Comment… tirer parti d’une conférence

Oubliez les Oscars et les Césars, la saison événementielle 2016 approche à grand pas ! Comme pour les cérémonies hollywoodiennes, assister à un congrès mène souvent à sauter des repas, à des réunions improvisées et à des longs discours. Heureusement, on est assez expérimentés en la matière pour vous donner quelques astuces.

Préparation

Vous avez enfin acquis votre badge. Vous vous demandez sûrement si l’investissement en vaut la peine. Comme dit Peter Buffett, “la vie est ce que vous en faites ». Prenez ce coût pour ce qu’il est: un investissement. Préparez-vous pour en profiter au mieux.

Avant de faire vos valises, préparez des cartes de visite avec vos coordonnées actuelles. Personne n’a besoin de l’adresse AIM que vous aviez au lycée. Ensuite, prenez du temps pour réfléchir à la véritable raison pour laquelle vous vous rendez à cet événement. Préparez votre programme en fonction de cet objectif. Par exemple, si vous voulez rencontrer davantage de clients potentiels, vous pouvez vous passer de certaines présentations pour aller aux événements réseau. Dans les semaines qui précèdent, prenez de l’avance dans votre travail pour avoir plus de temps pour socialiser. Cela évitera d’avoir la pression d’une échéance à tenir pendant que vous essayez de nouer des contacts…

Si le mot “réseau » vous angoisse, préparez une réponse à la question qu’on vous posera inévitablement: “Vous venez pour quoi ? » Entrainez-vous devant la glace (sérieusement !) à présenter votre entreprise de façon intéressante. Ce sera une préoccupation en moins en arrivant.

Si vous voulez impressionner encore plus, apportez des Cartes de Visite+ NFC. Elles peuvent être lues sur un smartphone Androïd et déclencher la fonction de votre choix, comme  partager vos coordonnées, votre playlist sur Spotify ou votre page de téléchargement Google Play.

Ensuite, pensez à la manière de vous souvenir de ce que vous apprendrez pendant l’événement. Avez-vous tendance à prendre des notes manuscrites ? Etes-vous plutôt papier et stylo ? Photos et mémos vocaux ? Allez-vous y réfléchir chaque soir ou en fin de semaine ? Définissez ces objectifs avant la première intervention, ou vous risquez d’oublier beaucoup d’informations importantes.

Une autre astuce est de télécharger Evernote pour garder une trace des contacts que vous aller nouer. Prenez des photos des cartes de visites et importez-les sur l’application, qui conserve ensuite les coordonnées à partir des photos: cela réduit le risque de perdre le contact qui aurait pu propulser votre société.

Avant d’arriver, passez en revue la liste des intervenants et des sujets qu’ils vont traiter. Lesquels correspondent à vos objectifs ? Concentrez-vous sur ceux-là et notez leurs adresses sur les réseaux sociaux.

Puis mentionnez-les sur vos réseaux sociaux. Trouvez les hashtags de l’événement et twittez plusieurs fois. Ceux qui suivront la conférence en ligne verront votre nom avant les autres.

L’événement

C’est l’heure de passer à l’action. Après chaque rencontre, envoyez tout de suite un message. Rappelez la conversation que vous avez eue, pour qu’on sache que vous n’avez pas envoyé le même message à vingt personnes. Par exemple: “Bonjour Toby ! On s’est rencontrés à la présentation aujourd’hui et avons parlé de Lil Wayne et de nos stratégies de vente. Restons en contact en 2016 pour le plan marketing. Si vous passez à Boston, faites-moi signe pour déjeuner. »

Après quelque temps, vous aurez besoin d’une pause: c’est le moment de vous asseoir pour réfléchir aux contacts que vous avez noués et s’ils correspondent ou non à votre objectif. Sinon, pensez à la prochaine personne à qui vous voulez parler. Souvenez-vous que vous devez tirer parti de votre investissement.

En fin de journée, organisez les cartes de visite que vous avez reçues. Si vous avez pris des photos, organisez-les numériquement. N’hésitez pas à retirer les contacts qui ne vous correspondent pas. Enfin, envoyez un email ou un message LinkedIn à chaque personne avec qui vous voulez rester en contact.

Ensuite

Pour se détacher des autres participants, envoyez des Cartes de Note personnalisées à vos nouveaux contacts. Nous proposons de nombreux modèles de design professionnels. Ensuite, créez un fichier Excel ou Word avec vos informations sur ces personnes. Après quelques mois, il est facile d’oublier un visage et ce réseau risquerait d’être perdu.

Quelques semaines après l’événement, revoyez votre liste. Supprimez les contacts qui n’ont plus de rapport avec les besoins de votre société et envoyez un message à ceux avec qui vous voulez rester en contact.