7 Tipps, um einen neuen Mitarbeiter richtig willkommen zu heißen

Der Eintritt in ein neues Unternehmen kann sich wie der erste Schultag anfühlen. Man kennt weder das WiFi-Passwort noch weiß man, wo die Toiletten sind – wir  haben es alle schon mal erlebt. Um neuen Mitarbeitern die Nervosität zu nehmen, sollten Sie ihnen zur Seite stehen und ihnen den Einstieg in Ihr Unternehmen so leicht wie möglich machen.

Was ist Onboarding und warum ist es so wichtig?

Es ist heute wichtiger denn je, dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter zufrieden sind. Wenn sie enthusiastisch sind, sich persönlich einbringen und bei der Arbeit Anerkennung erfahren, ist es wahrscheinlicher, dass sie länger bleiben und mehr leisten. Es kann Ihnen auch helfen, Vertrauen zu ihnen aufzubauen. 

In jeder Mitarbeitererfahrung gibt es bestimmte Punkte, die einprägsamer und bedeutsamer sind als andere. Diese Punkte, die über das Gelingen oder Scheitern einer Beschäftigung entscheiden, werden als „Moments that matter“ bezeichnet – und Sie haben es erraten – das Onboarding ist einer davon.

Indem Sie neue Mitarbeiter mit Bedacht an Bord holen, schaffen Sie die Voraussetzungen für eine engagierte, selbstbewusste und erfüllte Belegschaft. Und im Gegenzug werden Ihre Mitarbeiter auch das Wohl Ihres Unternehmens im Blick haben – eine Win-Win-Situation! Das alles ist Teil einer großartigen Unternehmenskultur.

Hier sind 7 Tipps, die beim Onboarding neuer Mitarbeiter helfen und so zu einer positiven Unternehmenskultur beitragen…

1) Stellen Sie eine Mappe über Ihr Unternehmen zusammen

Zweifellos werden Ihre neuen Mitarbeiter viele Fragen haben. Doch die kommen vielleicht nicht immer zum günstigsten Zeitpunkt auf. Deshalb ist eine Mappe zum Nachschlagen ein entscheidender Bestandteil des Onboardings. 

Füllen Sie sie mit praktischem Informationsmaterial über die Rolle des Neuzugangs und das Unternehmen im Allgemeinen, um zu zeigen, dass Ihnen daran liegt, dass er sich wohlfühlt.

Die ideale Mappe über Ihr Unternehmen sollte Folgendes enthalten: 

• Einen auf einen Flyer gedruckten Büroplan, der wichtige Orte wie die Küche und Konferenzräume kennzeichnet – und die besten Snackautomaten für  den Heißhunger am Nachmittag. 
• Postkarten mit Fotos von Mitarbeitern der Abteilung und ein paar witzige Fakten über sie. Das macht es so viel leichter, sich Namen zu merken und mit neuen Kollegen ins Gespräch zu kommen. 
• Einen Kalender, in dem Betriebsausflüge, Meetings usw. vermerkt sind. (Gut zu wissen, wann im Büro Happy-Hour ist!). 
• Einen Plan mit Vergnügungsorten in der Umgebung – Comedy Clubs, tolle Restaurants, Bars, und Kneipen mit Pub Quiz.  
• Ihr Mission Statement, gedruckt auf Firmenbriefpapier (Werfen Sie einen Blick auf unsere Briefpapier-Designtipps.
• Einen persönlichen Willkommensbrief.

2) Beeindrucken Sie den Neuankömmling

Nichts sagt „Willkommen“ so überzeugend wie personalisierte Geschenke – also seien Sie spendabel. Empfangen Sie Ihre neuen Mitarbeiter wie VIPs, mit firmeneigenen Wasserflaschen, Planern, Stickern und Visitenkarten – was immer das Wesen Ihrer Marke vermittelt. 

Das ist nicht nur großzügig (und gibt Ihren Neuzugängen einen triftigen Grund, bei ihren Freunden anzugeben): Solche Werbeartikel sind auch ein guter Weg, Ihre neuen Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen. So können sie sich besser mit Ihrer Marke und Ihren Werten identifizieren und haben vom ersten Tag an das Gefühl, Teil des Unternehmens zu sein.

Ist Ihre Marke designorientiert? Dann wählen Sie ein paar Artikel, die Ihren neuen Mitarbeitern zeigen, dass Ihr Unternehmen tolles Design ernst nimmt (z.B. coole Briefkarten).

3) Helfen Sie ihnen, neues Wissen aufzunehmen

An einem neuen Arbeitsplatz anzufangen ist eine der steilsten Lernkurven überhaupt. In den ersten paar Wochen wird Ihren Neuzugängen vor lauter Fakten, Eindrücken und Ideen das Gehirn brummen. Deshalb ist es wichtig, ihnen Werkzeuge an die Hand zu geben, um diese Flut an neuen Informationen zu erfassen, verarbeiten und sortieren. 

Dafür ist ein personalisiertes Hardcover Notizbuch richtig gut geeignet. Ein gebrandetes Notizbuch ist nicht nur eine nette Ergänzung zu Ihren Werbegeschenken, sondern auch perfekt für Ihre neuen Mitarbeiter, um alles aufzuschreiben, was sie lernen – betrachten Sie es als eine exklusive Onboarding-Wissensquelle.

Wenn sie es in ihren ersten Wochen mit sich herumtragen, können sie darauf zurückblicken, nachdem sie sich eingewöhnt haben und darüber reflektieren, wie weit sie gekommen sind.

4) Stellen Sie Ihre neuen Mitarbeiter vor

Einer der beängstigendsten Aspekte daran, die „neue Person“ zu sein, ist, die neuen Kollegen kennenzulernen. Erleichtern Sie ihnen diesen Prozess, indem Sie sie einander vorstellen. 

Eine Möglichkeit ist, einen neuen Mitarbeiter zu bitten, ein bisschen etwas über sich selbst zu schreiben und es Ihnen vor seinem ersten Arbeitstag zu schicken. Je nach Ihrer Unternehmenskultur könnten es ein paar witzige persönliche Fakten sein, und ein Grund, warum er sich darauf freut, dem Unternehmen beizutreten. 

Verteilen Sie dann vor seiner Ankunft Namensschilder an alle Mitglieder Ihres Teams und schicken Sie ihnen das Intro des neuen Kollegen auf Firmenbriefpapier.

So ist die Belegschaft darauf vorbereitet, ein neues Gesicht zu sehen und die Kurzbio des Neuzugangs erleichtert es, das Eis zu brechen. Außerdem kann die unangenehme Nachfrage „Wie war noch mal Ihr Name?“ auch vermieden werden. 

Als Alternative zu den Namensschildern könnten Sie vielleicht einen Lageplan der Schreibtische für Ihre neuen Mitarbeiter erstellen? Fügen Sie bei jedem Schreibtisch den Namen und die Jobbezeichnung hinzu, sowie ein paar praktische Infos wie „Frag Duncan nach Büromaterial“ oder „Hannah ist die Excel-Fee im dritten Stock“.

5) Machen Sie Passwörter zugänglich

Hängen Sie überall im Büro Flyer aus, wo es Verwirrung in Bezug auf Passwörter oder Zugangscodes geben könnte. Schließlich können neue Mitarbeiter ihren Ordner nicht überallhin mitschleppen. Praktische Informationen umfassen: Wi-Fi-Passwörter, Konferenzraum-Logins, Türcodes für Toiletten und Druckeranweisungen. 

Bonus: Hängen Sie auch Ihr Markenmanifest fettgedruckt in gemeinschaftlichen Bereichen aus, damit Ihre Unternehmenswerte immer deutlich präsent sind. 

6) Setzen Sie Betreuer ein

Niemand ist jemals zu alt für das Buddy-Programm. Indem Sie neuen Mitarbeitern einen bereits eingearbeiteten Kollegen zur Seite stellen, helfen Sie ihnen bei einem reibungslosen Übergang in das Unternehmen. Schließlich endet das Onboarding nicht mit dem Ende des ersten Tages. Die Betreuer beantworten in den ersten Monaten die Fragen der Neuen und stellen sie anderen im Büro vor.

So ein Buddy-System ist besonders hilfreich, wenn der neue Mitarbeiter gerade erst in die Gegend gezogen ist und noch keinen größeren Freundeskreis hat. Ein Betreuer kann Einladungen zu Partys weiterleiten, unterhaltsame Aktivitäten in der Nähe vorschlagen und Möbelgeschäfte empfehlen, sodass die neuen Mitarbeiter ihr Zuhause zum Wohlfühlen gestalten können.

 7) Fragen Sie nach Feedback

Möchten Sie wissen, ob sich Ihre neuen Mitarbeiter gut eingewöhnen? Ganz einfach – fragen Sie nach. Fragebögen zum Onboarding sind ein nützliches Werkzeug, um herauszufinden, wie sich Ihre Mitarbeiter wirklich fühlen, denn so werden ehrliche Meinungen nicht durch instinktive Höflichkeit oder Positivität gegenüber einem neuen Vorgesetzten verschleiert.

Nutzen Sie Onboarding-Umfragen, um herauszufinden, wie die neuen Mitarbeiter ihre ersten Tage bei Ihnen erlebt haben und wie das Unternehmen während der Einstellung auf sie gewirkt hat, einschließlich der Stellenanzeigen, Vorstellungsgespräche und dem Bewerbungsprozess insgesamt. Dann können Sie dieses Feedback nutzen, um Ihren Onboarding-Prozess noch besser zu gestalten.

Wenn Sie diesen Schritten folgen, werden Ihre neuen Mitarbeiter sich in Ihrem Unternehmen willkommen fühlen, eher loyal sein, Ihre Kultur verstehen und auch wissen, wo die Toiletten sind. Onboarding abgeschlossen.