Wie Sie sich mit kleinem Budget auf eine Messe vorbereiten

Messen sind eine tolle Gelegenheit, um Ihre Marke bekannt zu machen und Kontakte innerhalb Ihrer Branche zu knüpfen. Hier erfahren Sie, wie Sie ein herausragendes Event zustande bringen, auch wenn Ihr Budget begrenzt ist.

Eine Messe kann Ihrem Unternehmen einen enormen Auftrieb geben, da sie es Ihnen ermöglicht, in einer kurzen Zeitspanne Ihr Publikum zu erweitern und neue Beziehungen zu potenziellen Anbietern, Lieferanten, Mitarbeitern und Kunden zu knüpfen. Aber sie können auch teuer sein, insbesondere wenn Sie eine Veranstaltung mit einer hohen Ausstellergebühr in Betracht ziehen.

Messen gibt es in allen Formen und Größen, von Hochschulmessen bis hin zu Produktausstellungen und Branchenveranstaltungen. Auf welche Art von Event Sie sich auch vorbereiten, hier sind einige Ideen, die Ihnen helfen, das Meiste aus Ihrem Messebudget herauszuholen und Ihren Messestand unvergesslich zu machen, selbst wenn Sie mit größeren Unternehmen konkurrieren.

1. Folgen Sie einer Vorbereitungscheckliste

Sobald Sie Ihr Event buchen, haben Sie plötzlich eine umfangreiche To-Do-Liste mit Dingen, die Sie für den großen Tag organisieren müssen. Übernehmen Sie die Kontrolle mit einer Event-Checkliste, die Ihre Vorbereitungen auf Kurs hält.

Wenn Sie sich an Ihren Zeitplan halten können Sie während des Planungsprozesses cool, ruhig und gelassen bleiben und kostspielige Last-Minute-Eilzuschläge von Lieferanten vermeiden.

Unterteilen Sie Ihre Liste entsprechend der benötigten Vorlaufzeit für jeden Punkt. Wenn Sie beispielsweise planen, Helfer für den Tag anzuheuern, sollten Sie so schnell wie möglich mit der Suche beginnen, während ein Auftrag wie der Druck zusätzlicher Visitenkarten in nur 24 Stunden erledigt werden kann.

2. Beziehungen aufbauen, Rabatte aushandeln

Sie werden wahrscheinlich mit ein paar verschiedenen Lieferanten und Anbietern zusammenarbeiten, wenn Sie Ihren Messeauftritt organisieren, und einige können Ihnen eventuell einen Preisnachlass oder Mengenrabatt anbieten.

Klarheit darüber zu haben, welches Budget Ihnen zur Verfügung steht, kann die Leute dazu veranlassen, Ihnen die besten verfügbaren Preise anzubieten und mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um den Handel abzuschließen – es ist schließlich in ihrem Interesse, Ihren Auftrag zu bekommen.

Erklären Sie ihnen, was Sie mit dem verfügbaren Budget erreichen wollen. Da sie mit vielen verschiedenen Unternehmen zusammenarbeiten, haben sie wahrscheinlich Vorschläge, wie Sie den größten Nutzen aus dem ziehen können, was sie anzubieten haben.

Um diese Art von Lieferantenbeziehungen zu fördern, sollten Sie versuchen, Buchungen oder Anfragen telefonisch zu machen, statt per E-Mail oder über Webformulare. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, mit einer realen Person zu sprechen und gemeinsam die Optionen zu erkunden, z.B. Designsupport oder Projektmanagement miteinzubeziehen, bevor Sie eine Geschäftsvereinbarung abschließen.

3. Erstellen Sie unterschiedliche Drucksachen für verschiedene Zielgruppen und Ziele

Messen können ein Wirbelwind von Flyern, Postkarten und Handouts sein, also müssen Sie Ihr bestes gedrucktes Werbematerial mitbringen, wenn Sie sich von der Masse abheben wollen. Aber wie machen Sie das, wenn Sie ein knappes Budget haben?

Eine Option ist, Ihre Drucksachen maßzuschneidern und eine kleinere Anzahl hochwertiger Flyer in verschiedenen Designs für unterschiedliche Zielgruppen zu erstellen. Tipp: MOOs Printfinity ist perfekt dafür, denn damit können Sie bis zu 50 verschiedene Designs in einem einzigen Drucklauf produzieren.

Entwerfen Sie mehrere verschiedene Flyer oder Postkarten für Ihre verschiedenen Zielgruppen. Sie könnten zum Beispiel Flyer mit Themen wie “Arbeiten bei uns” für potenzielle Mitarbeiter, “Neueste Produkte” für Kunden,  “Nehmen Sie uns ins Sortiment” für Händler usw. erstellen. Statt zur Flyer-Überflutung beizutragen, können Sie dann den richtigen Flyer an die richtige Person weitergeben, und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie ihn liest und schätzt. Vergessen Sie nicht, auch Namensschilder für Ihr Team zu drucken!

Für Kunden können Sie Rabattcodes oder Sonderangebote hinzufügen, die am Veranstaltungstag an Ihrem Stand oder für einen längeren Zeitraum auf Ihrer Website eingelöst werden können.

Es ist viel einfacher, mehrere Versionen Ihrer Flyer zu erstellen, wenn Sie einen zentralen Speicherort für Ihre Druckvorlagen haben. Mit einer vielseitigen Plattform, wie der, die in einem MOO-Geschäftsabonnement enthalten ist, können Sie leicht zwischen Ihren verschiedenen Designs wechseln.

4. Drucken Sie Flyer im richtigen Zahlenverhältnis

Viele Messeaussteller legen den Schwerpunkt darauf, so viele Flyer und Karten wie möglich für ein Event zu drucken, um ihre Reichweite zu maximieren, mit der Überlegung, dass sie notfalls wiederverwendet werden können und dass größere Bestellungen ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Aber wer sagt, dass Sie auf Quantität statt Qualität setzen müssen? 

Versuchen Sie stattdessen, die Anzahl der Flyer und Karten, die Sie bestellen, entsprechend der Anzahl der Teilnehmer zu planen. Nicht jeder wird einen Flyer mitnehmen, somit wissen Sie, dass Ihre endgültige Menge unter der Teilnehmerzahl liegen wird.

Die Größe des Events spielt auch eine Rolle – bei einer kleineren Veranstaltung hat jede Person eher die Gelegenheit, jeden Stand zu besuchen, bevor sie müde oder gelangweilt ist, also streben Sie eine höhere Quote wie 75% an. Bei einem größeren Event wird sich ein kleinerer Anteil der Gesamtbesucher so von Ihrer Marke angesprochen fühlen, dass sie einen Flyer annehmen, also können Sie das Verhältnis auf einen niedrigeren Prozentsatz wie etwa 50% reduzieren.

5. Beziehen Sie den Smartphone-Faktor ein

Denken Sie daran, dass im Zeitalter des Smartphones nicht jeder einen Papierflyer in den Händen halten muss, um Informationen über Ihre Marke zu erhalten.

Demzufolge sollten Sie auch Poster und große, hochwertig gedruckte Marketingmaterialien in Betracht ziehen, um Informationen zu teilen. Besucher können dann nicht nur einen Flyer mitnehmen, sondern auch Ihre Preislisten, Social-Media-Handles und Codes für Sonderangebote, die an Ihrem Stand aufgehängt sind, mit ihren Smartphones fotografieren.

Auf diese Weise können Sie Ihre Strategie anpassen und in kleine Mengen wirklich schöner Papiere und Designs investieren, ohne Ihr Budget zu sprengen.

Und als zusätzlicher Bonus können die Besucher Informationen über Sie leicht mit Freunden und Followern in den sozialen Medien teilen, indem sie einfach ihre Fotos von Ihrem Stand posten.

6. Bieten Sie publikumswirksame Giveaways an

Giveaways, wie z. B. ein hochwertiges Notizbuch mit Ihrem Firmenlogo oder ein verlockender Rabatt auf Ihre Produkte und Dienstleistungen, können die geheime Zutat sein, die das Interesse an Ihrem Messestand steigert. Selbst geringerwertige Artikel wie Sticker können so begehrenswert sein, dass ein Besucher stehen bleibt und sich mit Ihnen beschäftigt, wenn die Designs attraktiv und interessant sind.

Wenn Sie nur ein kleines Budget zur Verfügung haben, könnten Sie in eine kleine Anzahl von Werbegeschenken investieren und den Prozess, eines zu ergattern, zum Teil des Vergnügens machen. Selbst wenn Sie nur eine Handvoll Artikel zu vergeben haben, kann die Knappheit der ‘Preise’ sie umso begehrenswerter machen und das Interesse schüren.

Sie können Ihre Reichweite vergrößern, indem Sie das Giveaway auf sozialen Kanälen promoten und Follower, die eventuell zu dem Event kommen, einladen, an Ihrem Stand vorbeizuschauen, um eine Gewinnchance zu haben.

Eine beliebte Option ist, ein Visitenkarten-Verlosungssystem zu verwenden, um eine kleine Anzahl hochwertigerer Premiumpreise zu vergeben. Sammeln Sie die Visitenkarten Ihrer Besucher während des Events in einer Schachtel oder Schüssel und ziehen Sie zu einer vorgegebenen Uhrzeit einen Gewinner, den Sie dann anhand der Kontaktdaten auf der Karte ausrufen.

Eine witzige Variante dieser Idee ist, sie interaktiver und kreativer zu gestalten – etwas, das bei Studentenveranstaltungen oder Berufsmessen oft gut ankommt. Die Besucher können an der Verlosung teilnehmen, indem sie an einer Challenge teilnehmen, z. B. Ihr Logo auf einen Post-it-Zettel malen oder ein Selfie machen und es auf Instagram mit Ihrem Hashtag posten. Wählen Sie die Beiträge aus, die Ihnen am besten gefallen, oder ziehen Sie sie einfach einen zufälligen Gewinner.

Steht eine Messe an? Finden Sie heraus, wie MOOs Druckservice für Unternehmen Ihnen bei der Vorbereitung helfen kann. Füllen Sie hier das Formular aus und ein freundlicher Account Manager wird Sie beraten!