Comment organiser un événement de lancement

Un événement de lancement bien organisé représente une opportunité marketing extrêmement efficace, permettant de diffuser votre image de marque et de mesurer l’intérêt que vous recevez. Pour laisser son empreinte à notre époque où tout se fait dans l’instant, il faut redoubler de créativité et bien planifier. Dans tout lancement de marque, les facteurs les plus importants sont l’impact, l’originalité, l’honnêteté et la capacité à communiquer, déclare Mark McDermott, chargé de clientèle senior à l’agence de publicité et de marketing Amplify. Voici ce qu’il faut savoir:

Établissez votre budget

Sarah Kay, directrice générale de Story Events, insiste sur le fait qu’un lancement réussi réside avant tout dans les idées. Elle ajoute: Ce n’est pas uniquement une question d’argent: les gens ne vont pas se formaliser si vous servez du Prosecco plutôt que du Champagne.

Commencez par dresser une liste de tous vos coûts, à partir de laquelle vous établirez un budget pour votre événement. En matière de budget, il est important de connaître ses limites, affirme Jodie Shepherd, du magazine de mode indépendant Noctis. Quel que soit le produit que vous lancez, il est crucial que vous prépariez un budget réaliste, en tenant compte de toutes les dépenses annexes occasionnées, comme la location de salle, les frais de traiteur, le coût des animations et des installations.

Connaissez votre public

Le fait de connaître ce qui tient à cœur à vos consommateurs et les attentes de votre public revête beaucoup d’importance, explique Mark McDermott. Pour Converse, Amplify s’était associé avec cinq jeunes artistes afin de transformer un entrepôt abandonné en pôle de création et en galerie d’art. Cet événement faisait la synthèse entre la marque et les valeurs de son public. Qui voulez-vous toucher avec votre marque et comment impressionner ces personnes? Pensez à ce qu’elles ont l’habitude de voir, à ce qui s’est déjà fait dans votre secteur et à comment proposer quelque chose de différent.

Invitez intelligemment

La plus grosse erreur que les gens commettent est de réaliser leur liste d’invités bien trop tard dans le processus d’organisation, explique Sarah. Planifiez en avance et établissez votre liste d’invités dès le départ. De cette façon, vous pouvez affiner votre concept depuis l’invitation tout au long de l’organisation de l’événement. Il ne s’agit pas seulement de savoir qui on invite, mais aussi combien de personnes sont invitées. Invitez toujours 50% de personnes en plus de celles que vous attendez. En effet, il y aura toujours des désistements. De cette manière, vous garantissez que vous n’avez pas trop dépensé en nourriture et en boissons. Si vous invitez des représentants de la presse, rappelez-vous que ces personnes reçoivent un grand nombre d’invitations. En leur envoyant une invitation qui sort du lot, vous augmentez vos chances de les voir venir à votre lancement. Par exemple, à l’occasion d’un événement gourmand, nous avons envoyé une invitation comestible à tous les invités. Il s’agissait d’un orgue à épices dans lequel chaque épice était accompagnée d’une recette présentée sur une carte, raconte Sarah.

Élaborez votre concept

Un événement de lancement peut prendre de multiples formes: une exposition, une conférence, une séance de questions-réponses avec des personnalités associées à la marque, une série de projections ou de lectures, ou même un webinaire interactif disponible sur internet depuis le monde entier. Votre concept doit toujours être représentatif de votre marque, affirme Mark, de chez Amplify. N’essayez pas d’être autre chose. Pour une marque d’alcool de luxe haut-de-gamme, un lancement dans une boîte underground du onzième n’est probablement pas une bonne idée. Un coup de pub n’apporte pas toujours des consommateurs qui achèteront ou parleront de la marque à long terme.

Pour Sarah, le concept est ancré dans l’atmosphère et le bon déroulement de l’événement. Si vous lancez un produit technologique très performant, vous voulez que la nature et l’atmosphère de l’événement évoquent ces qualités. Par exemple, vous pouvez utiliser un système d’enregistrement numérique à l’entrée ou servir des amuse-bouche sur des plateaux en Plexiglas. Tout doit pouvoir établir un lien avec votre marque, des bols de service à la tenue du personnel chargé du service.

De l’importance de l’emplacement

Le choix des locaux est l’un des éléments clefs de l’événement. Vous devez y songer dès les premières étapes de votre organisation, parallèlement au concept. Rappelez-vous: vous devez avoir une idée claire de votre cible et du nombre de personnes que vous souhaitez inviter, avant de choisir vos locaux. Recherchez un endroit qui réponde à tous vos besoins en termes de capacité, d’accessibilité et, bien entendu, de concept. Si vous disposez de locaux physiques pour votre entreprise, posez-vous la question de savoir si ces locaux sont adaptés à votre événement. Si tel est le cas, cela vous permettra d’économiser les frais de location de salle. Les échanges avec les propriétaires de salles ont tendance à porter sur des considérations techniques. Ce qui importe, c’est que vous vous rendiez sur place afin de vous assurer que l’allure et l’ambiance de l’endroit corresponde bien à vos aspirations pour votre marque, explique Mark, de chez Amplify. Il conseille de prospecter sur place en compagnie de quelqu’un qui comprend les exigences de l’événement en termes d’audiovisuel ou de dresser une liste de vos exigences avant de vous rendre dans les différents locaux possibles et, sur place, de poser autant de questions que possible, afin de jauger ce qu’il est possible ou non de faire dans un endroit. Vous devez poser des questions au sujet de la disponibilité, des limites de production, des licences de débit de boissons et du recours à des prestataires pour la nourriture et les boissons, énumère Mark.

Après l’événement

Vous avez terminé de nettoyer et de ranger après votre événement? Votre lancement est loin d’être terminé. Pensez à la manière dont vous souhaitez garder contact avec vos invités après l’événement, ce qui vous donnera l’occasion de les remercier de leur venue, voire de leur faire parvenir une offre de remise exclusive sur votre produit. Une manière simple d’assurer un suivi est de recueillir les adresses électroniques de tous vos invités au moment où ils confirment leur présence. Cela vous permet de les joindre en envoyant un mail général après l’événement, suggère Mark.

Vous l’aurez compris, il ne suffit pas de réserver la salle la plus prestigieuse ou d’inviter des célébrités pour organiser un événement de lancement mémorable. Appliquez-vous à connaître votre public et prêtez attention aux détails. Ces détails feront la différence après l’événement, dans les clichés Instagram nostalgiques de vos invités…