5 Methoden für die Erstellung effektiver To-do-Listen

Von der bescheidenen To-do-Liste bis zum exotisch klingenden Kanban Board – diese Organisationstechniken sind ideal für kreative Köpfe mit Hang zu interessanten Konzepten…

1. Machen Sie eine Prioritätenliste mit der Ivy-Lee-Methode

Der Zeitplanungsexperte James Clear nennt die Ivy-Lee-Methode „die von Experten empfohlene tägliche Routine für maximale Produktivität.“ Wir nennen sie die 400,000-Dollar-Methode. Warum? Ivy Lee, ihr Erfinder, stellte sie im Jahr 1918 einer Gruppe von Führungskräften vor. Diese sollten die Methode ausprobieren und ihm dann dafür bezahlen, was sie ihrer Meinung nach wert sei. Drei Monate später erhielt er einen Scheck über 25.000 $ – was dem heutigen Betrag von 400.000 $ entspricht!  Hier ist die gewinnträchtige Idee im Detail:  

1. Schreiben Sie die sechs wichtigsten Dinge auf, die Sie morgen erledigen müssen.
2. Bringen Sie sie in Rangfolge nach Priorität.
3. Nehmen Sie sich die erste Aufgabe vor und erledigen Sie sie. Beginnen Sie dann mit der nächsten.   
4. Übertragen Sie am Ende des Tages unvollendete Aufgaben auf eine neue Liste für morgen.
5. Beginnen Sie von vorne.

James Clear hat eine Theorie darüber, warum diese Methode funktioniert: sie ist einfach, zwingt Sie dazu, Aufgaben zu priorisieren und macht es Ihnen leicht, eine nach der anderen abzuhaken. Zack, schon ist die To-do-Liste bewältigt.

2. Glauben Sie dem Hype ums Bullet Journalling

Die Bullet Journal Methode hat online Wellen geschlagen, als sie 2015 erstmals auftauchte. Es ist eine der effektivsten Produktivitäts-Lösungen, auf die wir je gestoßen sind, und auch eine der Instagram-würdigsten. Millionen von Menschen rund um den Globus schwören, dass es das flexibelste und effizienteste System der Welt ist – und die können sich ja nicht alle irren, oder?   

Die Methode erfordert nichts weiter als einen Stift, ein Notizbuch und (wenn Sie pingelig sind) ein Lineal. Jede Seite hat ein Thema und eine Stichpunktliste mit Plänen, Events, Notizen und Ideen. Sie erstellen Ihre Listen nach Ihren Prioritäten und kennzeichnen die verschiedenen Elemente mit einfachen, handgemalten Symbolen. Zusätzlich zu den Standardsymbolen, die das System bereitstellt, können Sie Ihre eigenen entwerfen und Ihr Bullet Journal so hübsch oder schlicht gestalten, wie Sie wollen.

Das Bullet Journal dient ebenso als Planer wie als Tagebuch – Sie können z.B. ein anstehendes Ereignis wie einen Geburtstag notieren, oder auch etwas, das bereits geschehen ist, wie Ihren allerersten Online-Verkauf.

Okay, wir wissen, was Sie denken – Sie brauchen unbedingt ein nagelneues Notizbuch, um Ihr Bullet Journal zu starten, stimmt’s? Na klar! Suchen Sie nicht weiter, wir haben vorgesorgt: Entdecken Sie die neueste Ergänzung unserer fabelhaften Notizbuch-Familie.

Designt von Timothy Goodman, trägt dieses super-coole Notizbuch eine silberne Aufschrift in seinem charakteristischen grafischen Stil: meetings kill creativity. Mit Layflat-Bindung und 160 Seiten Munken Kristall Papier ist es ebenso praktisch wie schön. Aber beeilen Sie sich, dieses Notizbuch ist eine limitierte Edition und wird nicht lange zu haben sein!  

3. ‘Programmieren’ Sie sich mit Checklisten

Das moderne Leben stellt uns fehlbare Menschen vor viele komplexe Aufgaben, z.B. den Drucker zu konfigurieren oder ein Essen für zwei Personen zu kochen.  Der Chirurg Atal Guwande – ein Mann, dessen Beruf keinen Raum für Fehler lässt – empfiehlt Checklisten, um Routineaufgaben mit minimalem Aufwand korrekt zu erfüllen. Indem Sie sich ein „Programm“ schreiben, dem Sie Schritt für Schritt folgen können, stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen, ohne Ihr müdes oder überlastetes Hirn zu strapazieren. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden.

4. Verfolgen Sie Fortschritte mit der Kanban-Methode

Trotz seines klangvollen Namens ist das Kanban Board im Grunde eine sehr einfache Idee – Sie erstellen eine Tabelle mit drei Kategorien: To do, Doing und Done. Zuerst erfassen Sie alle zu erledigenden Aufgaben links in der ‘To do’-Spalte. Dann bewegen Sie die Aufgaben im Verlauf der Bearbeitung von einer Spalte zur nächsten nach rechts.   

Geboren in der Welt der Software-Entwicklung, ist das Kanban Board als virtuelle Anwendung durch Apps wie Trello erhältlich, aber sie können auch eine echte Tafel oder sogar eine Wandfläche mit Karten oder Haftzetteln verwenden. Sie können es so aufwendig oder schlicht gestalten, wie Sie wollen. Sie sortieren Dinge gern nach Farben? Tun Sie sich keinen Zwang an. Haben ein paar ausgefallene Post-Its in der Schublade, die Sie aufbrauchen wollen? Jetzt ist der Moment!   

Wie Andrew Kunesh auf der Website Zapier feststellt: „Kanban ist toll für Teams und Leute, die das Gesamtbild auf einen Blick sehen wollen. Mit dieser Methode haben Sie alle Ihre Aufgaben, Deadlines und  Projektfortschritte vor sich, also gibt es nichts, was Sie davon abhält, sich direkt in die Arbeit zu stürzen.“

5. Reduzieren Sie unnötigen Aufwand mit dem Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80-20-Regel, besagt, dass ca. achtzig Prozent der Ergebnisse mit nur zwanzig Prozent des Gesamtaufwands erzielt werden. Oder anders ausgedrückt, beim Hinarbeiten auf Ihre Ziele ergeben sich die meisten Fortschritte aus einigen wenigen Glanzleistungen. Selbst wenn Sie 8 Stunden am Schreibtisch sitzen, machen Sie den größten Fortschritt in weniger als 2 Stunden.

Basierend auf diesem Prinzip empfielt der Harvard Business Review, dass Sie Ihre 6 Prioritäten für den Tag aufschreiben und 5 davon durchstreichen. Versuchen Sie dann, sich neunzig Minuten lang ausschließlich auf die eine verbleibende Top-Priorität zu konzentrieren. Falls Sie sich von einem besonders süßen Katzenvideo ablenken lassen, schreiben Sie die Aufgabe nochmal auf, um Ihre Konzentration wiederzufinden.  

Nachdem Sie Ihre wichtigste Aufgabe mit laserscharfer Präzision in Angriff genommen haben, können Sie sich (theoretisch) den Rest des Tages mit nebensächlichen Angelegenheiten beschäftigen, die normalerweise auf der Strecke bleiben. Oder einfach Katzenvideos gucken – ganz wie Sie wollen.

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