleinen Unternehmen steigern können.

1. Vermeiden Sie Multitasking

Es kann einem manchmal notwendig erscheinen, aber widerstehen Sie so gut es geht Sie dem Drang, während des Arbeitstages von einer Aufgabe zur nächsten zu springen. Es nimmt Zeit in Anspruch, sich wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren, wenn Sie einmal abgelenkt waren. Versuchen Sie deshalb, Ihre Arbeit weitestgehend in Blöcken zu organisieren. Hier ist der Zeitblock erneut der Sieger!

2. Optimieren Sie Ihre Umgebung

Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz auf Effizienz ausgerichtet ist, indem Sie Ablenkungsfaktoren, Lärm und Unterbrechungen auf ein Minimum reduzieren. Richten Sie Ihren Arbeitsbereich – oder Ihre Arbeitsbereiche – so ein, dass Sie es bequem haben, Sie eine nachhaltige Körperhaltung einnehmen und Bewegungsfreiheit haben. Organisieren Sie die Position von Mitarbeitern, Werkzeugen und Materialien an Ihrem Arbeitsplatz so, dass Aufgaben einfach erledigt werden können, ohne alles und jeden neu zu positionieren. Hier dreht sich alles darum, Zeit und Mühe zu sparen.   

3. Geben Sie Aufgaben an andere ab

Wenn Ihnen ein Team zur Verfügung steht, machen Sie davon weisen Gebrauch. Seien Sie sich Ihrer eigenen Stärken und Schwächen sowie der der anderen bewusst, damit Sie Aufgaben, die zu viel Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, an jemanden abgeben können, der sie schneller erledigen kann. Dies gilt auch für Spezialisierung und Erfahrung. Wenn Sie ein Statistik-Genie in Ihrem Team haben, sollte sich diese Person mit der Analyse der Website beschäftigen, und nicht der Geschäftsinhaber, der sich besser um Führungsstrategien und kreative Entwicklung kümmern sollte. Den richtigen Menschen die richtigen Aufgaben zuzuweisen ist ein Schlüssel zur Produktivität der Mitarbeiter.

4. Verwenden Sie Technologien zur Automatisierung

Routineaufgaben zu automatisieren ist eine der großen Errungenschaften des 21. Jahrhunderts. OK, vielleicht ist das ein bisschen übertrieben, aber es lässt sich nicht abstreiten, dass die Möglichkeit, Chatbots zu nutzen, um Anfragen beim Kundenservice zu bearbeiten, oder Reservierungen und Verkäufe von einer Software regeln zu lassen, für den beschäftigten Menschen ein großer Zeitgewinn ist.

Sind Sie bereit, Ihren Wochenplan aufzustellen? Gönnen Sie sich ein schönes neues Notizbuch für all Ihre kreativen Projekte und täglichen Aufgaben.