5 conseils pour un bon contact avec vos premiers clients

Vous venez de créer votre entreprise ? Voici des conseils pour vous aider à bien démarrer la relation avec vos premiers clients.

Vous n’avez encore jamais traité directement avec des clients et vous n’avez peut-être pas l’aisance naturelle de Don Draper. Par où commencer ? La relation avec les clients n’est pas si différente des autres relations professionnelles. Au final, les deux parties ont des objectifs et vous avez seulement besoin de préparer la meilleure façon de remplir ces objectifs. Voici cinq conseils pour vous aider à y parvenir.

1. Utilisez un contrat

Cela peut sembler un peu procédurier, mais mettre en place un contrat est une excellente façon d’établir une relation et de vous donner une tranquillité d’esprit supplémentaire. Inutile de faire long ou compliqué, et vous n’avez probablement pas besoin d’un avocat. Beaucoup d’indépendants optent pour un style de contrat informel, comme une lettre d’accord, qui définit qui a accepté de faire quoi et quand.

L’énoncé de travail est un autre type de contrat très utilisé par les professionnels du design et les créatifs. Ce type de document établit un peu plus dans les détails la façon dont vous traitez les modifications, les paiements et les droits de propriété intellectuelle.

Préparez ces documents à l’avance autant que vous le pouvez, en créant une version standard que vous pouvez modifier et ajuster en vue des nouveaux travaux qui se présentent. Si vous avez créé une image de marque, par exemple pour vos Cartes de Visite ou votre Papier à En-tête, vous pouvez créer un document en cohérence avec cette image, pour avoir l’air encore plus pro.

2. Tenez-les au courant

Tenez votre client au courant en communiquant régulièrement. Inutile de lui envoyer un message tous les jours (à moins qu’il ne l’ait spécifiquement demandé), mais c’est une bonne idée de l’ informer de manière proactive chaque semaine de :

• Ce que vous faites
• Ce que vous comptez faire ensuite
• Ce dont vous allez avoir besoin de leur part, qu’il s’agisse de corrections ou de ressources

Ce genre de pratique est appréciée pour plusieurs raisons. La première est que cela évite à votre client de vous contacter lui-même et que cela permet d’avancer plus vite. L’autre raison est que cela incite le client à vous faire part de tout changement ou projet qui pourrait affecter votre travail. Cela peut aussi l’inciter à penser à vous pour d’autres projets, car il vous aura en tête.

Si vous avez besoin de quelque chose de la part de votre client ou si vous attendez une réponse, relancez-le gentiment ou appelez-le. S’il ne sait plus où donner de la tête, cela peut beaucoup l’aider. Ne le harcelez pas non plus, bien sûr, mais un peu c’est bien.

3. Planifiez les délais de paiement

L’un des domaines où le travail indépendant diffère considérablement du travail salarié est la fréquence à laquelle vous êtes payé. Après avoir envoyé une facture pour le travail que vous avez effectué, vous devrez attendre que cette dernière soit payée. Or les délais varient d’un client à l’autre.

Pour certaines entreprises, les factures sont généralement payées dans un délai de 30 jours, tandis que pour d’autres, le délai est de 60 jours. Enfin, certaines entreprises n’ont tout simplement pas de politique fixe.

Les conditions de paiement de votre client sont probablement les mêmes pour tous ses fournisseurs, qu’il s’agisse d’entreprises unipersonnelles ou de grandes entreprises. C’est donc une bonne idée de toujours demander à un nouveau client quels sont ses conditions de paiement. Une fois que vous le savez, vous pouvez planifier à l’avance et veiller à ne pas vous retrouver fauché.

4. N’ayez pas peur de parler d’argent

Négocier les prix, envoyer des devis et veiller à être payé équitablement pour le travail que vous faites est une partie fondamentale de l’auto-entrepreneuriat. C’est aussi l’un des aspects les plus décourageants pour les nouveaux indépendants, mais cela devient beaucoup plus facile une fois que vous avez pris quelques décisions clés.

L’une des premières choses à faire est de calculer vos tarifs, que ce soit à l’heure ou à la journée. Comparez votre méthode avec d’autres indépendants de votre domaine si possible, ou consultez des sites comme Upwork ou freelancer.com, qui vous donnent une idée de combien les entreprises sont prêtes à payer pour tel ou tel service. Une fois que vous avez déterminé vos tarifs, vous pouvez les utiliser pour donner un prix à votre travail et négocier avec vos clients.

Il est aussi intéressant d’évaluer les pour et les contre d’une facturation au projet ou au temps et aux matériaux.

• Avec une tarification au projet, vous facturez un montant fixe convenu au départ. C’est un bon moyen pour les clients de s’assurer qu’ils respectent leur budget. Cependant, vous devez accompagner votre tarif d’un énoncé de travail clair pour vous assurer que vous ne serez pas invité à faire des extras qui ne sont pas couverts par votre tarif de départ.
• La tarification au temps et aux matériaux vous permet de suivre le travail que vous avez fait et de facturer le client régulièrement jusqu’à la fin du projet. Ce type de facturation convient aux projets qui évoluent au fur et à mesure, ou aux projets aux délais imprévisibles. Cela implique un peu de préparation supplémentaire afin de bien suivre vos heures, mais cela signifie aussi que vous ne travaillerez pas à perte si le projet est plus volumineux que prévu.

5. Restez en contact une fois le projet terminé

Tout s’est bien passé, le projet est terminé et votre client est content de ce que vous avez fait. Si vous avez fait du bon travail, il voudra peut-être vous embaucher à nouveau. Mais il y a un risque qu’il passe à autre chose, et qu’il ne se souvienne pas de vous, à moins que vous ne fassiez l’effort de rester en contact.

Restez discret et léger, en envoyant un petit message tous les deux ou trois mois. Si vous avez trouvé un article ou un lien pertinent à partager avec lui, vous pouvez en faire l’objet de votre message, et signer en vous rappelant que vous êtes disponible et prêt à travailler.

Vous pouvez aussi rester en contact par voie postale : pourquoi ne pas leur envoyer des Cartes Postales ou des Flyers présentant vos derniers projets ou un échantillon dans un paquet scellé par un Autocollant ?