Wie Sie ein gelungenes Launch-Event organisieren

Ein gut organisiertes Launch-Event ist eine äußerst effektive Marketinggelegenheit, eine Chance, Ihre Markenbotschaft zu vermitteln und das Interesse Ihrer Zielgruppe einzuschätzen. In dieser Ära der Schnelllebigkeit ist es entscheidend, kreativ und präzise bei der Planung zu sein, um in Erinnerung zu bleiben. „Wirkung, Originalität, Ehrlichkeit und geschickte PR sind die wichtigsten Faktoren jeder Markeneinführung“, sagt Mark McDermott, Senior Account Manager der Marketing- und Werbeagentur Amplify. Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen:

Setzen Sie sich ein Budget

Sarah Kay, Geschäftsführerin von Story Events, betont, dass es bei einem erfolgreichen Launch „vor allem um die Ideen geht, nicht einfach darum, Geld auszugeben – die Leute werden nicht wirklich merken, ob Sie Prosecco ausschenken oder Champagner“, sagt Sarah.

Machen Sie sich eine Liste aller voraussichtlichen Kosten, um sich ein Budget für das Event zu setzen und planen Sie dann rückwärts. „Sie müssen sich über Ihre Grenzen im Klaren sein, was das Budget betrifft“, sagt Jodie Shepherd vom unabhängigen Modemagazin Noctis. Was auch immer Sie herausbringen, es ist unerlässlich, sich ein realistisches Budget zu setzen und dabei alle Extrakosten zu berücksichtigen, die für Venue, Catering, Entertainment und Installation anfallen könnten.

Kennen Sie Ihre Zielgruppe

„Es ist wirklich wichtig, zu berücksichtigen, was Ihre Verbraucher schätzen und was Ihre Zielgruppe erwartet“, sagt McDermott. Amplify tat sich mit fünf jungen Kreativen zusammen, um ein leerstehendes Lagerhaus in ein kreatives Zentrum mit Galerie für Converse zu verwandeln – dadurch brachten sie die Werte der Marke und ihrer Zielgruppe in Einklang. Wen möchten Sie mit Ihrer Marke ansprechen und was wird diejenigen am meisten beeindrucken? Denken Sie darüber nach, was sie gewohnt sind, was in Ihrer Branche althergebracht ist, und wie Sie etwas anderes bieten könnten.

Laden Sie auf smarte Art ein

„Der größte Fehler, den die Leute begehen, ist, sich viel zu spät Gedanken über ihre Gästeliste zu machen“, sagt Sarah. „Planen Sie voraus und erstellen Sie Ihre Gästeliste ganz zu Anfang – auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass Ihr Konzept von der Einladung bis hin zur Durchführung des Events stimmig bleibt.“ Es geht nicht nur darum, wen, sondern auch, wieviele Sie einladen: „Laden Sie immer 50% ein als die Anzahl der Gäste, deren Erscheinen Sie erwarten; es wird immer welche geben, die nicht kommen können und auf diese Weise geben Sie nicht zuviel für Essen und Trinken aus.“ Wenn Sie die Presse einladen, denken Sie daran, dass diese Leute viele Einladungen erhalten, also sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre herausragt, um Ihre Chancen zu verbessern, sie zu Ihrem Event zu locken. „Für ein Foodie-Event haben wir mal allen Gästen eine essbare Einladung geschickt. Es war ein Gewürzset mit einer Rezeptkarte für jedes Gewürz“, sagt Sarah.

Erarbeiten Sie Ihr Konzept sorgfältig

Ein Launch-Event kann alles mögliche sein: eine Ausstellung, eine Podiumsdiskussion, ein Q&A-Gespräch mit interessanten Leuten, die mit der Marke in Verbindung stehen, Filmvorführungen, Lesungen oder sogar ein interaktives Webinar, das weltweit im Internet zugänglich ist. „Ihr Konzept sollte immer Ihrer Markenidentität treu bleiben“, sagt Mark von Amplify. „Versuchen Sie nicht etwas zu sein, was Sie nicht sind. Für die Einführung einer Alkoholmarke der gehobenen Luxusklasse ist ein alternativer Szeneclub nicht unbedingt das geeignete Ambiente. Werbegags führen nicht immer zu Langzeitverbrauchern oder Empfehlungen.“

„Beim Konzept geht es um die Atmosphäre und den Fluss des Events“, sagt Sarah. „Wenn Sie ein sehr effizientes High-Tech-Produkt einführen, dann sollten die Atmosphäre und die Art des Events das reflektieren. Z.B. könnten Sie die Gäste digital einchecken lassen oder Kanapees auf Plexiglastabletts servieren. Alles sollte auf Ihre Marke abgestimmt sein, von den Servierschüsseln bis hin zum Outfit des Eventpersonals.“

Der Ort des Geschehens

Neben Ihrem Konzept ist auch Ihr Venue ein Schlüsselaspekt des Events, den Sie früh in Betracht ziehen sollten. Denken Sie daran, Sie müssen eine klare Vorstellung von Ihrer Zielgruppe und von der Größe des Events haben, um mit der Auswahl des Venues zu beginnen. Suchen Sie nach dem Venue, das Ihren Anforderungen am Besten gerecht wird – in Bezug auf Größe, Verkehrsanbindung und Konzept. Wenn Ihr Geschäft einen physischen Standort hat, überlegen Sie, ob die Räumlichkeiten geeignet sind, um das Event dort abzuhalten, denn dadurch könnten Sie sich die Mietkosten für ein Venue sparen. „Gespräche mit Venues fallen meist unbeabsichtigt technisch aus – wichtig ist, dass Sie das Venue besuchen, um einzuschätzen, ob das Look & Feel die Aspirationen Ihrer Marke erfüllen wird“, sagt Mark von Amplify. Sein Rat ist, die Besichtigung in Begleitung von jemandem vorzunehmen, der die audio-visuellen Anforderungen versteht oder eine Liste Ihrer Anforderungen zu erstellen, bevor Sie losziehen, um das Potential des Venues zu erkunden, und soviele Fragen wie möglich zu stellen, um auszuloten, was in dem Venue möglich ist und was nicht. „Sie sollten Fragen zur Verfügbarkeit, Kapazität, Schankerlaubnis und Nutzung externer Lieferanten für Speisen und Getränke stellen“, sagt Mark.

Nach dem Event

Die Launch-Festivitäten enden nicht einfach, sobald Sie zusammengepackt und aufgeräumt haben. Denken Sie darüber nach, wie Sie nach dem Launch mit den Gästen in Kontakt treten wollen, denn das gibt Ihnen Gelegenheit, sich für ihr Kommen zu bedanken und ihnen vielleicht einen exklusiven Rabatt auf Ihr Produkt zu gewähren. „Ein einfacher Weg ist, sicherzustellen, dass Sie die Email-Adressen aller Gäste speichern, wenn sie ihre Teilnahme bestätigen. Auf diese Weise können Sie sie nach dem Event per Email erreichen“, sagt Mark.

Ein unvergessliches Launch-Event abzuhalten bedeutet also nicht nur, das eindrucksvollste Venue oder eine Gästeliste voller VIPs zu haben – Sie müssen Ihre Zielgruppe kennen und auf die kleinen Details achten. Und diese Details werden Sie dann hoffentlich nach dem Event durch die nostalgie-getönten Instagram-Filter Ihrer Gäste sehen…