7 consejos para dar una gran bienvenida a los nuevos empleados

El primer día de trabajo puede ser como el primer día de colegio. No saber la contraseña del Wi-Fi o dónde está el baño, a todos nos ha pasado. Para eliminar los nervios que tus nuevos empleados, lo mejor es echarles una mano para hacer su incorporación a tu empresa lo más agradable y amena posible.

¿Qué es la incorporación y por qué es tan importante?

Hoy en día es fundamental asegurarse de que tus empleados están contentos. Aquellos que mantienen su interés, se implican y se sienten valorados son los que suelen rendir mejor y permanecer más tiempo en la empresa.

Según la experiencia de cada empleado, habrá algunos aspectos más significativos y memorables que otros. Estos aspectos decisivos de la contratación se conocen como “momentos relevantes”, y con toda certeza, la incorporación es uno de ellos. 

Si das la bienvenida a tus empleados prestando atención a los detalles, en realidad estás preparando el terreno para que tu plantilla se sienta segura, realizada y comprometida. Y esto, a su vez, les dará motivos para preocuparse e involucrase con tu empresa. ¡Todos salen ganando! Y así es como realmente se consigue una buena cultura empresarial.

Aquí tienes 7 consejos para dar la bienvenida a tus nuevos empleados y crear una cultura empresarial positiva…

1) Carpetas listas

No hay duda de todo nuevo empleado tiene muchas preguntas, pero tal vez no le surjan en el momento más adecuado. Por eso, es de gran utilidad entregarle en el momento de su incorporación una carpeta con toda la información esencial sobre la oficina.

Incluye en la carpeta material de referencia sobre su puesto en concreto y la empresa en general, así también estarás demostrando que te preocupas porque se sienta cómodo.

Una carpeta de empresa debería incluir:

• Un mapa de la oficina impreso en un Flyer, destacando los espacios más importantes, como la cocina, la sala de reuniones y las mejores máquinas dispensadoras para cuando se quiere tomar un tentempié.

• Postales con fotografías de los compañeros de departamento, así como algunos datos curiosos sobre ellos. Esto será de gran ayuda para recordar nombres y entablar conversación con ellos.
• Un calendario con las jornadas y reuniones de empresa (¡importante incluir la hora del “Happy Hour” de los viernes!).
• Un mapa con amenidades disponibles en los alrededores de la oficina, como bares, restaurantes y pubs.
• Tu misión, impresa en Papel de Carta de tu empresa (echa un vistazo a nuestros consejos para diseñar Papel de Carta)
• Una carta personalizada de bienvenida.

2) Demuestra la personalidad de tu marca

Nada como los obsequios personalizados para dar la bienvenida, y cuantos más, mejor. Da a tus nuevos empleados una bienvenida VIP con Botellas de Agua, Agendas, Adhesivos y Tarjetas de Visita, todo personalizado con tu logo o cualquier otra cosa que refleje la personalidad de tu marca.

Además de demostrar tu generosidad y dar a tus nuevos empleados una excusa perfecta para presumir ante sus amigos, el merchandising es una forma ingeniosa de que se vayan familiarizando con la cultura de tu empresa. Estarán más a tono con tu marca y sus valores, haciéndoles sentir parte de ella desde el primer día.
¿Tu marca se dedica al diseño? Obsequia artículos que demuestran a tus nuevos empleados que tu empresa se toma muy en serio el buen diseño (con Notecards de lujo, por ejemplo).

3) Ayúdales a tomar nota de todo lo que aprende

Empezar a trabajar en una nueva empresa es una gran curva de aprendizaje. Tus nuevos empleados pueden sentirse abrumados con datos, impresiones e ideas en sus primeras semanas. Por eso es importante proporcionarles herramientas para procesar, apuntar y categorizar esa avalancha de información.

Para ello, la mejor herramienta que les puedes proporcionar es un Hardcover Notebook personalizado. No solo porque un Notebook personalizado es el complemento perfecto para el resto de tus productos personalizados, sino porque es también el lugar perfecto para tomar nota de todo lo que va aprendiendo durante la incorporación. Piensa en ello como un lugar exclusivamente para anotar lo que se aprende durante el periodo de incorporación.

Tras llevarlo consigo durante las primeras semanas, podrán consultarlo una vez asentados en su nuevo puesto y comprobar lo mucho que han progresado.

4) Haz las presentaciones

Una de las cosas más aterradoras de ser alguien nuevo en la oficina es el momento de conocer a los otros compañeros. Puedes facilitar este proceso haciendo las presentaciones necesarias.

Una manera de hacerlo es pedir al nuevo empleado que escriba un breve texto sobre sí mismo y lo envíe antes de su primer día. Según la cultura de tu empresa, puedes pedir que se incluyan datos curiosos y qué les motiva a formar parte de la empresa.

A continuación, y antes de la llegada del nuevo empleado, haz etiquetas identificativas para el resto del equipo con sus nombres, y envíales la breve presentación escrita por el nuevo empleado impresa en Papel de Carta de tu empresa.

Así, tu equipo sabrá que van a conocer a un nuevo miembro y dispondrán de algunos temas de conversación para romper el hielo. Y evitarás la incómoda frase de: “¿Cómo te llamas otra vez?”.

En lugar de las etiquetas identificativas, puedes diseñar un mapa con la ubicación de los escritorios del resto de los miembros del equipo y entregárselo a tus nuevos empleados. Incluye el nombre de la persona que se sienta en cada escritorio y su cargo. También puedes añadir información útil como “Duncan se encarga del material de oficina» o “Anna, en el tercer piso, es la experta en Excel”.

5) Contraseñas a mano

Cuelga flyers por la oficina cuando pueda haber confusión por las contraseñas o códigos de acceso, después de todo, el nuevo empleado no puede ir con la carpeta a todas partes. Entre la información más útil tenemos: contraseñas del Wi-Fi, inicios de sesión en las salas de reuniones virtuales, códigos del baño (si los hay) e instrucciones de la impresora.

Consejo extra: cuelga el manifiesto de tu marca en zonas bien visibles, para que los valores de ella siempre estén presentes y tengan un lugar privilegiado.

6) Cuenta con los mentores

El compañerismo siempre triunfa. Emparejar a los nuevos contratados con empleados ya establecidos facilitará su la adaptación a tu empresa. El proceso de incorporación no acaba cuando la primera jornada de trabajo (por fin) acaba. Un mentor puede responder las dudas de tu nuevo empleado a medida que se va asentando,  y presentarle al resto de compañeros de oficina.

Esta relación es de gran ayuda, especialmente si tu nuevo empleado se acaba de mudar recientemente a la zona y todavía está haciendo nuevas amistades. Un mentor puede facilitar invitaciones a fiestas, sugerir sitios de recreo en la zona o tiendas de decoración para amueblar su nuevo apartamento.

7) Pide opiniones

¿Quieres saber si tus nuevos empleados se están adaptando bien? Es muy fácil, solo tienes que preguntar. Las encuestas sobre el proceso de incorporación son una herramienta muy útil para averiguar cómo se sienten realmente tus nuevos empleados, porque evitan que las opiniones honestas puedan quedar empañadas tras un instinto de mantener la positividad y los buenos modales ante un nuevo jefe.

Usa encuestas sobre el proceso de incorporación para comprobar cómo se sienten tus nuevos empleados en sus primeros días, y qué tal fue el proceso de contratación, desde el anuncio del trabajo a las entrevistas y el proceso de aplicación. Puedes usar sus opiniones para mejorar tu proceso de incorporación.

Si sigues estos pasos, tus nuevos empleados se sentirán bienvenidos en tu empresa, serán probablemente más leales y entenderán mejor tu cultura, y dónde están los baños también. ¡Incorporación finalizada!