Cómo redactar tu manual de tono de voz

Con un manual de útiles y detalladas pautas cualquiera puede crear contenido apropiado para tu marca. Descubre cómo crear el decálogo de tu tono de voz.

¿Qué es un manual de tono de voz y por qué lo necesitas?

En pocas palabras, un manual de tono de voz es una herramienta para garantizar que en cada comunicación escrita que se redacte, ya sea interna o para clientes, tu marca siempre sonará genuinamente legítima. Tu manual debe proporcionar confianza a tus empleados, independientemente de cuál sea su trabajo o sobre qué escriben, y mantener la voz de tu marca consistente en todos los canales y puntos de contacto.

Puede ser un documento de Word, wiki, PDF o incluso una presentación de PowerPoint, lo que mejor se adapte a tu empresa.

Un manual de tono de voz debe facilitar la comunicación de tu marca respetando su voz. Podría servir para ayudar a un nuevo redactor creativo a familiarizarse con las descripciones de tus productos, o como referencia práctica para aquellos miembros de tu equipo con más experiencia que se enfrentan a un nuevo canal de comunicación o contenido difícil de escribir.

Sea cual sea su uso, uno de los grandes beneficios de tener un manual establecido es que consigue que el tono de voz deje de ser la responsabilidad de un grupo o persona en particular, convirtiéndolo en algo que es propiedad de toda la empresa y accesible a todos.

¿Qué debe incluir tu manual de tono de voz?

Un manual de tono de voz debe conseguir dos cosas:

1. Presentar tu tono de voz y valores tonales, explicando que representan y cómo respaldan la misión de tu marca y de tu empresa.
2. Ofrecer apoyo práctico y detallado a aquellos que crean contenido para diferentes canales. Esta parte constituirá la mayoría de tu manual, y es algo que tu equipo consultará de forma regular.

¿No estás seguro por dónde empezar? Aprende cómo organizar tu manual.

Haz una lista de todos tus canales de comunicación

Estos serán los títulos de los capítulos de tu manual de tono de voz. Incluye los principales y con mayor tráfico, como sitios web, marketing vía email, mensajes publicitarios y canales de redes sociales.

Tómate tiempo para pensar en los elementos más fáciles de olvidar, como mensajes de error del sitio web, notificaciones automáticas por email, guiones del centro de atención y notas a pie de página. Tu objetivo es cubrir cada parte del itinerario de tus usuarios, ya sean clientes, medios de comunicación y periodistas o empleados potenciales. Un breve email a todos tus empleados puede ayudarte a elaborar una lista de canales y puntos de contacto a cubrir, y descubrir también algunos que tal vez hayas pasado por alto.

Destaca los valores tonales que se adaptan a cada canal

Los valores tonales son un gran componente de la preparación de tu manual de tono de voz. Definir tus valores tonales es una tarea aparte que es mejor hacer en equipo o en un taller para sintetizar tu marca, tus valores y tu enfoque comercial en una serie de herramientas tonales viables. Hemos elaborado una guía al respecto aquí mismo.

Cuando se trata de añadir valores tonales a tu manual, la clave está en que no todos los valores encajarán en cada mensaje. Por un lado, es bastante complicado intentar incluirlo todo, y probablemente acabes saturando tu mensaje con un lenguaje tonal lejos de lo ideal.

Otra razón para no utilizar todos tus valores tonales a la vez es que no todos los valores son apropiados para cada mensaje. Aunque “inspirador” podría ser un valor fantástico para tus comunicados de prensa, no funcionaría igual de bien en una notificación acerca de los plazos de entrega.

Para cada uno de tus canales, o capítulos, sugiere qué valores tonales deberían ser los principales y cuáles tendrán un papel más secundario y de apoyo. No se trata de establecer reglas, al fin y al cabo, la decisión dependerá de quien esté creando contenido. Pero las recomendaciones pueden ser realmente útiles y ahorrar tiempo a la hora de dar las instrucciones para crear y aprobar el contenido.

Escribe ejemplos de prácticas recomendadas

Cuando se trata del tono de voz, los ejemplos escritos valen su peso en oro. Permiten ver el tono de voz en acción y apreciar cómo funciona en el contexto del contenido real. Intenta recopilar algunos ejemplos de prácticas recomendadas para cada uno de tus capítulos. Para cada ejemplo, escribe un breve párrafo sobre por qué funciona y cómo se ajusta a tu estrategia de tono de voz.

También puedes incluir algunos ejemplos ficticios de “peores prácticas” para demostrar como no debe ser el tono de voz. Cuando los redactes, piensa en tus valores tonales y escribe de una manera totalmente opuesta a como normalmente lo harías.

Cuando estés buscando ejemplos, enviar un email a todos en tu empresa podría ahorrarte algo de trabajo y aportar alguna que otra gran idea. Otra opción es realizar un taller donde los jefes de departamentos aporten ejemplos de sus equipos. Así conseguirás también aceptación y apoyo adicional acerca de la valía del tono de voz.

Compartir tu manual de tono de voz

Una vez completado tu manual, es hora de compartirlo con el resto de tu empresa. Hay muchas maneras de hacerlo, pero la mejor opción dependerá del tamaño de tu empresa y de los recursos que tengas a tu alcance.

Publicar tu manual

Esto es algo esencial. Publica tu manual donde todos puedan acceder a él, por ejemplo, la intranet de tu empresa o una plataforma compartida en la nube. Después, dale algo de difusión. Puedes incluir un enlace al manual en el boletín de tu empresa, enviar un email de grupo o incluso dejar copias impresas en papel en los espacios comunes de tu oficina.

Haz que sea un elemento esencial del proceso de incorporación

Introduce el tono de voz durante el proceso de incorporación de cada nuevo empleado, añadiendo el manual, o un resumen del mismo, al kit de incorporación de tus empleados.

Organiza un taller

Organiza un taller de media jornada para presentar el manual a los miembros de tu equipo. Durante la sesión, podrán ponerlo en práctica con algunos ejercicios de redacción y hacer preguntas sobre cómo funciona el tono de voz, o cómo usarlo en una situación específica.

Elige un delegado para el tono de voz

Un manual de tono de voz te garantizará que todos formen parte del tono, lo cual es una ventaja. Pero, por lo general, siempre habrá alguien que lo domina mejor que la mayoría, si estás leyendo, tal vez seas tú. Esa persona puede convertirse en el experto de tono de voz de la empresa. Incluye su nombre e información de contacto en el manual de tono de voz para que pueda responder a cualquier pregunta y recibir comentarios.

Mantener tu manual útil y al día

Aunque tu manual está escrito, no tiene que mantenerse igual para siempre. De hecho, para seguir siendo útil, deberá actualizarse y ser revisado periódicamente para cerciorarte de que tu equipo saca el mejor provecho. Aquí tienes algunas señales de que tu manual podría necesitar una actualización:

Los ejemplos se están quedando anticuados

Ejemplos sobre un producto que se vendió por última vez en 2010 son un claro indicativo de que tu manual se está quedando anticuado, lo que puede disminuir su eficacia y credibilidad.

Los canales más nuevos no están cubiertos

Es posible que tus pautas sobre email sigan vigentes tras un año o dos, pero ¿qué pasa con la última red social o esa nueva función en Twitter o Instagram? Dado el acelerado ritmo de innovación de la tecnología, es posible que tu lista de canales deba actualizarse cada pocos meses, no años.

Tu manual aborda desafíos empresariales en desuso

Además del tipo de lenguaje que utilizas, tu manual refleja dónde te encuentras como empresa y tus prioridades a la hora de crear contenido. Por ejemplo, tal vez tu manual fue escrito en un momento en el que la adquisición de clientes fue el enfoque principal de tu empresa, pero desde entonces has pasado a destacar en el servicio y la retención de clientes.

Si has designado un delegado para el tono de voz, él podrá programar revisiones periódicas para asegurar que el manual de tono de voz está siempre actualizado y al día.

¿Quieres asegurarte de que tu empresa causa una fantástica primera impresión? Echa un vistazo a nuestra guía para el desarrollo de marca.