Organizar un evento con un presupuesto reducido

Un evento bien organizado es una estrategia estupenda para reforzar el mensaje de tu marca, tanto si lo que quieres es presumir de tu experiencia, como si vas a lanzar un nuevo producto o si simplemente buscas nuevos contactos. Además, no tiene por qué costarte un ojo de la cara.

Lo primero es lo primero

Sea cual sea tu presupuesto, la prioridad es que los asistentes se vayan contentos. Para ello hay que saber qué es lo que les ha traído a tu evento y hacer todo lo posible para que le saquen el mayor partido. Con un presupuesto más ajustado quizá solo puedas hacer realmente bien una sola cosa, pero si has dedicado tiempo a conocer a tu audiencia tendrás más recursos para ofrecerles exactamente lo que quieren.

Además de reservar el espacio, organizar los aperitivos y reunir a los ponentes, también tienes que hacer que corra la voz sobre el evento. Aunque tu presupuesto no te permita hacer grandes cosas puedes maximizar el impacto de las más pequeñas.Si sabes lo que funciona y lo que no, te ahorrarás bastante dinero y podrás planificarlo todo con más eficacia en el futuro.

Sumérgete en el mundo digital

El marketing digital no solo se puede evaluar a cada paso, sino que además es relativamente barato y te ofrece una mayor visibilidad que otros medios más tradicionales.

Nosotros recomendamos las redes sociales como herramienta para llegar a la audiencia,los blogs para ir adquiriendo reputación y liderazgo, y los emails para comunicarse de forma habitual con las personas que vayan confirmando su asistencia.Con servicios como Eventbrite la gente puede encontrar tus eventos y registrarse online incluso desde su móvil mientras tú diriges todo el proceso.

El gran día

Dependiendo de la naturaleza de tu empresa y de tu presupuesto, puede que necesites la ayuda de familiares, amigos y voluntarios el día del evento. También puedes recurrir a estudiantes que busquen una experiencia laboral interesante. Intenta negociar el mejor trato para el local y plantéate buscar un patrocinador para ampliar tu presupuesto.

Haz tú mismo todo lo que puedas en lugar de pagar a proveedores para que te lo hagan, pero piensa si te merece la pena el tiempo que vas a tener que dedicarle.Recuerda que es mejor hacer pocas cosas bien hechas que muchas a medio hacer, así que concéntrate en lo esencial (las instalaciones básicas, la tecnología necesaria…)y en los motivos para asistir a tu evento que ya has identificado antes.Quizá te veas tentado de recortar demasiado si trabajas con poco presupuesto, pero a la larga puede ser perjudicial para tu economía.

¿Qué pasa después?

Hay montones de formas económicas y eficaces de mantener el contacto con los asistentes, algo esencial para ganarse su fidelidad. Puedes animarlos a compartir fotos y momentos importantes a través de un hashtag del evento o escribir sobre los aspectos más positivos del encuentro en tu blog. Un email de agradecimiento por su asistencia es una buena idea para mantener el contacto, y una encuesta después del evento demostrará a los asistentes que te interesa aprender de su experiencia. Aprovecha los comentarios de los asistentes para preparar la edición del año siguiente, ¡ya tienes tus propios seguidores!

Eventbrite es una empresa online de venta de entradas que facilita la organización de eventos de cualquier tamaño y presupuesto.

Escrito el:

12 ago 2014

Categorías:

Contactos