Cómo sacar todo el partido a una conferencia

Olvídate de la emoción y del glamur de las entregas de premios de Hollywood, ¡la época de las conferencias de 2016 está a punto de empezar! Igual que sucede con los Oscar, asistir a una conferencia puede ser una vorágine de reuniones de todo tipo y largos discursos con la que se te olvida hasta comer. Por suerte, somos unos auténticos expertos en el circuito y tenemos todos los consejos que necesitas.

Antes de la conferencia

Por fin has comprado esa entrada tan cara. Probablemente ahora te estés preguntando si la inversión ha merecido la pena. Pues bueno, como dice Peter Buffett, “tu vida es lo que hagas con ella”, así que piensa en ese gasto como lo que es, una inversión, y prepárate para sacarle todo el partido.

Antes de hacer las maletas, asegúrate de que estás relajado, listo, y de que tienes tarjetas de visita con tus datos de contacto actuales. A nadie le interesa tu nick del messenger de cuando estabas en el colegio. Después, párate un momento a reflexionar sobre el auténtico motivo por el que vas a ir a la conferencia y centra tu estrategia para el evento en ese objetivo. Por ejemplo, si quieres conocer a potenciales clientes, sáltate algunos discursos y en su lugar ve a los cócteles. Además, durante las semanas previas al evento, intenta adelantar algo de trabajo para tener tiempo para socializar. ¿De verdad quieres tener la presión de una entrega mientras intentas hacer contactos?

Si la palabra “networking” te pone nervioso, prepara la respuesta para la inevitable pregunta que todo el mundo te hará en algún momento: “¿por qué has venido?”. Practica delante del espejo (en serio) cómo explicar en qué consiste tu empresa de una forma interesante, así tendrás una cosa menos de la que preocuparte cuando llegues.

Si quieres impresionar un poco más, llévate algunas de nuestras Tarjetas de Visita+ con NFC. La gente podrá tocar su móvil con tu tarjeta y tener acceso instantáneo a lo que hayas programado, ya sean tus datos de contacto, una playlist de Spotify o tu página de descarga de Google Play.

Después, toca pensar en cómo vas a acordarte de todo lo que has aprendido en la conferencia. ¿Eres más de papel y boli? ¿Grabas notas de voz y haces fotos? ¿Haces un repaso al final del día o una vez por semana? Decídete sobre estas cuestiones antes de pisar la primera charla o corres el riesgo de olvidarte de un montón de información útil.

Otro truco es descargar Evernote para no perder todos los datos de contacto que consigas. Si haces fotos de las tarjetas de visita y las subes a la aplicación (que guarda los datos a partir de fotos) es menos probable que pierdas los datos de esa persona que podría darle un impulso a tu empresa.

Antes de llegar al evento, asegúrate de revisar la lista de ponentes y los temas en los que se van a centrar. ¿Cuáles encajan con tus objetivos para la conferencia? Céntrate en los que te interesen y anota los datos de sus perfiles en las redes sociales. Después, para sacar el mayor partido a la conferencia, menciónalos en esas redes sociales. Recuerda todos los hashtags importantes del evento y tuitea cosas interesantes con frecuencia. De este modo, mientras la gente sigue la conferencia online verán tu nombre antes que los demás.

Durante la conferencia

Por fin es el momento de poner en práctica tu plan. Después de conocer a alguien interesante, empieza a enviar mensajes de inmediato. Incluye detalles personales sobre vuestra conversación para que se acuerden de ti y para que sepan que no has hecho un copia-y-pega a otras veinte personas. Por ejemplo “¡Hola, Toby! Nos hemos conocido hoy en la charla principal y hemos hablado de Lil Wayne y de estrategias de ventas. Me gustaría estar en contacto para comentar nuestros planes de marketing en 2016. Avísame la próxima vez que vengas a Boston para ir a comer”.

Cada cierto tiempo vas a necesitar tomarte un descanso de la ajetreada agenda de la conferencia. Es el momento perfecto para sentarte a reflexionar sobre las personas a las que has conocido hasta ahora y sobre si pueden o no ayudarte a cumplir los objetivos de tu empresa. Si no, plantéate con quién quieres hablar el próximo día. Recuerda, tienes que sacar el mayor partido a tu inversión.

Al final de cada día, organiza todas las tarjetas de visita que te hayan dado, o si has hecho fotos, puedes ordenarlas digitalmente. No te cortes a la hora de eliminar los contactos que no encajan con lo que necesitas. Por último, envía un email o un mensaje de LinkedIn a todas las personas con las que quieras mantener el contacto.

Después de la conferencia

Para destacar entre los demás asistentes a la conferencia, envía notecards personalizadas a todos tus contactos nuevos. Tenemos un montón de opciones profesionales prediseñadas. Después, crea una tabla o un documento de Word con todos los datos sobre estas personas. Con el paso de los meses es muy fácil olvidarse de las caras, convirtiendo tu esfuerzo para hacer networking en una pérdida de tiempo. Repasa tu lista una vez más al cabo de un par de semanas y elimina cualquier contacto que no sea útil para las necesidades de tu empresa. Después, envía un mensaje a todas las personas con las que quieras mantener el contacto.