5 maneras de crear listas de tareas efectivas

Desde las sencillas listas de tareas a los sofisticados tableros Kanban, estas técnicas para organizarte son ideales para la gente creativa.

1. Redacta listas de prioridad con el método Ivy Lee

El experto en gestión de tiempo James Clear llama al método Ivy Lee “la rutina diaria que recomiendan los expertos para obtener la máxima productividad.” Nosotros la llamamos la técnica de los 400,000 dólares. ¿Por qué? Ivy Lee, el hombre que creó el método, lo compartió con un grupo de ejecutivos en 1918 y les pidió que pagaran lo que creyeran que valía. Tres meses más tarde, Lee recibió un cheque por valor de 25,000 dólares, el equivalente a 400,000 dólares en la actualidad. Este es su método en detalle:

1. Escribe las seis tareas más importantes que quieres llevar a cabo mañana.
2. Clasifícalas por orden de importancia.
3. Trabaja en la primera tarea hasta que la acabes. A continuación, pasa a la siguiente.
4. Al final del día, pasa las tareas que no hayas acabado a la lista de tareas para el día siguiente.
5. Repite el proceso.

James Clear tiene una teoría sobre el motivo del éxito del método: es simple, te obliga a priorizar tareas y te facilita dedicarte a una sola tarea al mismo tiempo. ¡Bam! Ya has dominado las listas de tareas.

2. Apúntate a la moda del Bullet Journalling

El método del Bullet Journal causó sensación en internet cuando apareció en 2015. Es uno de los recursos de productividad más sencillos y más fotografiables. Millones de personas por todo el mundo juran que este es uno de los sistemas más flexibles y eficientes, y no puede ser que todas se equivoquen, ¿no?

Este método utiliza nada más que un boli, una libreta y (si eres un obseso del orden) una regla. Cada página tiene un tema y una lista de viñetas con planes, eventos, notas e ideas. Desarrollas las listas en torno a tus prioridades, marcando los diferentes elementos con distintos símbolos. Además de los símbolos genéricos que aporta el sistema, puedes crear los tuyos propios, haciendo que tu bullet journal sea tan sencillo o recargado como tú quieras.  

El Bullet Journal funciona como agenda y registro. Por ejemplo, puedes tomar nota de un evento futuro como un cumpleaños o registrar algo que ya pasó, como tu primera venta online.  

Sabemos lo que estás pensando: vas a tener que hacerte con un flamante nuevo Notebook para practicar tus técnicas de Bullet Journalling, ¿no? ¡Pues claro! Y tenemos la solución: nuestra última incorporación a la familia de Notebooks.   

Diseñado por Timothy Goodman, este increíble Notebook presenta su estilo gráfico distintivo en termograbado plateado: “meetings kill creativity”. Con diseño plano y 160 páginas de papel Munken Kristall, es tan útil como precioso. Pero date prisa, este Notebook es de edición limitada y seguro que se acaba pronto.

3. “Prográmate” con listas de tareas

La vida moderna está llena de tareas complejas que nosotros, como humanos que cometen errores, tenemos que completar, desde configurar la impresora a cocinar un festín. El cirujano Atal Guwande, un hombre con una profesión que no permite errores, recomienda emplear listas de tareas para realizar tareas rutinarias correctamente con el mínimo esfuerzo. Al redactar tus instrucciones paso a paso, te aseguras de no saltarte ninguna etapa ni hacer ninguna mal, sin tener que recordar de memoria todo lo que tienes que hacer.

4. Sigue tu progreso con el método Kanban

El tablero Kanban, aunque tenga un nombre imponente, es realmente una idea muy simple: es un conjunto de categorías, pendiente, en curso y hecho. Se empieza con todas las actividades pendientes y vas moviendo las tareas de izquierda a derecha a través del tablero según su progreso.

Este sistema nació en el sector del desarrollo de software y existe en el mundo virtual a través de aplicaciones como Trello o en la vida real con un tablero físico o una pared con notas o post-its pegados. Puede ser tan simple o elaborado como tú quieras. ¿Lo quieres clasificado por colores? Adelante. ¿Quieres usar esos post-its tan chulos que encontraste en un cajón? ¡Ahora es el momento!

Como afirma Andrew Kunesh en la página web de Zapier: “Kanban es perfecto para equipos y todos aquellos a quienes les gusta ver la situación completa a simple vista. Usando este método, tendrás todas tus tareas, plazos de entrega y progreso delante de ti para que nada te impida sumergirte en tu trabajo.”

5. Reduce esfuerzos desaprovechados con el principio Pareto

El principio Pareto, también conocido como la regla 80-20, afirma que alrededor de un ochenta por ciento de los resultados vienen de solo veinte por ciento del esfuerzo. Para que nos entendamos, esto significa que el mayor progreso en tus objetivos viene de unas pocas tareas. Puede que trabajes durante 8 horas pero sacas el máximo provecho de menos de 2.

Basándose en este principio, la revista Harvard Business Review recomienda que anotes tus 6 prioridades principales del día y después taches las 5 últimas. Después, intenta centrarte en la primera prioridad durante 90 minutos seguidos. Si te distraes con vídeos de gatos, escribe la tarea de nuevo para volver a centrarte.  

Después de haber finalizado tu tarea más importante, ya puedes (en teoría) pasar el resto del día dedicándote a esas tareas que a menudo quedan olvidadas. O viendo vídeos de gatos, lo que prefieras.