Cinq astuces pour créer des listes efficaces

De la liste toute bête au très chic tableau de Kanban, nos techniques d’organisation raviront les créatifs qui veulent exploiter pleinement leurs capacités...

1. Établissez vos priorités selon la méthode Ivy Lee

L’expert en gestion du temps James Clear considère la méthode Ivy Lee comme « la routine journalière recommandée par les experts pour atteindre la meilleure productivité ». Pour nous, cette méthode est surtout la technique à 400 000 $. Pourquoi ? Ivy Lee, fondateur de cette méthode, l’a enseignée à un groupe de dirigeants en 1918. Il leur a demandé de lui verser la somme que valait cette méthode selon eux. Trois mois plus tard, Ivy Lee encaissait un chèque de 25 000 $ (l’équivalent de 400 000 $ de nos jours). Voici en quoi consiste cette idée plutôt rentable :

1. Notez les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir demain.
2. Hiérarchisez ces tâches.
3. Travaillez à la première tâche jusqu’à ce que celle-ci soit terminée. Ensuite, passez à la tâche suivante.
4. À la fin de la journée, transférez les tâches inachevées vers la nouvelle liste de tâches du lendemain.
5. Répétez cette procédure d’un jour à l’autre.

James Clear a une théorie sur ce qui rend cette méthode efficace : elle est simple, pousse à prioriser et facilite l’identification de chaque tâche. Et voilà. Vous maîtrisez l’art de la liste.

2. Cédez à la tendance du Bullet Journalling (le Journal à puces)

Le Journal à puces a beaucoup fait parler de lui sur le web lorsqu’il a vu le jour en 2015. C’est l’une des méthodes de productivité les plus impressionnantes que nous ayons rencontrées (et c’est une méthode qui rend très bien sur Instagram). Des millions de personnes s’accordent à dire qu’il s’agit de l’un des systèmes les plus souples et les plus efficaces pour être productif. Elles ne peuvent pas toutes avoir tort, n’est-ce pas ?

Cette méthode ne requiert qu’un stylo, un carnet et (si vous êtes quelqu’un de soigné) une règle. Chaque page comporte un thème et une liste à puces de projets, d’événements, de notes et d’idées. Vous dressez vos listes en fonction de vos priorités, en différenciant les divers éléments à l’aide d’un système de symboles. Vous pouvez ajouter vos propres symboles aux symboles standards prévus par le système, afin de disposer d’un journal sur-mesure.

Le Journal à puces est à la fois un journal et un outil de planification. Vous pouvez aussi bien y noter un événement à venir (un anniversaire, par exemple) qu’enregistrer une date importante (par exemple, votre toute première vente à un client en ligne).

Nous savons ce que vous pensez. Vous allez devoir vous offrir un Carnet de Notes flambant neuf pour créer votre journal à puces. N’est-ce pas ? Heureusement, nous avons tout prévu. Ne cherchez plus : découvrez le petit dernier de notre belle famille de Carnets de Notes.

Créé par Timothy Goodman, ce Carnet de Notes déjanté porte la marque distinctive de l’artiste en lettres argentées : « meetings kill creativity » [la réunion tue la créativité]. Avec 160 pages de papier Munken Kristall, conçu pour être posé à plat, il est aussi pratique qu’esthétique. Mais dépêchez-vous, ce Carnet de Note est en édition limitée !

3. Programmez-vous avec des checklists

Nos vies sont remplies de tâches complexes que nous autres humains faillibles avons du mal à réaliser : configurer l’imprimante, préparer un dîner pour deux, etc. Atal Guwande est chirurgien, profession qui ne laisse aucune place à l’erreur. Il conseille de recourir aux listes de choses à faire pour mener correctement à bien des tâches de routine avec un effort minimum. En rédigeant une marche à suivre détaillée, vous vous assurez que rien n’est oublié ou mal fait, sans vous fatiguer à réfléchir à ce qu’il vous reste à faire.

4. Suivez vos progrès grâce à la méthode Kanban

Derrière un nom intimidant, le tableau de Kanban cache une idée toute simple. Il s’agit de trois catégories : à faire, en cours, terminé. Au départ, toutes les tâches sont réunies dans la colonne « à faire ». Vous déplacez ensuite les tâches dans le tableau à mesure que vous progressez dans votre liste.

D’abord utilisé dans le développement de logiciels, le tableau de Kanban existe en version virtuelle dans des applis comme Trello. Vous pouvez aussi épingler vos tâches sur un vrai tableau ou un mur. Votre tableau peut être aussi simple ou aussi déjanté que vous le souhaitez. Vous aimez les codes couleurs ? Faites-vous plaisir. Vous avez un vieux paquet de post-its un peu kitch dans un tiroir ? C’est le moment de vous en servir !

Comme le fait remarquer Andrew Kunesh sur le site Zapier, « la méthode Kanban est parfaite pour les équipes et pour les personnes qui aiment avoir une vision complète. Grâce à cette méthode, vous aurez toutes vos tâches, dates d’échéance et progressions sous les yeux. Plus rien ne pourra vous empêcher de vous concentrer. »

5. Arrêtez de procrastiner grâce au Principe de Pareto

Également connu sous le nom de loi des 80-20, le Principe de Pareto stipule qu’environ 80 % des résultats proviennent de seulement 20 % des efforts. En d’autres termes, cela signifie que la majeure partie des progrès accomplis proviennent uniquement de quelques actions. Même si vous êtes à votre bureau pendant 8 heures, vous abattez la majorité de votre journée de travail en moins de deux heures.

En s’appuyant sur ce principe, le Harvard Business Review conseille de noter les 6 priorités du jour et de rayer les 5 dernières. Ensuite, concentrez-vous sur la première priorité pendant 90 minutes d’affilée. Si vous vous retrouvé happé par un lolcat, notez à nouveau la tâche sur la liste et concentrez-vous de nouveau.

Une fois que vous aurez rempli votre objectif le plus important, vous pourrez (en théorie, du moins) passer le reste de votre journée à accomplir les tâches qui passent d’habitude à la trappe. Ou tout simplement à regarder des vidéos de chats. C’est vous qui voyez.

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