7 conseils pour accueillir un nouvel employé comme un pro

Intégrer une nouvelle entreprise, c’est un peu comme la rentrée. On ne sait ni les codes Wi-Fi ni où se trouvent les toilettes. Pour en finir au plus vite avec ce trac des premiers jours, n’hésitez pas donner un coup de main aux nouvelles recrues afin de faciliter autant que possible leur intégration dans votre entreprise.

Qu’est-ce que l’onboarding et pourquoi est-ce une phase cruciale ?

Il est plus important que jamais de vous assurer du bien-être de vos équipes. Des équipes enthousiastes, investies, et dont le travail est reconnu sont en effet plus susceptibles de rester et d’être performantes. Cette démarche peut également vous permettre d’établir un climat de confiance avec votre personnel.

Chaque personne passe par des étapes de sa vie professionnelle qui la marquent plus ou moins. L’accueil du personnel figure, vous l’aurez deviné, parmi les « moments décisifs » de la collaboration.

Accueillir comme il se doit les personnes qui rejoignent votre entreprise, c’est déjà poser les bases d’une collaboration réussie avec des équipes motivées, confiantes et épanouies. Une démarche gagnant-gagnant qui contribue à ce que vos collègues se sentent concerné.e.s par l’organisation, et à développer une culture d’entreprise positive !

Voici nos 7 conseils en matière d’accueil des nouvelles recrues pour une culture d’entreprise positive…

1) Un classeur de référence pour briser la glace

Nul doute, tout nouveau membre de l’équipe aura mille questions. Elles ne se poseront toutefois pas toujours au meilleur moment, d’où l’intérêt d’un classeur comprenant toutes les informations utiles dans le cadre de l’accueil des nouvelles recrues.

Faites-y figurer tout ce qui concerne leur poste et l’entreprise en général, afin de manifester votre souci de les mettre à l’aise.

Quoi mettre dans le super classeur de bienvenue de votre entreprise :

• Un plan des locaux, imprimé sur un flyer, qui met en évidence les lieux importants comme la cuisine, les salles de conférence et les distributeurs automatiques en cas de petit creux.
• Des cartes postales de présentation des équipes dans leur service, accompagnées de brèves descriptions et pourquoi pas de petites anecdotes ? Une aide précieuse pour mémoriser les noms des collègues et engager une conversation.
• Un calendrier ponctué des événements, sorties et réunions d’entreprise (dont l’incontournable happy hour !).
• Un plan des points forts du quartier : théâtres, restaurants, et les meilleurs bars pour les apéros.
• La mission de l’entreprise, imprimée sur le papier à en-tête de la société (découvrez nos conseils pour le design de votre en-tête).
• Une lettre de bienvenue personnalisée.

2) Sortez le grand jeu

Rien ne vaut les cadeaux personnalisés pour souhaiter la bienvenue à vos nouvelles recrues. Prévoyez le stock ! Accueillez-les comme les VIP qu’elles sont en leur offrant une gourde, un agenda, des autocollants et des cartes de visite à l’image de la société, tout ce qui peut leur présenter votre marque.

En plus de faire preuve de générosité et de donner à vos équipes une excuse en béton pour se vanter auprès de leurs amis, les accueillir avec des cadeaux personnalisés est une façon intelligente de leur permettre de se familiariser avec votre culture d’entreprise, de partager ses valeurs et sa philosophie, et de se sentir intégrées dès le premier jour.

Vous êtes une marque axée sur le design ? Montrez-le ! Ajoutez quelques articles (des cartes de notes, par exemple) qui leur indiquent que votre entreprise prend le design au sérieux.

3) Aidez-les à acquérir de nouvelles connaissances

Intégrer une nouvelle entreprise est l’un des moments d’apprentissage les plus importants (et les plus effervescents) qui soient. Pendant les premières semaines, le cerveau de vos nouveaux employés sera sollicité par de nombreuses informations et de nouvelles idées. C’est pourquoi il est essentiel de leur donner les outils nécessaires pour traiter, saisir et trier cette avalanche de nouvelles infos.

Pour ce faire, pensez à utiliser un Carnet de Notes Rigide. Non seulement un carnet d’entreprise est un élément du plus bel effet à rajouter à vos cadeaux personnalisés, mais c’est aussi un outil idéal à offrir à votre nouvel employé pour qu’il puisse prendre note de ce qu’il apprend. Voyez-le comme un outil privilégié réservé à son apprentissage pendant l’onboarding.

Après l’avoir emmené partout avec lui pendant les premières semaines, il pourra observer tout le chemin parcouru une fois qu’il sera bien installé. 

4) Faites les présentations

Quand on est « la nouvelle » ou « le nouveau » dans l’entreprise, l’un des aspects les plus intimidants est d’apprendre à connaître ses collègues. Facilitez la tâche à votre nouvelle recrue en procédant à quelques présentations.

Pour cela, vous pouvez demander à la personne de se décrire en quelques lignes, et de vous les envoyer en amont de son premier jour. En accord avec la culture de votre entreprise, demandez-lui de vous transmettre une ou deux anecdotes qu’elle aimerait partager à son propos, ainsi que la raison pour laquelle elle est enthousiaste à l’idée de prendre ses fonctions dans l’entreprise.

Ensuite, avant son arrivée, distribuez des badges nominatifs à tous les membres de votre équipe. Puis, envoyez-leur la présentation de leur nouveau/nouvelle collègue sur le papier à en-tête de l’entreprise.

Le reste du personnel saura ainsi qu’il s’apprête à accueillir une nouvelle recrue et la petite biographie peut s’avérer pratique pour briser la glace. Elle permet aussi d’éviter les questions gênantes comme « Excuse-moi, c’est quoi ton nom déjà ? ».
À la place des badges, pourquoi ne pas dessiner un plan de vos bureaux sur un flyer ou sur un papier à en-tête à destination du nouveau personnel ? Pour chaque bureau dessiné, ajoutez le nom de la personne et son titre de poste, ainsi que des informations pratiques comme « s’adresser à Vincent pour tous besoins en papeterie » ou encore « Christine du 3^e maîtrise Excel comme personne ».

5) Affichez vos mots de passe

Accrochez des flyers dans vos locaux, dans des lieux stratégiques, pour éviter toute confusion au sujet des mots de passe ou des codes d’accès. Votre nouvelle recrue ne transportera peut-être pas son classeur partout. Petit récap des informations utiles à afficher : mots de passe Wi-Fi, identifiants des salles de conférence, codes d’accès aux toilettes et instructions pour l’utilisation de l’imprimante.

Petit plus : affichez votre manifeste de marque en grand et en gras dans les espaces communs également, afin de réaffirmer les valeurs de votre entreprise.

6) Passez le relais à des mentors

Quel que soit l’âge ou l’expérience professionnelle, le mentorat est toujours une technique enrichissante. En formant un binôme nouvelle recrue – membre de l’équipe plus expérimenté.e, vous facilitez une intégration plus en douceur au sein de l’entreprise. L’accueil de la personne dure plus que sa première journée. Les mentors peuvent répondre aux questions à mesure que les personnes s’adaptent au cours des premiers mois, et les présenter à d’autres collègues.

Ce type de relation est particulièrement utile lorsque les personnes ont récemment emménagé dans la région et qu’elles sont encore en train de tisser des amitiés. Les mentors peuvent aussi les inviter à des soirées, proposer des visites et sorties sympa dans le coin ou même conseiller des ressources pour l’ameublement de leur nouveau logement.

7) Demandez-leur comment elles se sentent

Vous souhaitez savoir si vos nouvelles recrues s’adaptent bien ? C’est tout simple. Il suffit de leur demander ! Les enquêtes d’intégration sont très utiles pour savoir comment vos employés se sentent vraiment, car elles permettent d’éviter que les opinions honnêtes ne soient obscurcies par l’instinct de politesse ou de positivité vis-à-vis d’un nouveau manager. 

Utilisez les enquêtes d’intégration pour prendre des nouvelles de vos nouveaux employés et savoir comment ils ont vécu leurs premiers jours au sein de l’entreprise et ce qu’ils ont pensé du processus d’embauche (ce qui inclue l’offre d’emploi, les entretiens et le processus de candidature). Vous pouvez ensuite utiliser leurs commentaires pour améliorer votre phase d’onboarding. 

En suivant ces étapes simples, vos nouveaux employés se sentiront les bienvenus dans votre entreprise. Ils comprendront plus rapidement votre culture et sauront aussi… où se trouvent les toilettes ! Phase d’onboarding réussie.