Consejos de gestión de tiempo para jefes de pequeñas empresas

CEO, director, recursos humanos, recepcionista… tener tu propia empresa implica hacer numerosos trabajos a la vez. Si te parece que a tu día le faltan horas, prueba estos consejos.

Planea la semana de antemano

Planear la semana es imprescindible para gestionar tu tiempo, ya seas una empresa unipersonal, trabajes desde tu oficina en casa o estés creando un startup. Elaborar un calendario semanal te permitirá hacer planes de antemano y distribuir tu tiempo, y podrás priorizar y reorganizar tus tareas.

Los plazos de entrega y los trabajos urgentes deberían determinar cómo organizas las tareas durante la semana. Por ejemplo, si tienes algo importante que entregar el jueves, haz que los días previos sean productivos y deja tareas importantes pero menos urgentes, como tareas administrativas y contables, para el viernes. También debes estar preparado para reorganizar tu calendario si las prioridades cambian de repente. Piensa en ello como si fuera un “Plan A” o un trabajo en marcha, en lugar de algo inflexible.

1. Agrupa las tareas por proyecto o tipo

También puede ser útil realizar tareas similares, o relacionadas, el mismo día, para que no tengas que saltar de una cosa a la otra y puedas ser más productivo con tu tiempo.

Por ejemplo, puedes dedicar un día entero a trabajar en tareas de marketing, como redes sociales o escribir tu Newsletter. Al estar las tareas relacionadas, podrás aplicar tu flujo creativo a varias cosas al mismo tiempo.

Esta perspectiva también funciona con trabajos prácticos y metódicos. Puedes dedicar toda una tarde a hacer facturas, lo que hará que vayas más rápido porque el mismo método aplica a la creación todas ellas.

2. Haz un calendario para el día a día

Una organización adecuada es el pilar de una semana bien planeada, y hay muchas plantillas disponibles online que puedes descargar y rellenar para desglosar los días, lo que puede ayudar tanto a individuales como a equipos enteros. Una buena plantilla debe dar la misma importancia a cada día y disponer de espacio suficiente para escribir una breve descripción de las tareas u objetivos, pero no incluyas demasiado porque podría parecer saturado y poco claro.

Si eres una empresa unipersonal y no eres un fan del software, siempre puedes utilizar un cuaderno para llevar un registro de tu semana y asegurarte de que tienes tu calendario siempre a mano.

3. Cuenta con las distracciones

Planear productividad para cada hora de cada día no es algo realista, así que no te prepares para fracasar. Es mejor que esperes posibles distracciones, interrupciones y oportunidades y desafíos inesperados. Cuando estés planeando tu semana cuenta con “tiempo para interrupciones”, una porción de tiempo en el que no esperas poder llegar a completar tareas.

Con lo cual, aunque tus horas de oficina sean de 9 a 5, con una hora de descanso para comer, sé realista y resta una hora más del total. Pero no pienses en ello como tiempo perdido, en ocasiones la inspiración llega en un momento de frustración.

4. Sumérgete en el trabajo intenso

El trabajo intenso es aquel que haces cuando estás plenamente concentrado en una tarea y no permites que posibles distracciones interrumpan tu concentración. Para conseguirlo. necesitas aprovechar ese tiempo en el que no tienes que competir con otros compromisos y puedes dedicarte por completo a una tarea, como actualizar la contabilidad o redactar una propuesta para un cliente.

Deja tiempo en tu calendario semanal para el trabajo intenso, y mantén tus intenciones aislando las distracciones e interrupciones durante esas horas. Un cartel de “no molestar” y una respuesta automática en tu email pueden ayudarte a conseguirlo.

Organiza el trabajo diario

¿Cómo es un día típico de trabajo para el propietario de una pequeña empresa? La respuesta más habitual es que un día típico no existe, la variedad y a emoción es una de las características de la vida como empresario.

Aun así, esto no significa que no puedas organizar tu tiempo. Un plan diario es muy valioso, incluso si hay que modificarlo, porque te ayudará a llevar un registro de las prioridades, las fechas de entrega y tu progreso en proyectos a largo plazo. Al igual que con tu plan semanal, el truco está en tener un calendario flexible que se pueda cambiar y adaptar a cosas nuevas, en lugar de un horario rígido.

1. Controla tus prioridades con una lista de tareas pendientes

Un clásico de la gestión de tiempo, una lista de tareas pendientes incluye aquello que quieres o necesitas tener hecho en un día y está organizada por prioridades. Las tareas más urgentes e importantes deberían estar a la cabeza, y las menos importantes o que se pueden posponer hacia el final. No hagas esta lista demasiado larga porque te parecerá una pesadilla. Algunos expertos recomiendan no incluir más de 6 tareas y otros no más de 3.

Para hacer un seguimiento de tu progreso diario, utiliza una lista con casillas y márcalas a medida que completas las tareas.

2. Concéntrate en tus esfuerzos con el bloqueo de tiempo

El bloqueo de tiempo es una técnica que muchos jefes de pequeñas empresas encuentran muy útil. Consiste en dividir tu trabajo en secciones de tiempo dedicado a cada tarea, lo contrario de la multifuncionalidad, donde la atención se distribuye de manera eficiente en múltiples trabajos simultáneos. Al concentrarte en un trabajo a la vez puedes dedicarle toda tu atención y energía y acabarlo más rápido y mejor.

Para aplicar el bloqueo de tiempo a tu jornada, deberás organizar las horas que tienes disponibles y asignarlas a los elementos en tu lista de tareas pendientes. No tienes que hacer necesariamente la tarea más importante primero, es preferible asignar el trabajo más importante a esa parte del día en la que sabes que eres más productivo. Si eres mañanero, haz la tarea a primera hora, pero si eres ave nocturna posponla para la tarde.

Si tiendes a sentirte adormecido tras la comida, lo que nos sucede a la mayoría, dedica ese tiempo a tareas que requieren escaso esfuerzo, como el papeleo o las fichas de horas de tus empleados.

3. Separa el calendario diario del semanal

Es importante conocer la diferencia entre el calendario diario y el semanal, porque cada uno tiene una utilidad diferente para tu empresa. Tu calendario diario incluirá tareas rutinarias, como responder emails y llamadas o reuniones con tu equipo entre otras. Las debes tener en cuenta porque llevan su tiempo, pero no es necesario que las incluyas en tu calendario semanal.

Tu calendario semanal te proporciona una visión más amplia de tu carga de trabajo y te permite reorganizar las tareas a lo largo de la semana. Lo que sucede en tu calendario diario puede repercutir en el semanal, por ejemplo, si tienes que cambiar una tarea de un día a otro porque algo te ha llevado más tiempo del previsto inicialmente.

Consejos de productividad

A todos nos ha sucedido llegar a las cuatro de la tarde y pensar que el tiempo ha pasado volando y realmente no hemos conseguido hacer apenas nada. Para que eso te suceda lo mínimo, aquí tienes algunas maneras de incrementar tu productividad.

1. Identifica las distracciones

Todos somos propensos a distraernos, y en esta era moderna, llena de comunicación digital y dispositivos que compiten por ganar nuestra atención, mantener la concentración es más difícil que nunca.

Identifica aquellas cosas que reclaman tu atención con más frecuencia. Podrían ser todas esas interesantes pestañas abiertas en tu pantalla que hacen que te desvíes de tus tareas para leer un blog o consultar las noticias. O podría ser que tu móvil te distrae con sus destellos o vibraciones cada vez que recibes un mensaje en un chat de grupo.

Una vez hayas identificado aquello que reclama tu atención con más frecuencia, podrás tomar cartas en el asunto para eliminarlo y poder acabar tus tareas. Mete tu móvil en un cajón, cierra todas las pestañas excepto aquella que necesitas para trabajar o ponte los auriculares si te tienta unirte a una conversación con tus compañeros de oficina. Con el tiempo, buenas costumbres como estas se convertirán el algo automático.

2. Cuidado con intentar hacer demasiado a la vez

Si lo que decrece tu productividad son las interrupciones y no las distracciones, tal vez estés abarcando demasiado. Los nuevos empresarios que están intentando desarrollar sus empresas a menudo tienen demasiado que hacer en poco tiempo. Estar ocupado es bueno, pero es importante tener en cuenta que puedes llegar a un punto en el que los resultados que has conseguido no se corresponden con tu excesivo esfuerzo.

Intenta identificar la diferencia entre estar estresado y ocupado y ser muy productivo. Analiza lo que has conseguido y lo mucho que has trabajado, y asegúrate de que obtienes los resultados que mereces por tu esfuerzo. Trabajar de manera inteligente en lugar de trabajar más también puede hacerte sentir que tienes la situación bajo control y te ayudará a permanecer motivado.

3. Dedica tiempo a recargar tu energía

De manera similar, es cierto que la productividad se alimenta tanto del descanso como del trabajo duro. Si sueles trabajar durante un par de horas y hacer varios periodos de descanso, estás en el mismo equipo que algunos de los personajes más importantes de la historia. Por ejemplo, Charles Darwin solía hacer una siesta y dar paseos al aire libre a diario.

Según el departamento de salud y seguridad del gobierno del Reino Unido, si trabajas frente a una pantalla, deberías hacer descansos de 5 o 10 minutos cada hora. La mejor manera de descansar es “poco pero a menudo”, y te ayudará a sentirte más despierto.

Los periodos de descanso en tu horario de trabajo te proporcionarán el tiempo y el espacio necesario para analizar tu trabajo, desarrollar ideas y permitirá a tu cerebro conectar tus observaciones o aquello que has aprendido. No temas soltar el acelerador, podrías acabar haciendo grandes progresos en un día en el que pensabas que estabas más bien relajado y consiguiendo poco.

Aumenta tu eficiencia

¿No es eficiencia lo mismo que productividad? De hecho, son muy diferentes, y en ocasiones pueden incluso estar enfrentadas. Para explicarlo de manera simple:

La productividad es la cantidad de trabajo que consigues completar, y la eficiencia es la calidad de ese trabajo.

Si eres una empresa que se dedica a hace galletas, tu productividad sería el número de galletas que haces en un día, y tu eficiencia sería lo deliciosas que están las galletas según tus clientes, el esfuerzo que tuviste que hacer para cocinarlas o cuánto invertiste en los ingredientes para conseguir ese sabroso resultado.

No es necesario mencionar que tanto la productividad como la eficiencia son esenciales para cualquier empresa, y pueden tener un gran impacto la una en la otra.

Algunas empresas utilizan la idea de productividad eficiente, lo que significa que ambas se miden a la vez. En este escenario, los directivos miden el total de productos elaborados en un tiempo determinado restando los productos ineficientes del total. Con lo cual, si un producto no tiene la suficiente calidad, no se cuenta.

Es más fácil de entender en el caso de una fábrica, donde una empresa cuenta con productos físicos que pueden pasar, o no, el control de calidad. Pero se puede aplicar a menor escala también en compañías que ofrecen servicios en lugar de productos. Aquí, la clave para medir la eficiencia es definir un estándar de calidad al que deseas adherirte, ya sea la satisfacción de los clientes, tiempo de entrega o comentarios y evaluaciones. Si tus unidades de trabajo (ya sean productos, proyectos o cualquier otra cosa) no se ajustan a tus estándares serán ignorados.

¿Cómo puedes ser más eficiente?

Mejorar la eficiencia es un trabajo estratégico que a menudo implica ir poco a poco y observar tu trabajo desde una perspectiva externa. Si estás interesado en hacer de la eficiencia tu punto fuerte, deberás echar un vistazo a la manera en la que haces las cosas y observar dónde puedes incorporar mejoras a tus métodos, hábitos y comportamientos para obtener mejores resultados.

Un ejemplo que aplica a todos los empresarios son las horas de sueño. Dormir de 8 a 9 horas cada noche puede mejorar tu concentración, motivación, estado de ánimo y habilidad de aprendizaje. Si eres una empresa unipersonal, dar prioridad a tus horas de sueño es una manera de optimizar tu recurso más valioso, tú mismo. Tu cerebro será más eficiente si le das las horas suficientes de sueño, y la calidad de tu trabajo incrementará. Solo te llevará unas horas más y dispondrás de más tiempo para esos proyectos que te apasionan.

Desde la perspectiva de la gestión de tiempo, tu objetivo será conseguir trabajo de la mejor calidad utilizando el tiempo del que dispones, y con un poco de suerte incrementar tu productividad simultáneamente.

Aquí tienes algunas ideas para incrementar la eficiencia en una empresa pequeña.

1. Evitar la multifuncionalidad

Tal vez creas que es necesario, pero resiste la tendencia de saltar de una tarea a otra durante tu jornada laboral tanto como puedas. Lleva su tiempo centrarse en una tarea, por lo que debes intentar distribuir tu trabajo en bloques organizados tanto como puedas. ¡El bloqueo de tiempo gana de nuevo!

2. Optimizar tu entorno

Asegúrate de que tu espacio de trabajo está organizado eficientemente, minimizando las distracciones, el ruido y las interrupciones. Organiza tu espacio, o espacios, de trabajo de manera cómoda, para fomentar una buena postura y facilitar la libertad de movimiento. Organiza a la gente, las herramientas y los materiales físicamente en tu espacio de trabajo, para facilitar completar las tareas sin tener que reorganizar las cosa o a la gente, y así ahorrarás además tiempo y esfuerzo.

3. Delegar tareas

Si dispones de un equipo, utilízalo racionalmente. Presta atención a tus puntos fuertes y débiles, y a los suyos también. Así podrás asignar tareas que te absorben demasiado tiempo a alguien que las puede realizar con más rapidez. Esto también aplica a la especialización y la experiencia. Si cuentas con un experto en estadística en tu equipo, esta es la persona ideal para encargarse de las analíticas de tu página web, en lugar de dejarlo en manos del director de la empresa, cuyo tiempo puede ser mejor empleado en dirigir la estrategia o el desarrollo creativo. La clave de la productividad de los empleados reside en asignar los trabajos adecuados a la gente adecuada.

4. Utilizar la tecnología para automatizar

Automatizar tareas rutinarias es uno de los grandes logros del siglo XXI. Vale, quizás esto sea un poco exagerado, pero no se puede negar que poder utilizar chatbots para responder a las consultas de los clientes, o poder manejar reservas y ventas mediante software, supone un gran ahorro de tiempo para los humanos.

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