Comment préparer un salon professionnel avec un petit budget

Les salons professionnels sont un excellent moyen de faire connaître votre marque et de nouer des contacts dans votre secteur d’activité. Voici comment organiser un événement exceptionnel, même si votre budget est limité.

Un salon professionnel peut donner un coup de fouet à votre entreprise, en vous permettant d’élargir votre audience et de nouer de nouvelles relations avec des vendeurs, des fournisseurs, du personnel et des clients potentiels en un laps de temps très court. Mais ils peuvent aussi être coûteux, surtout si vous envisagez de participer à un événement dont les frais d’inscription sont élevés.

Il existe des salons professionnels sous toutes les formes et de toutes les tailles, qu’il s’agisse de salons de recrutement pour les universités, de présentations de produits ou d’événements commerciaux. Quel que soit le type d’événement auquel vous vous préparez, voici quelques idées pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre budget et à rendre votre stand d’événement mémorable, même si vous êtes en concurrence avec des entreprises plus importantes.

1. Suivez un plan

Dès la réservation de votre événement, vous allez soudainement vous retrouver avec une importante liste de choses à faire avant le grand jour. Prenez les choses en main grâce à une liste qui vous permettra de garder le cap sur vos préparatifs.

En vous tenant à votre programme, vous éviterez le stress tout au long du processus d’organisation, et vous éviterez également les coûteux tarifs de dernière minute imposés par les fournisseurs.

Divisez votre liste en fonction du délai nécessaire pour chaque élément. Par exemple, vous devrez commencer à chercher le plus tôt possible si vous prévoyez de recruter des aides pour la journée, alors qu’un travail comme l’impression de Cartes de Visite supplémentaires peut être effectuée en 24 heures seulement.

2. Établissez des relations, négociez des remises

Vous travaillerez probablement avec plusieurs fournisseurs et vendeurs différents lorsque vous organiserez votre salon professionnel, et certains d’entre eux pourront vous offrir une remise ou une offre en gros.

En indiquant clairement le budget dont vous disposez, vous inciterez vos interlocuteurs à vous proposer les meilleurs tarifs possibles et à collaborer avec vous pour conclure la vente. Il est dans leur intérêt d’obtenir votre clientèle.

Faites-leur savoir ce que vous souhaitez réaliser dans le cadre du budget disponible. Ils auront travaillé avec de nombreuses entreprises différentes et auront probablement des suggestions à vous faire sur la manière de tirer le meilleur partir de ce qu’ils ont à vous offrir.

Pour favoriser ce type de relations avec les fournisseurs, essayez de procéder à des réservations ou des demandes de renseignements par téléphone plutôt que par courrier électronique ou via des formulaires en ligne. Vous aurez ainsi l’occasion de parler à une vraie personne et d’explorer avec elle les options possibles, telles que l’aide à la conception ou la gestion de projet, avant de vous engager à conclure une affaire.

3. Créez des documents imprimés différents pour des publics et des objectifs différents

Les salons professionnels peuvent ressembler à un tourbillon de Flyers, de Cartes Postales et de documents à distribuer. Vous devez donc vous montrer à la hauteur de la promotion imprimée si vous voulez vous démarquer de la foule. Mais comment s’y prendre avec un budget serré ?

L’une des options consiste à adapter votre matériel imprimé et à produire un petit nombre de Flyers de haute qualité dans des designs différents pour des publics différents. Astuce : Prinfinity de MOO est parfait pour ça, car cela vous permet de produire jusqu’à 50 modèles différents en un seul tirage.

Créez des modèles de Flyers ou de Cartes Postales pour vos différents publics. Par exemple, vous pourriez avoir un Flyer « Travailler avec nous » pour de potentiels employés, un Flyer « Nos derniers produits » pour les clients, un Flyer « Stocker nos produits » pour les vendeurs, etc. Ainsi, au lieu de contribuer à la surcharge de prospectus, vous pouvez donner le bon Flyer à la bonne personne, avec plus de chance qu’elle le lise et l’apprécie. N’oubliez pas non plus d’imprimer des Badges autocollants avec vos noms pour votre équipe !

Pour les clients, vous pouvez inclure des codes de réduction ou des offres spéciales qui peuvent être utilisées à votre stand le jour de l’événement ou sur votre site Web pendant une période plus longue.

Produire plusieurs versions de vos Flyers est beaucoup plus facile lorsque vous disposez d’un emplacement centralisé pour vos modèles d’impression. Avec une plateforme polyvalente comme celle fournie avec un plan MOO Business Services, vous pouvez facilement passer d’un design à l’autre.

4. Imprimez le bon nombre de Flyers

De nombreux exposants de salons professionnels s’efforcent d’imprimer le plus grand nombre possible de Flyers et de Cartes pour un événement afin de maximiser leur portée, estimant qu’ils peuvent toujours êtres réutilisés, et que des commandes plus importantes sont synonymes d’un meilleur rapport qualité-prix. Mais qui a dit qu’il fallait privilégier la quantité à la qualité ?

Essayez plutôt de planifier le nombre de Flyers et de Cartes que vous commandez en fonction du nombre de participants. Toutes les personnes ne prendront pas un prospectus, vous savez donc que votre quantité finale sera inférieure au nombre total de participants.

La taille de l’événement joue également un rôle : lors d’un événement de moindre envergure, chaque personne aura plus de chances de visiter tous les stands avant de se fatiguer ou de s’ennuyer ; visez donc un ratio plus élevé, de l’ordre de 75 %. Lors d’un événement plus important, une proportion plus faible du nombre total de visiteurs s’intéressera à votre marque au point de prendre un Flyer ; vous pouvez donc abaisser le ratio à un pourcentage plus faible, comme 50 %.

5. Exploitez le potentiel smartphone

Il est bon de rappeler qu’à l’ère du smartphone, tout le monde n’a pas besoin d’avoir un Flyer papier entre les mains pour recevoir des informations sur votre marque.

Dans cette optique, envisagez d’utiliser des affiches, et des supports publicitaires de grande taille et de haute qualité pour partager des informations. Les visiteurs peuvent non seulement emporter un prospectus, mais aussi photographier avec leur smartphone vos listes de prix, vos adresses de réseaux sociaux et vos codes d’offres spéciales affichés autour de votre stand.

Vous pouvez ainsi adapter votre stratégie et investir dans un petit nombre de papiers et de designs réellement haut de gamme sans épuiser votre budget.

En outre, les visiteurs peuvent facilement partager vos informations avec leurs amis et les personnes qui les suivent sur les réseaux sociaux, simplement en publiant leurs photos depuis votre stand.

6. Offrez des cadeaux qui attirent les foules

Les cadeaux, tels qu’un Carnet de Notes de haute qualité arborant le logo de votre marque, ou une réduction alléchante sur vos produits et services, peuvent être la formule magique qui stimule l’engagement sur votre stand d’exposition. Même des articles de moindre valeur, comme des Autocollants, peuvent être suffisamment attrayants pour inciter un visiteur à s’arrêter et à dialoguer, si les designs sont attrayants et intéressants.

Si vous ne disposez que d’un petit budget, envisagez d’investir dans un petit nombre d’articles à offrir et de faire en sorte que le processus d’obtention de ces articles fasse partie du plaisir. Même si vous n’avez qu’une poignée d’articles à distribuer, la rareté des cadeaux peut amplifier leur désirabilité et renforcer l’intérêt que vous suscitez.

Vous pouvez amplifier votre diffusion en faisant la promotion des cadeaux sur les réseaux sociaux, en invitant les personnes qui suivent l’événement à s’arrêter à votre stand pour avoir une chance de gagner.

Une option populaire consiste à utiliser un système de tirage au sort de Cartes de Visite pour distribuer une petite quantité de prix plus importants. Rassemblez les cartes de vos visiteurs dans une boîte ou un bol pendant l’événement et choisissez un gagnant à un moment donné, en utilisant les coordonnées de sa carte pour lui faire savoir qu’il a gagné.

Une façon amusante de transformer cette idée est de la rendre plus participative et créative, ce qui est souvent le cas lors d’événements étudiants ou de salons de l’emploi. Les visiteurs peuvent participer au concours en relevant un défi amusant, par exemple en dessinant votre logo sur un post-it, ou en prenant un selfie et en le publiant sur Instagram avec votre hashtag. Choisissez ceux que vous préférez, ou choisissez simplement au hasard, pour identifier un gagnant.

Vous avez un salon professionnel à venir ? Pourquoi ne pas nous contacter pour savoir comment MOO Business Services peut vous aider à vous préparer. Remplissez le formulaire ici, et un gestionnaire de compte vous contactera pour vous aider à démarrer !