5 Tipps für die Verwaltung Ihrer ersten Kundenbeziehungen

Neu im Freelance-Geschäft? Hier sind ein paar Leitlinien, die Ihren Kundenbeziehungen zu einem guten Start verhelfen.

Wenn Sie noch nie direkten Umgang mit Kunden hatten und nicht von Natur aus so redegewandt wie Don Draper sind, fragen Sie sich vielleicht, wo Sie anfangen sollen. Aber die Zusammenarbeit mit Kunden unterscheidet sich nicht besonders von anderen Geschäftsbeziehungen. Im Wesentlichen haben Sie beide Ziele, und Sie müssen den besten Weg planen, um sie zu erreichen. Hier sind fünf Tipps, die Ihnen dabei helfen.

1. Nutzen Sie einen Vertrag

Es mag Ihnen ein bisschen umständlich vorkommen, aber einen Vertrag abzuschließen ist ein guter Weg, eine Beziehung einzugehen und sich etwas mehr Seelenfrieden zu verschaffen. Er muss nicht super-kompliziert oder lang sein und Sie brauchen höchstwahrscheinlich keinen Anwalt. Viele Freiberufler wählen einen formlosen Vertragsstil, wie z.B. eine schriftliche Vereinbarung, in der festgelegt wird, wer sich verpflichtet, was zu tun, und wann.    

Eine Leistungsbeschreibung ist eine weitere Art von Vertrag, die bei Designern und Kreativschaffenden beliebt ist. Sie geht etwas mehr ins Detail darüber, wie Sie Dinge wie Änderungen, Zahlungen und geistige Eigentumsrechte handhaben werden.

Setzen Sie diese Dokumente möglichst im Voraus auf, indem Sie eine Standardversion erstellen, die Sie für neue Aufträge nach Bedarf anpassen und abändern können. Wenn Sie bereits  Ihr eigenes Geschäftsbranding haben, z.B. für Ihre Visitenkarten oder Ihr Briefpapier, können Sie es in das Dokument einfügen, um eine besonders professionelle Wirkung zu erzielen.

2. Halten Sie sie auf dem Laufenden

Halten Sie Ihre Kunden mit regelmäßiger Kommunikation auf dem Laufenden. Ein tägliches Bulletin ist wahrscheinlich nicht nötig (es sei denn, sie haben ausdrücklich darum gebeten), aber es ist eine gute Idee, sie proaktiv ca. einmal pro Woche darüber zu informieren,

• was Sie machen
• was Sie als Nächstes planen
• was Sie eventuell von ihnen benötigen, z.B. Feedback oder Quellenmaterial

Dafür gibt es ein paar Gründe. Einer ist, dass es Ihrem Kunden die Mühe erspart, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, um die Dinge voranzutreiben. Ein anderer ist, dass es ihn dazu veranlasst, Sie auf eventuelle Änderungen oder Pläne hinzuweisen, die Ihre Arbeit beeinflussen könnten. Es könnte ihn sogar dazu bringen, Sie für zusätzliche Projekte heranzuzuziehen, da er Sie im Kopf hat.  

Wenn Sie etwas von Ihrem Kunden brauchen oder auf eine Antwort warten, schicken Sie ihm eine freundliche E-Mail zur Erinnerung oder rufen Sie ihn an. Wenn er sehr beschäftigt ist und nicht weiß, wo ihm der Kopf steht, kann das wirklich hilfreich sein. (Natürlich sollten Sie ihn nicht zu sehr drängen, aber ein bisschen ist in Ordnung.)

3. Informieren Sie sich über Zahlungspläne

Ein Bereich, in dem sich freiberufliche Arbeit dramatisch von Angestelltenverhältnissen unterscheidet ist, wie oft Sie bezahlt werden. Nachdem Sie eine Rechnung für Ihre geleistete Arbeit eingereicht haben, müssen Sie darauf warten, dass sie bezahlt wird. Wie lange das dauert, unterscheidet sich von Klient zu Klient.

Für einige Unternehmen ist es üblich, Rechnungen innerhalb von 30 Tagen zu bezahlen, für andere sind es 60. Und manche haben keine feste Regeln.

Das Verfahren Ihres Klienten ist höchstwahrscheinlich für alle seine Lieferanten gleich, egal, ob es sich um einen Ein-Personen-Betrieb oder ein Großunternehmen handelt. Also ist es eine gute Idee, jeden neuen Kunden nach seinen Zahlungsbedingungen zu fragen. Sobald Sie Bescheid wissen, können Sie vorausplanen und sicherstellen, dass Sie nicht in Geldnot geraten.  

4. Scheuen Sie sich nicht, über Geld zu reden

Preise zu verhandeln, Angebote zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie für Ihre Arbeit fair bezahlt werden, ist ein grundlegender Teil der Selbstständigkeit. Es kann auch eine der heikelsten Angelegenheiten für erstmalige Freelancer sein, aber es wird viel einfacher, sobald Sie ein paar wichtige Entscheidungen getroffen haben.

Eins der ersten Dinge, die Sie tun müssen, ist Ihren Stunden- oder Tagessatz festzulegen. Tauschen Sie sich nach Möglichkeit mit anderen Freelancern in Ihrem Bereich aus oder besuchen Sie Websites wie Upwork, die Stundensätze für Freelancer in vielen Bereichen anzeigen oder freelancer.com, die Ihnen eine Vorstellung davon geben, was Unternehmen für spezifische Jobs zu zahlen bereit sind. Nachdem Sie Ihre Sätze bestimmt haben, können Sie sie nutzen, um den Preis für Ihre Arbeit zu nennen und mit Ihren Kunden zu verhandeln.

Es ist auch eine gute Idee, darüber nachzudenken, ob Sie auf Projekt- oder auf Zeit-und-Materialbasis arbeiten wollen.  

• Bei projektbasierten Kosten berechnen Sie einen festgelegten Betrag, der zu Beginn vereinbart wird. Dies ist ein guter Weg für Kunden, sicherzustellen, dass sie innerhalb ihrer Budgets arbeiten. Aber dies muss von einer klaren Leistungsbeschreibung begleitet werden, um zu verhindern, dass Extras von Ihnen verlangt werden, die nicht in Ihrer ursprünglichen Kostenaufstellung abgedeckt sind.
• Zeit und Material bedeutet, dass Sie eine Übersicht über die Arbeit führen, die Sie ausführen und sie dem Klienten regelmäßig in Rechnung stellen, bis der Auftrag abgeschlossen ist. Diese Art der Abrechnung ist gut für Projekte, die sich im Verlauf ändern, oder für solche mit einem unvorhersehbaren Zeitplan. Es erfordert etwas mehr administrativen Aufwand, Ihre Stunden zu verfolgen, aber es bedeutet, dass Sie keinen Verlust machen, wenn mehr Arbeit als erwartet anfällt.

5. Bleiben Sie in Kontakt, nachdem der Auftrag beendet ist

Alles ist gut gelaufen, das Projekt ist abgeschlossen und Ihr Klient ist zufrieden damit, was Sie gemacht haben. Wenn Sie gute Arbeit geleistet haben, wird er Sie vielleicht wieder anheuern wollen. Aber es kann gut sein, dass er schnell zu neuen Dingen übergeht und sich nicht unbedingt an Sie erinnert, es sei denn, Sie machen sich die Mühe, in Kontakt zu bleiben.

Halten Sie die Dinge leicht und unaufdringlich, indem Sie Ihren Klienten alle paar Monate ein paar Zeilen schicken, um in Kontakt zu bleiben. Wenn Sie einen relevanten Artikel oder Link gefunden haben, den Sie teilen möchten, können Sie das zum Betreff Ihrer Mail machen und sich mit dem Hinweis verabschieden, dass Sie verfügbar sind.

Sie können auch per Post in Kontakt bleiben – warum senden Sie Ihren Kunden nicht ein paar Postkarten oder Flyer von Ihrem letzten Projekt oder ein Produktmuster, hübsch verpackt und mit einem Sticker versiegelt?