Cómo organizar un evento de presentación

Ya has perfeccionado tus productos, pulido los valores de tu marca, montado tu tienda y te sientes preparado para abrir al público. ¿Pero cómo va a saber el público que existes? Un evento de presentación bien organizado es una oportunidad de marketing de lo más efectiva ya que te permitirá transmitir el mensaje de tu marca además de medir el interés de tu público.

En esta época en la que todo es efímero la clave para que se acuerden de ti es tener un plan creativo y conciso. «Impacto, originalidad, sinceridad y talento para las relaciones públicas son los factores más importantes a la hora de lanzar un producto», explica Mark McDermott, administrador senior de cuentas en la agencia de marketing y publicidad Amplify. A continuación te desvelamos los puntos fundamentales para que tu evento sea todo un éxito:

Establece un presupuesto

La directora general de Story Events, Sarah Kay, hace hincapié en que el éxito de una presentación «se basa en las ideas, no solo en el dinero que te gastes, ya que la gente no se dará ni cuenta si lo que sirves es prosecco o champán».

Haz un presupuesto que incluya una lista de todos los gastos que requiere el evento y a partir de ahí empieza a construir tus ideas. «Tienes que tener claras tus limitaciones en cuanto a presupuesto se refiere», confirma Jodie Shepherd de la revista independiente de moda, Noctis. No importa qué producto vayas a presentar, es imprescindible que prepares un presupuesto realista y consideres todos los gastos extra que puedan surgir como el alquiler del local, el catering, el montaje o el entretenimiento.

Mantente en tus trece

Comprometerte a mantener el presupuesto en ocasiones es cuestión de ser creativo con tus opciones e invertir de manera inteligente. "Siempre merece la pena intentar negociar los precios, ya sea con descuentos en el alquiler del local o una asociación con una imprenta local para la impresión del material," afirma Jodie de Noctis, quien consiguió regatear la tarifa del alquiler del club de moda local para la presentación de su revista.

Que se note que conoces a tu público

«Ten siempre presente la opinión de tus clientes y las expectativas de tu público», aconseja McDermott. Amplify colaboró con cinco creativos jóvenes para transformar un viejo almacén abandonado en un centro creativo y una galería para Converse, plasmando así los valores que la marca y su público tienen en común.

¿Con quién quieres que colabore tu marca y qué es lo que más impacto causaría en tu público? Párate a pensar en lo que tu público está acostumbrado a ver, qué es lo que han hecho tus competidores en la industria y cómo podrías ofrecer algo diferente.

¿A quién invito?

«El mayor error que se suele cometer es el de empezar la lista de invitados demasiado tarde», comenta Sarah. «Planifica con antelación y ten preparada tu lista de invitados desde el principio. De este modo, podrás dar forma a tu concepto desde el tipo de asistentes que quieres tener hasta la ejecución del evento».

Ten en cuenta a quién invitas pero también piensa cuántas personas quieres que asistan: «Invita siempre a un 50% más de gente de la que esperas ya que muchos invitados al final no podrán acudir y, de este modo, evitarás gastarte demasiado en comida y bebida».

Si invitas a los medios, recuerda que reciben muchísimas invitaciones. Para destacar sobre los demás, envíales un detalle que les anime a asistir a tu evento. «Para un evento gastronómico, les enviamos a todos los invitados unas invitaciones comestibles. Era un juego de especias que iba acompañada de una receta para cada una de ellas», explica Sarah.

Es hora de darle forma a tu concepto

Existen numerosas opciones a la hora de elegir el tipo de evento para tu presentación: una exposición, una conversación con expertos, una sesión de preguntas con personas de interés relacionadas con la marca, una proyección, una lectura o incluso un webinar interactivo disponible a nivel mundial a través de Internet.

«El concepto que elijas debe ir acorde con tu marca», insiste Mark de Amplify. «No intentes ser algo que no eres. Si por ejemplo eres una marca de bebidas alcohólicas de lujo, quizás un bar hipster no sea lo más adecuado para tu lanzamiento. Hay que tener ojo con las estrategias publicitarias ya que no siempre atraen a consumidores o seguidores a largo plazo».

«El concepto debe respirarse en el ambiente del evento», desvela Sarah. «Si vas a presentar un producto de alta tecnología, querrás que el ambiente y el tipo de evento reflejen la naturaleza del mismo. Por ejemplo, puedes registrar a los invitados de forma digital o puedes servir los aperitivos en bandejas Perspex. Todos los detalles, desde las copas hasta los uniformes de los camareros, deberían reflejar el estilo de tu marca».

Sarah tiene un importante consejo a la hora de diseñar el concepto: "Piensa en tu marca y después pregúntate a ti mismo: si mi marca fuera un local, ¿qué lugar sería? Si fuera un canapé, ¿qué canapé sería?"

Dime dónde celebras tu evento y te diré qué tipo de marca eres

El local que elijas para celebrar tu evento será fundamental y es algo que debes considerar al principio de todo cuando estés desarrollando el concepto de tu evento. Recuerda que debes tener las ideas claras en cuanto a quién es tu público y el tamaño del local. Elige un sitio que se adecúe a tus necesidades: aforo, transporte, estilo, etc. Otra opción es celebrarlo en tus propias oficinas, lo cual te ahorrará unos cuantos euros.

«Las conversaciones que tendrás con los dueños de los locales acabarán siendo de tipo técnico. Es importante que vayas a verlo en persona para confirmar que el ambiente y el estilo del local se adaptan a las expectativas de tu marca», recomienda Mark de Amplify. Su consejo es hacerse acompañar por alguien que entienda qué requisitos audiovisuales necesitarás o al menos hacer una lista con los requisitos antes de ir a verlo. De este modo, podrás comprobar que se cumplan y aclarar todos los detalles antes de decidirse por un local u otro. «Las preguntas que tienes que hacer se refieren a la disponibilidad, límites de producción, licencias y proveedores externos de comida y bebida», apunta Mark.

Aún no hemos terminado: después del evento

El lanzamiento no debería terminar cuando se recogen todos los bártulos del local. Reflexiona acerca del modo en el que quieres mantener el contacto con los invitados después del evento para agradecerles su asistencia y quizás para enviarles un descuento exclusivo para la compra de tu producto. «Una manera sencilla es contar con todas las direcciones de correo electrónico y así enviarles un mensaje una vez finalizado el evento», aconseja Mark.

Sarah insiste en que las redes sociales son clave en el éxito de un evento de cara al público y es la manera perfecta para conectar con tus invitados. La revista Noctis les pidió a sus invitados que siguieran su página de Facebook y se etiquetaran en las fotos del evento, para mejorar su público en las redes.

"La gente suele fijarse en ciertos aspectos en un evento. Si quieres que la prensa se haga eco de tu evento e involucrar al público, piensa en elementos que los asistentes quieran fotografiar y compartir," concluye Sarah.

En conclusión, organizar un evento de presentación inolvidable no consiste solo en celebrarlo en el local de moda o contar con una lista de invitados repleta de VIPs, debes conocer los gustos de tu público y cuidar hasta el último detalle. Con suerte, podrás ver esos pequeños detalles a través del filtro nostálgico que desprenden las fotos de Instagram que hayan sacado tus invitados...

Artículo original de Anastasia Miari

Escrito el:

26 oct 2015

Categorías:

Consejos de Marketing, Mejores Prácticas, Conejos para organizar tu evento , Consejos de Publicidad