Cómo organizar tu cuaderno para trabajar

Con estas ideas y técnicas, convierte tu cuaderno en una colección de páginas para dominar el arte de la organización personal.

Nuestros Hardcover Notebooks son perfectos para lo que necesites, desde un diario personal hasta un cuaderno de bocetos. Pero será en el entorno de trabajo donde puedas aprovechar todo su potencial.

¿Qué es lo que convierte a un cuaderno en una herramienta ideal para trabajar?

Un cuaderno planificador te ofrece muchas ventajas para organizarte, incluso si ya cuentas con smartphone, portátil y ordenador.

Gracias a que no necesita conexión, los cuadernos planificadores te ayudan a liberar el espacio mental que suele ocupar el mundo digital. Además, tiene cero interrupciones. No corres riesgos de que te llegue una notificación de correo electrónico que te desvíe de tu proceso mental, y no hay tentaciones de pasar por las redes sociales aunque sea solo un momento. Mejor aún: puedes utilizarlos donde quieras, sin necesidad de Wifi o batería.

Tampoco tiene que ser cuestión de todo o nada. Para muchos, la mejor manera de llevar un sistema de organización con cuaderno es combinándolo con las herramientas digitales, que también ayudan a maximizar la productividad. Puedes hacerlo poniéndote una alarma en el móvil para crear la plantilla para la semana que viene, o cruzar datos para incluir la información que añades a tu aplicación de notas en tu planificador semanal.

Si te animas a utilizar el cuaderno para el trabajo, esperamos que te aporte muchas satisfacciones, logros y ánimo en tu día a día. Después de todo, no hay nada como una página en blanco para inspirarte y concentrarte en la tarea que tengas por delante.

A continuación, te damos algunos consejos para organizar tu cuaderno con la idea de convertirlo en un sistema profesional de productividad.

1. Decide qué quieres conseguir con él

Todos los proyectos exitosos empiezan en la fase de planificación, y a la hora de crear un sistema de organización con tu cuaderno ocurre lo mismo. Lo ideal es pensar cómo organizarlo antes de ponerte a escribir. Puede que planificar tu planificador parezca un poco redundante, pero sigue leyendo y verás que merece la pena.

Empieza por hacerte algunas preguntas para averiguar cómo puedes sacarle partido.

• ¿Qué tareas sueles realizar habitualmente en tu trabajo?
• ¿Qué necesitas saber y cuándo?
• ¿Cada cuánto tiempo podrás apuntar cosas o revisarlas?
• ¿Quién más (en caso de que haya alguien) necesita entender el sistema?

Intenta visualizar cómo utilizarás el cuaderno en tu rutina. ¿Tendrás un rato para actualizarlo cada mañana o al final del día? ¿Lo llevarás a reuniones, en el bolso o lo dejarás en el escritorio o en un cajón?

Pensar en todas estas cosas te ayudará a elegir el tamaño y el formato perfectos. Si tu planificador va a ir siempre contigo en la mochila o el bolso, quizás sea mejor optar por un cuaderno más pequeño con una cubierta sólida, por ejemplo.

2. Revisa las opciones de organización que te ofrece

La planificación en papel está viviendo un gran renacimiento y mucha gente utiliza cuadernos y diarios para mejorar su productividad y organizarse mejor. Esto significa que hay muchos sistemas para estructurar un cuaderno, como el de Bullet Journal (considerado como el predecesor de todos los demás) las hojas semanales, el Eisenhower Matrix o el método Strikethru.

Dedica tiempo investigando los sistemas que desarrollan otros para ver si alguno de ellos va contigo. Si no encuentras ninguna idea para organizarte que encaje con lo que necesitas, siempre puedes elegir los elementos que se adapten a tu objetivo y crear tu propio sistema híbrido, o bien inventarte tu propio método desde cero.

Es importante asegurarse de que el sistema organizacional que elijas funcione, para que no se convierta en una tarea que te lleva más tiempo del que te ahorra. Si el sistema no se adapta a ti, existe la posibilidad de que no te ayude con la productividad y acabe en una estantería.

3. Numera las páginas

Este paso te facilitará las cosas a la hora de usar tu planificador, sin importar qué método utilices. En cuanto tengas el cuaderno en tus manos, lo primero es numerar las páginas. Puedes hacerlo en todas, o cada dos, dependiendo del tamaño de las páginas y para qué las utilices.

4. El índice es importante

Los aficionados a los planificadores tienen muy clara una cosa, y es en que el índice es fundamental. Tanto si estás empezando con los bullet journals como si te gusta volver a las cosas básicas, el índice puede ser el ingrediente estrella de tu cuaderno.

Suele ubicarse en las primeras páginas o pliegos y enumera los contenidos del resto de hojas. Aquí es donde tiene sentido la numeración de páginas. Podrás referenciarlas en el índice y anotar brevemente qué contienen.

Por ejemplo,

• 13. Resumen de enero
• 40. Libros para leer
• 80. Lista de regalos secreta para Navidad

5. A todo color

Si te preguntas cómo organizar un cuaderno de forma efectiva, el color es una gran herramienta a tu alcance para que sea más funcional, ya que añade una dimensión adicional de información a la palabra escrita. También es la excusa perfecta para sacar tus rotuladores y lápices favoritos, o incluso comprar nuevos si te apetece.

Puedes utilizar subrayadores de color para identificar diferentes categorías o temas en tus pliegos semanales o listas de tareas, o bien probar diferentes bolígrafos o con una gran variedad de tintas para que las tareas más urgentes o que te lleven más tiempo destaquen del resto.

Si usas más de dos tonos, añade una leyenda de colores en algún lugar del cuaderno. Un buen sitio es justo después del índice, para recordarte de un vistazo qué significa cada uno.

6. Divídelo por secciones

Si tienes varios proyectos de tamaño considerable en marcha a la vez, o tu trabajo implica diferentes áreas de responsabilidad, el planificador debería reflejarlo. Por ejemplo, si tienes un blog y dos cuentas de redes sociales, además de gestionar las campañas de email marketing, lo ideal sería separarlo en cuatro secciones independientes.

También puede resultar muy útil dividirlo según las distintas formas en las que vas a usarlo. Por ejemplo, quizás quieras dedicar una sección a hacer listas de tareas, otra a tomar notas en las reuniones y otra para metas y objetivos que tengas que cumplir cada mes o trimestre.

Utiliza cintas marcapáginas o separadores para crear cada sección de forma que puedas pasar de una a otra fácilmente.

7. Sí a los accesorios

Si quieres que todavía sea más funcional y personal, ciertos elementos de papelería podrían venirte muy bien.

Los post-it son muy útiles para reorganizar tareas varias veces cuando tengas que hacerlo. En vez de escribir directamente en las hojas, redacta las tareas o los bloques de tiempo en post-it y añádelos en tu doble página semanal o diaria. Si las prioridades cambian, es fácil moverlos, añadir más o eliminarlos. También funcionan como separadores si los pones casi en el borde de las páginas.

Las pegatinas, los clips y las cintas washi tape también son muy habituales y cómodas para personalizar tus cuadernos. Utilízalas para el código de colores o para destacar textos, o bien para decorar diferentes meses o secciones con tu propio estilo y gusto.

8. Crea varios volúmenes

A veces no basta con un solo cuaderno. Si te funciona lo de utilizar un cuaderno para organizar tu vida, ¿por qué no ampliarlo a otros aspectos y crear diferentes volúmenes?

Además de a tu planificador principal, podrías crear un cuaderno para las reuniones en el que tengas espacio para prepararlas, tomar nota de las minutas y hacer una lista de tareas cuando estas finalicen. También es interesante tener otro para las lluvias de ideas con páginas blancas o con puntos, y así guardar conceptos relacionados o diseñar sistemas y procesos para tus proyectos.

A veces resulta muy útil tener un cuaderno de bolsillo que puedes utilizar para tomar notas sobre la marcha y tareas adicionales, y combinarlo con un planificador de escritorio que tenga una estructura más definida y una disposición más formal.

Si utilizas varios cuadernos del mismo tipo, piensa en comprarlos de diferentes colores o bien añadir una etiqueta en el lomo para saber distinguirlos fácilmente cuando cojas uno del escritorio o prepares el bolso por la mañana.

9. Almacena otros documentos

Los cuadernos pueden ayudarte a llevar un seguimiento de los objetivos físicos e inmateriales.

Utiliza el bolsillo que encontrarás en tu Hardcover journal de MOO para guardar notas que hayas tomado en otros formatos, con tickets de gastos para tu empresa, sellos y facturas de viajes; así los tendrás a mano cuando estés listo para archivarlos u organizarlos. También puedes utilizarlo para guardar tarjetas de visita en cualquier momento.

Si tu cuaderno no trae bolsillo incorporado, puedes crear uno pegando una cartulina rectangular, o bien fijando papel en la parte interna de la cubierta en tres de sus lados con cinta adhesiva o grapas.

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