5 consejos para mejorar la productividad con un cuaderno de planificación

Cada vez recurrimos más al papel para ordenar nuestra vida profesional. En este artículo aprenderás a convertir tu cuaderno en una herramienta productiva.

Nunca nos cansaremos de repetirlo: aprender a ser más productivo es una de las mejores maneras de invertir tu tiempo, sea cual sea tu profesión.

Hay mucha información al respecto, desde las técnicas de gestión del tiempo como el método Pomodoro hasta trucos de psicología como el «habit-stacking» (o agrupación de hábitos) y el temptation-bundling (agrupación de tentaciones). ¿Y si con solo papel y boli pudieras revolucionar tu productividad personal?

Te presentamos la tendencia de la productividad analógica

Hay un movimiento emergente que propone dejar de lado las aplicaciones y las soluciones de productividad digital para pasarse al papel y el boli. Sobran los motivos por los que incorporar el clásico cuaderno a tu ritmo de vida actual: desde el mero disfrute que aporta escribir en lujosos cuadernos con un buen material de oficina como el simple placer de escribir a mano. 

Nuestras vidas están cada vez están más unidas a la tecnología, por lo que recurrir a lo analógico responde a esa necesidad de desconectar. Y en ese sentido, trabajar con un sistema de productividad en papel supone una forma ordenada de llevar a cabo una desintoxicación digital sin riesgos para la salud. Piénsalo. El papel no tiene luz azul, por lo que puedes actualizarlo sin miedo a que interrumpa tus hábitos de sueño. Y, además, te permite concentrarte por ciertos periodos de tiempo sin interrupciones, tales como las notificaciones o la tentación de jugar a los videojuegos del móvil.

¿Papel o digital? Ventajas e inconvenientes

Un estilo de vida que priorice el papel tiene un atractivo indiscutible. Pero la pregunta es: ¿encaja de verdad contigo? Para ayudarte a decidir, a continuación enumeramos diferentes formas en las que el papel se diferencia de las soluciones digitales en lo que respecta a ser productivos.

• Espacio y capacidad
  Un organizador de productividad digital, como las listas de tareas o el tablero Kanban, no tiene limitaciones de espacio. Puedes añadir tantas tareas o secciones como quieras, sin tener que comprar uno nuevo.
  Sin embargo, aunque un cuaderno tenga muchas páginas, te exige elegir un formato que cuente con el espacio que necesitas o bien, disponer de varios cuadernos. Para los amantes del material de oficina o los coleccionistas, esto puede suponer toda una ventaja. (¿Te hemos contado que tienes 6 opciones de color para elegir tu hardcover Notebooks de MOO?)
• Eliminar errores
  Si cometes un error en el móvil, el ordenador o cualquier otro dispositivo, es fácil recurrir a la tecla de retroceso y escribir de nuevo. Lo bueno de esto es que nadie tiene por qué saber que no lo has hecho bien a la primera, ni siquiera cuando vuelves a leerlo.
  En lo que respecta al papel, hay varias formas de deshacer lo que has escrito. Un buen ejemplo son los lápices (ya que la tinta se puede borrar), los bolígrafos «borrables» o bien recurrir al clásico borrón. No obstante, todo esto suele dejar una marca que indica que has hecho cambios. No dejes que esto te frene, solo significa que tienes que sentirte más cómodo con un enfoque más consciente a la hora de tomar notas; o bien, aceptar las imperfecciones cuando surgen.
• Originalidad
  Cuando se trata de información digital, es posible hacer una copia de seguridad, replicarla o almacenarla en la nube para que sea posible acceder a ella desde varios dispositivos. Sin embargo, tu cuaderno de planificación es único, solo existe una copia, lo cual lo convierte en una posesión muy preciada. Además, los accidentes ocurren, por lo que si prefieres papel, es buena idea adoptar el hábito de fotografiar las páginas a menudo, para que tengas una copia de seguridad digital de tu información.
• Personalidad
  Tu cuaderno para planificar refleja tu propio universo, y puede ser tan creativo como quieras gracias a la personalización. En ese sentido, hay muchas maneras de expresarte, desde la disposición de páginas que utilices hasta el color de la tinta, pasando por los garabatos que hagas en los márgenes. También es importante el tipo de cuaderno que elijas, la clase de papel que prefieras, y si te gusta más una disposición lisa o por puntos.
  Aunque una aplicación puede ofrecerte diferentes opciones de personalización o calendarios, nunca será tan personal como algo que hayas escrito de tu puño y letra.
• Disponibilidad
  Tener un cuaderno en el que escribas a mano representa un recordatorio físico de tus horarios y tu compromiso con ser la organizado organización y la productivoproductividad. Lo tienes siempre a mano en tu escritorio o en el bolso, a diferencia de una aplicación o software, que depende del teléfono. También es fácil ver una perspectiva general de lo que es más importante y pasar páginas para saber lo lejos que has llegado desde que empezaste; lo cual viene fenomenal para motivarse.
  

5 consejos para planificar tu vida en papel

1. Combina analógico y digital

Hemos profundizado en las diferencias entre los planificadores de papel y las herramientas online o digitales. Pero ¿por qué elegir? ¿Por qué no quedarnos con lo mejor de ambos mundos y combinar las herramientas digitales y de papel para que se adapten a ti?
Por ejemplo, puedes ponerte una alarma diaria en tu teléfono como recordatorio para actualizar el cuaderno. Solo tienes que configurarlo como un evento recurrente en el calendario. También puedes optar por una lista de tareas digital e ir combinándola con tu cuaderno. Esta solución es ideal si sueles tener tareas que impliquen elementos digitales, como enlaces a la aplicación de mapas para obtener indicaciones para llegar a un evento, o una lista de deseos de Amazon al planificar un cumpleaños.

Consejo: escribe un símbolo especial en tu planificador en papel junto a estas tareas para saber que también las has añadido a tu aplicación, y así poder cotejarlas.

2. Las viñetas (o «Bullet points) son tus amigas

El atractivo de un cuaderno se hace evidente cuando te adentras en el mundo online del «bullet journal» (#bujo). Los seguidores de esta tendencia, desarrollada por Ryder Carroll, llenan sus blogs y feeds de Instagram con páginas inspiradoras procedentes de sus cuadernos, además de utilizar material de oficina y herramientas para crear planificadores que sean funcionales y creativos.

Ya hemos analizado la tendencia del «bullet journal» anteriormente, pero hoy vamos a centrarnos en la productividad que ofrece. 

Anatomía del «Bullet journal»

Un «bullet journal» empieza con una página de índice, es decir, un lugar donde se enumeran los contenidos de tu cuaderno. Después, hay una serie de registros o listas. Generalmente se basan en periodos de tiempo, como meses, semanas o días, aunque puedes tener registros personalizados para tareas específicas o eventos como la organización de una boda o una pequeña investigación que gire sobre tu próximo destino de vacaciones.

El idioma del «bullet journal» consiste en un registro rápido o «rapid logging». Se trata de una forma de apuntar las cosas que resulta concisa, y como sugiere su nombre, es bastante rápida. A diferencia de escribir las palabras con todas sus letras, condensa la información en el menor tiempo posible, para que dispongas de más tiempo en tu día a día para sacar tus tareas adelante. Según la web de Bullet Journal, el registro rápido tiene 4 componentes:

1. a) Tema
   Títulos cortos e informativos para tus páginas, como «Lista de las vacaciones» o «Enero». De esta forma, simplificamos para mantener la información organizada y se agrupan tus tareas en una sola página.
2. b) Números de páginas
   Son importantes porque son una referencia de las páginas de tu «bullet journal» que se incluye en el índice inicial del cuaderno; de esta forma puedes encontrar lo que necesitas de un vistazo, lo cual también te ahorra tiempo. 
3. c) Frases cortas
   A diferencia de un cuaderno o diario normal, el objetivo de un «BuJo» es ahorrar tiempo, por lo que las frases deben ser cortas y concisas. En vez de escribir «Tengo que llevar a mi perro al veterinario», escribiríamos «veterinario perro»
4. D) Viñetas o “bullets”
   Son la clave del sistema «bullet journal». Esta serie de viñetas o «bullets» te ayudarán a planificar tu tiempo y registrar tu progreso.

• Los puntos (.) indican una tarea
• Los guiones (-) son notas
• Los círculos (o) son tareas abiertas
• Las cruces (x) son tareas completadas
• Las estrellas (*) son tareas prioritarias

Al final del día, semana o mes, puedes elegir migrar las tareas que están abiertas a la siguiente página del cuaderno o desecharlas al escribir una línea entre ellas. De esa forma, dejas un registro de cómo has priorizado tus tareas, lo cual puede ayudarte a mejorar tu planificación en el futuro.

3. Prueba un estilo nuevo a la hora de tomar notas

No hay duda de que el «bullet journal» es el diario de productividad del siglo XXI. Pero no es la única forma de tomar notas que existe. Hay otras opciones como Strikethru. Este sistema es muy interesante porque comparte algunas características con el tablero Kanban, una lista digital centrada en mover tareas de un lugar a otro.
Con Strikethru, el cuaderno se divide en tres partes:

• «Live list» o lista viva
  La lista de tareas actual, que está en la parte inicial de tu cuaderno Cada día, rellena una página nueva con una lista de tareas, que podrás tachar (de ahí el nombre) cuando estén completadas.
• «Vault» o bóveda
  La sección central de tu cuaderno es donde se incluyen los objetivos a largo plazo o aquellas ideas que pueden moverse a la lista en tiempo real cuando estés listo para llevarlas a cabo.
• «Dump» o vaciado
  La tercera parte del cuaderno se reserva para notas rápidas, ideas que haya que anotar sobre la marcha, números de teléfono, garabatos y lo que quieras. Si utilizas uno de nuestros Hardcover notebooks de Moo, las páginas de color centrales son perfectas para ubicar esta sección.

También puedes incluir un apartado de calendario en la parte inicial o final de tu cuaderno Strikethru para ayudarte a hacer seguimiento de los eventos más importantes, aniversarios y fechas de entrega. Y, por supuesto, no hay reglas que digan que tengas que quedarte con un solo sistema. ¿Por qué no combinar elementos del «bullet journal» y de «Strikethru» para dar con un método que encaje contigo? Es tu cuaderno, después de todo.

4. Dedica tiempo a planificar tu cuaderno

Uno de los mayores retos a los que se enfrenta la gente en lo que a cuadernos o planificadores se refiere, llega cuando es momento de usarlos. 

Los cuadernos que se empiezan con entusiasmo pueden acabar cogiendo con polvo en la estantería, a menos que llegues a desarrollar un hábito y lo mantengas. Usarlo de forma regular maximiza las ventajas del proceso, a medida que desarrollas un registro de tu actividad con el tiempo. 

La rutina equivale a hábitos

Al adoptar una rutina para escribir en el diario te asegurás aseguras de mantener el hábito de escribir. Decide cada día cuándo puedes emplear 10 minutos para sentarte con tu planificador. Puede ser lo primero que hagas por la mañana mientras te bebes el café, o lo último que hagas por la noche cuando estés concluyendo el día y pensando en lo que te propones hacer mañana. 

Para que todo salga fenomenal, elige el momento de la jornada en el que generalmente estás más alerta y motivado, y asegúrate de que tienes tiempo sin interrupciones para hacerlo. 

5. Deja fluir la creatividad con el formato

No hay que ser un genio de las manualidades para transformar de forma física el cuaderno y ampliar sus poderes de productividad. Te contamos algunas técnicas que puedes aplicar con materiales de oficina.

• «Dutch door»
  Una forma inteligente de mirar dos páginas a la vez. Las modificaciones de la «dutch door» implican cortar o doblar algunas de las páginas para poder ver que las hojas que hay entre medias.
  Hay quien prefiere hacer un pliego estilo «dutch door» que permita pasar las páginas diarias al tiempo que el pliego semanal o mensual permanece visible en la parte superior. Otros lo hacen de forma vertical, cortando o doblando una página más por la mitad desde el centro de forma que forme un encarte dentro de un pliego semanal o diario.
• Bolsillo
  Adjunta un trozo de cartón en los tres lados de la parte interior del diario con pegamento o washi tape, y tendrás un bolsillo. Viene genial para guardar tarjetas de visita, sellos, cupones o lo que quieras. Por cierto, nuestros notebooks de MOO incluyen bolsillos que puedes pegar, así te ahorras las manualidades. 

Marcapáginas
Ahorra algo de tiempo al encontrar fácilmente la página que buscas con un marcapáginas. Puedes aprovechar el lazo que incorporan nuestros cuadernos o pegar uno con celo a el lomo del libro o a la portada interior.

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