Organiser un événement sur un budget serré

Que vous cherchiez à montrer vos compétences, lancer un nouveau produit ou établir un réseau, un événement bien organisé est une excellente façon de renforcer ou de faire passer votre message. Et ce n'est pas la peine de dépenser une fortune.

Commençons par le commencement

Quel que soit votre budget, votre priorité est de rendre heureux vos participants. Vous devrez donc découvrir la raison de leur venue, et ce que vous pouvez faire pour les aider à tirer le meilleur parti de l'événement. Sur un petit budget, vous pourrez seulement accomplir une seule chose très bien, mais si vous avez pris le temps de comprendre votre public, vous serez en position de lui donner ce qu'il veut.

Après avoir réservé le lieu, les boissons et les intervenants, vous devrez promouvoir votre événement. Même si vous êtes limité par votre budget, il vous suffira d'optimiser l'impact de votre promotion. Si vous savez ce qui fonctionne ou non, vous pourrez économiser beaucoup d'argent et planifier de façon plus efficace dans le futur.

Passons au numérique

Le marketing numérique peut être mesuré à chaque étape. En outre, cette méthode assez économique vous donnera plus d'exposition que certains sentiers plus traditionnels.

Nous recommandons les media sociaux pour toucher le public, les blogs pour se faire une réputation et les e-mails pour communiquer régulièrement avec les participants confirmés. Des services comme Eventbrite permettent de trouver et de s'inscrire à des événements en ligne et sur réseau mobile, tout en vous aidant à gérer le processus.

En direct

Selon la nature de votre entreprise et l'importance de votre budget, vous aurez peut-être besoin de vos proches et de volontaires le jour-J. Les étudiants, toujours à la recherche d'expérience professionnelle, sont également une bonne idée. Essayez toujours de négocier un maximum le prix pour votre lieu, et pensez à trouver un sponsor pour augmenter votre budget.

Pensez à ce que vous pouvez faire vous-même avant de payer des fournisseurs, tout en prenant en considération le temps que cela vous prendra. Il vaut mieux faire peu et bien que beaucoup, mais pas très bien, alors concentrez-vous sur l'essentiel (les équipements nécessaires, la logistique, etc.). Il est parfois tentant de prendre des raccourcis quand le budget est serré, mais à long terme, cela pourrait vous faire plus de tort financièrement.

Et la suite ?

Il existe une multitude de moyens efficaces et économiques pour donner suite à vos contacts, essentiels pour établir une relation de confiance. Pourquoi ne pas les encourager à partager des photos et des moments-clé en utilisant le hashtag de l'événement, ou sur un blog post-événement ? Un e-mail de remerciement est un bon moyen de garder le contact, et une enquête post-événement montrera aux participants que vous vous intéressez à leur expérience. Vous pourrez également utiliser vos communications post-événement pour piquer leur curiosité sur l'événement de l'année suivante ; vous aurez déjà un public conquis !

Eventbrite est une entreprise de vente de tickets en ligne qui facilite la création d'événements de toutes tailles et pour tous les budgets.

Écrit sur :

12 août 2014

Catégories :

Réseautage