Comment gérer son temps ? 1001 conseils pour les petites entreprises

Diriger votre entreprise signifie bien souvent endosser de multiples rôles. Essayez ces quelques astuces pour optimiser votre gestion du temps.

Planifiez votre semaine

Programmer à l’avance le déroulement de votre semaine est essentiel pour bien gérer votre temps, que soyez à la tête d’une entreprise individuelle, un indépendant travaillant à domicile ou un entrepreneur en train de lancer sa start-up. Établir un emploi du temps sur la semaine vous permettra de prévoir et de structurer l’organisation de votre temps afin de déterminer quelles sont les tâches prioritaires.

Les missions urgentes et les délais doivent vous servir de base pour la distribution des tâches tout au long de votre semaine. Par exemple, si vous avez un livrable à fournir le mardi, réservez les journées qui le précèdent à la production, et programmez les tâches non urgentes mais importantes comme l’administratif ou la comptabilité le vendredi. Par ailleurs, soyez prêt(e) à réorganiser votre emploi du temps si les priorités changent soudainement. Envisagez-le comme un « plan A » ou un travail en cours plutôt que comme quelque chose de définitif.  

1. Regroupez les tâches par projet ou type

Il peut également être utile de regrouper des tâches similaires ou liées entre elles sur une seule journée, pour ne pas vous éparpiller et améliorer votre productivité.

Par exemple, vous pouvez consacrer une journée entière aux tâches de marketing (réseaux sociaux, rédaction de votre newsletter, etc.) qui ont un lien entre elles, et ainsi mettre votre créativité au service de diverses activités.

Cette approche s’applique également à des tâches pratiques et méthodiques. Vous pouvez consacrer tout un après-midi à éditer des factures : puisqu’il s’agit d’un travail répétitif, vous gagnerez du temps en les faisant toutes d’un coup.

2. Élaborez un emploi du temps jour par jour

Une structure adaptée est la pierre angulaire d’une semaine bien organisée, et il existe quantité de modèles préexistants disponibles en ligne que vous pouvez télécharger et remplir pour détailler l’organisation de vos journées. Ces modèles sont adaptés aux individus comme aux équipes. Un bon modèle doit consacrer le même espace à chaque jour. Il doit être assez aéré pour permettre d’écrire quelques mots à propos de chaque tâche ou objectif, mais pas trop sous peine de devenir rapidement illisible.

Si vous avez une entreprise individuelle, et n’êtes pas féru d’informatique, vous pouvez utiliser un Carnet de Notes pour suivre le déroulement de votre semaine et garder votre emploi du temps à portée de main à tout moment.

3. Intégrez les périodes de loisir

Prévoir d’être productif/ve tous les jours et toutes les heures n’est pas réaliste : rien de tel pour échouer. Attendez-vous plutôt à être distrait(e), interrompu(e) et confronté(e) à des problèmes et à des opportunités que vous n’aviez pas prévus. Lorsque vous planifiez votre semaine, intégrez du « temps d’interruption », soit une portion de la journée pendant laquelle vous ne prévoyez pas forcément de travailler.

Par exemple, si vos horaires de bureau s’étendent de 9 h à 17 h avec une heure de pause déjeuner, vous pouvez de manière réaliste déduire une heure du total. Ne considérez pas ce temps comme du temps perdu : ce qui peut être vécu comme un ralentissement frustrant sur le coup peut finalement s’avérer être un moment propice à la génération d’idées dans votre esprit.

4. Plongez-vous dans le « deep work »

Le principe du « deep work », ou travail en profondeur, est de vous concentrer de façon consciente sur votre tâche et d’entraîner votre attention à résister aux distractions. Pour y parvenir, vous devez vous réserver un laps de temps pendant lequel vous serez libre de tout engagement et pourrez ainsi vous consacrer pleinement à une seule tâche, comme la mise à jour de vos fichiers de comptabilité ou la rédaction d’une proposition pour un client.

Intégrez du temps de « deep work » à votre emploi du temps hebdomadaire, et concrétisez votre intention en rendant impossible toute distraction ou interruption potentielle pendant ces périodes. Un panneau « Ne pas déranger » ou une réponse automatique aux e-mails peuvent s’avérer pratiques.

Organisez votre journée

À quoi ressemble une journée type quand on est à la tête d’une petite entreprise ? On répond souvent que justement, la journée type n’existe pas : la diversité et les surprises font partie intégrante de la vie des entrepreneurs.

Mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas organiser votre temps. Un programme quotidien est utile même s’il est amené à être modifié, car il vous permet de suivre vos priorités, vos délais et votre progression sur des projets à plus long terme. Comme pour la vision sur la semaine, le secret est de disposer d’un emploi du temps fluide, flexible et capable de s’adapter aux circonstances plutôt qu’un planning complètement rigide.

1. Maîtrisez vos priorités avec une « to-do list »

Incontournable de la gestion du temps, la « to-do list » récapitule ce que vous voulez ou devez faire dans votre journée, par ordre de priorité. Plus une tâche sera urgente ou importante, plus elle sera placée en haut de la liste. Ne rédigez pas une liste trop longue, au risque de vous sentir submergé(e). Certains experts recommandent un maximum de six éléments par jour, tandis que d’autres limitent la liste à trois items.

Pour suivre votre progression au cours de la journée, utilisez une check-list et cochez au fur et à mesure les tâches que vous avez accomplies.

2. Ciblez vos efforts grâce au « time-blocking »

Le « time-blocking » est une technique plébiscitée par de nombreux entrepreneurs qui consiste à diviser votre temps de travail en blocs dédiés à une activité : c’est l’inverse du « multi-tasking », où vous accomplissez, de manière inefficace, plusieurs tâches sur la même période. L’idée est qu’en vous concentrant sur une seule tâche en même temps, vous y consacrez toute votre attention et toute votre énergie et l’effectuez ainsi plus rapidement, et mieux.

Pour appliquer la technique à votre emploi du temps, vous devez anticiper les heures où vous êtes disponible et les consacrer aux éléments présents dans votre « to-do list ». Vous ne ferez pas forcément la chose la plus importante de la journée en premier. Choisissez plutôt de réserver la tâche la plus importante aux moments de la journée où votre productivité est à son maximum. Si vous êtes du matin, accomplissez-la dès le début de la journée ; si vous êtes plutôt de type couche-tard, la fin d’après-midi peut être un moment particulièrement propice.

Si vous avez tendance à somnoler après le déjeuner (ce qui est le cas de la plupart d’entre nous), réservez cette période à des tâches indispensables mais qui représentent peu d’efforts, comme l’administratif ou la gestion des feuilles d’horaires.

3. Séparez les programmes du jour et de la semaine

Il est essentiel de connaître la différence entre un emploi du temps quotidien et hebdomadaire, chacun ayant un rôle bien précis pour votre entreprise. Votre programme quotidien inclura des tâches courantes ou de routine (répondre aux e-mails, passer des appels, assister aux réunions d’équipe quotidiennes, etc.), qui vous prennent du temps pendant la journée et doivent être notées, mais qu’il n’est pas utile d’intégrer au planning hebdomadaire.

Ce dernier vous offre une perspective plus globale sur votre charge de travail et vous permet de redéfinir la priorité de certaines tâches sur la semaine. Les éléments de votre programme quotidien peuvent influencer celui de la semaine, par exemple si vous devez reporter la finalisation d’une tâche au lendemain car elle a pris plus de temps que prévu.

Astuces de productivité

Nous avons tou(te)s vécu des journées où nous regardons notre montre à 16 h en nous demandant où le temps a bien pu passer et en constatant que nous avons à peine effectué les tâches figurant sur notre liste. Pour que cela vous arrive le moins souvent possible, voici comment booster votre productivité au travail.

1. Identifiez les facteurs de distraction

Nous avons tou(te)s tendance à la distraction, et dans un monde où la communication est numérique et où les différents appareils se disputent notre attention, rester concentré(e) est plus difficile que jamais.

Identifiez les éléments qui nuisent le plus souvent à votre concentration. Il peut s’agir de trop nombreux onglets ouverts sur votre navigateur, qui vous font dévier de votre tâche initiale en vous poussant à lire un article de blog ou en rapport avec l’actualité. Ou bien de votre téléphone qui vous distrait en faisant de la lumière ou en vibrant chaque fois que vous recevez un message dans une conversation groupée.

Une fois que vous avez déterminé les éléments qui vous distraient, vous pouvez prendre des mesures pour les éliminer jusqu’à ce que votre tâche soit accomplie. Rangez votre téléphone dans un tiroir, fermez tous les onglets sauf celui dont vous avez besoin pour votre tâche, ou mettez un casque si vous êtes tenté(e) de discuter avec vos collègues de bureau. Au fil du temps, les bonnes habitudes comme celles-ci deviendront des automatismes.

2. Prenez garde à ne pas faire trop de choses en même temps

Si les obstacles à votre productivité sont en grande partie liés à des interruptions, vous risquez de vous éparpiller. Il est courant que les personnes qui lancent leur entreprise soient très demandé(e)s. Être occupé(e), c’est bien, mais il faut garder à l’esprit que vous pouvez atteindre un point où vous vous fatiguez outre mesure sans pour autant obtenir les résultats qui justifient cet état.

Ayez bien conscience de la différence entre être occupé(e) et stressé(e) et être productif/ve. Faites le bilan de ce que vous avez accompli et de la quantité de travail que vous avez fournie, et assurez-vous que les résultats obtenus sont à la hauteur de vos efforts. Décider d’améliorer la qualité de votre travail plutôt que d’en faire encore plus peut vous redonner le contrôle et vous permettre de rester motivé(e).

3. Prenez du temps pour recharger vos batteries

Sur le même thème, il est vrai que la productivité nécessite du repos tout autant que l’effort. Si votre emploi du temps est constitué de quelques heures de travail ponctuées de plusieurs périodes de repos, vous rejoignez les rangs des plus grands de l’Histoire. Charles Darwin, par exemple, avait besoin d’une sieste dans l’après-midi et sortait se promener pendant ses journées de travail.

Si vous travaillez devant un écran, vous devriez faire des pauses de cinq à dix minutes toutes les heures, selon l’agence de la santé et de la sécurité (Health & Safety Executive) du gouvernement du Royaume-Uni. Opter pour de petites pauses fréquentes est la meilleure formule, qui vous permettra de vous sentir de nouveau frais et dispo tout au long de la journée.

Intégrer des périodes de repos à votre emploi du temps professionnel vous donnera la possibilité de prendre du recul sur votre travail, de développer des idées et de permettre à votre cerveau d’établir de nouveaux liens entre des choses que vous avez apprises ou observées. N’ayez pas peur de lever un peu le pied : vous pourriez faire un immense bond en avant pendant une journée où vous considériez ne rien faire de spécial.

Boostez votre efficacité

L’efficacité, n’est-ce pas la même chose que la productivité ? En fait, il s’agit de deux concepts très différents, qui peuvent même parfois être antagonistes. En résumé :

La productivité désigne le volume de travail que vous produisez, et l’efficacité la qualité de ce travail.

Si votre entreprise fabrique des cookies, votre productivité correspond au nombre d’unités que vous pouvez produire en une journée. Votre efficacité, c’est la qualité de leur goût lorsque le client croque dedans, l’énergie requise pour leur préparation et les dépenses nécessaires pour obtenir les délicieux ingrédients qui ont servi à les confectionner.

Il va sans dire que la productivité comme l’efficacité sont indispensables à toute entreprise, et ont un fort impact l’une sur l’autre.

L’idée d’efficacité productive est utilisée dans certaines entreprises : les deux aspects sont mesurés en même temps. Dans ce scénario, les managers mesurent le nombre total de produits générés dans un laps de temps donné, et en retirent les produits inefficaces. Par conséquent, si certains produits sont en dessous d’un certain seuil de qualité, ils ne sont pas comptabilisés.

L’exemple est plus facile à comprendre dans une usine, où une entreprise fabrique des produits physiques qui répondent ou non à des critères objectifs de qualité. Mais il peut s’appliquer à plus petite échelle, y compris aux entreprises qui fournissent des services plutôt que des produits. La clé pour mesurer l’efficacité ainsi définie est de déterminer une norme de qualité à respecter, qu’il s’agisse de la satisfaction client, de la livraison dans le respect des délais ou des avis et évaluations. Si vos unités de travail (projets, produits ou autres) ne sont pas conformes à la norme, elles sont ignorées.

Comment devenir plus efficace ?

L’amélioration de l’efficacité est une mission stratégique, qui nécessite souvent de prendre du recul par rapport à votre travail. Si vous souhaitez faire de l’efficacité votre superpouvoir, il vous faudra observer la manière dont vous fonctionnez et déterminer les éléments à corriger dans vos méthodes, habitudes et comportements pour booster vos résultats.

Un exemple qui s’applique aux entrepreneurs dans tous les aspects de la vie est le sommeil. Dormir 8 ou 9 heures par nuit peut améliorer votre concentration, votre motivation, votre humeur et votre capacité d’apprentissage. Si vous avez une entreprise individuelle, faire passer le sommeil en priorité est une manière d’optimiser votre ressource la plus précieuse : vous-même. Vous pouvez rendre votre cerveau plus efficace en lui permettant de dormir assez : votre travail sera de meilleure qualité, vous serez plus rapide, et vous disposerez de plus de temps pour vos projets personnels.

Du point de vue de la gestion du temps, votre objectif sera de fournir un travail de la plus haute qualité possible dans le temps disponible, et avec un peu de chance, de booster également votre productivité.

Voici quelques méthodes pour augmenter l’efficacité dans une petite entreprise.

1. Évitez le multi-tasking

Résistez autant que possible au besoin de passer d’une tâche à une autre pendant votre journée de travail, même si cela peut sembler nécessaire sur le moment. Se concentrer de nouveau sur une tâche après s’être interrompu(e) prend du temps, alors essayez au maximum de diviser votre travail en blocs structurés. Nouvelle victoire pour le « time-blocking » !

2. Optimisez votre environnement

Adaptez votre espace de travail à votre recherche d’efficacité en minimisant les distractions, le bruit et les interruptions. Organisez votre ou vos poste(s) de travail pour bénéficier d’une posture confortable sur la durée et d’une bonne liberté de mouvement. Disposez physiquement les employés, les outils et le matériel dans l’espace de travail de manière à ce que les tâches puissent être accomplies facilement, sans avoir besoin de déplacer qui ou quoi que ce soit. L’économie de temps et d’efforts : voilà la clé.   

3. N’ayez pas peur de déléguer

Si vous avez une équipe à votre disposition, faites-en bon usage. Ayez conscience de vos forces et de vos faiblesses ainsi que de celles de votre équipe, afin de pouvoir assigner des tâches qui vous prendraient trop de temps à quelqu’un qui pourra les accomplir plus rapidement. Cela s’applique également aux spécialisations et à l’expérience. Si vous disposez dans votre équipe d’un(e) expert(e) en statistiques, c’est à lui ou à elle que vous devriez confier l’analyse de votre site web et non pas au dirigeant, dont le temps sera plus utilement employé à réfléchir à la stratégie de leadership ou au développement créatif. Attribuer la bonne mission à chacun est essentiel pour la productivité des employés.

4. Utilisez les capacités d’automatisation offertes par la technologie

L’automatisation des tâches de routine est l’un des plus grands progrès du XXIe siècle. Cette affirmation est peut-être un peu exagérée, mais il est indéniable qu’utiliser des chatbots pour répondre aux demandes en matière de service client ou permettre à des logiciels de gérer les réservations et les ventes représente un gain de temps précieux pour les humains.

Prêt(e) à préparer votre emploi du temps de la semaine ? Faites-vous plaisir avec un beau Carnet de Notes tout neuf pour tous vos projets créatifs et listes quotidiennes.