4 Reuniones de equipo para mantener tu empresa en el buen camino

Tu empresa está en el punto de partida. Has revisado tu plan de negocio, has escrito un manifiesto de marca, has perfeccionado tus productos y por fin estás listo para abrir tu empresa, pero… ¿Y ahora qué? Después de todo el esfuerzo que has hecho en los pasos previos, ¿se te ha ocurrido pensar en cómo mantener tu empresa en el buen camino?

Como sucede en el deporte (pero con menos contacto físico) es necesario hacer reuniones de equipo para planear estrategias, revisar tácticas, motivarse unos a otros y celebrar victorias. Estas reuniones te dan la oportunidad de mejorar tu empresa, de conseguir que tu equipo y tú estéis unidos y de que las cosas vayan bien.

Revisión semanal

Porqué

Las reuniones semanales son útiles para concentrarse en detalles como las ventas, los pedidos, las oportunidades de negocio, y la opinión de tus clientes, que es esencial. Su objetivo es identificar tendencias positivas y negativas, y dar con respuestas a corto plazo para mejorar de cara a la semana siguiente.

Quién

Sea cual sea el tamaño de tu empresa, si quieres ofrecer una excelente atención al cliente, toda persona por cuyas manos pase el producto (y con toda queremos decir absolutamente toda) tiene que estar al tanto del progreso o de la falta del mismo.

Esto significa que tienes que convocar a la persona que lleva la empresa y toma las decisiones comerciales, a la persona que provee el producto o servicio, si tienes una página web o un componente digital en tu empresa, a la persona encargada de la tecnología, al director de marketing y al responsable de atención al cliente.

Este grupo es tu “Equipo-A” y vas a necesitar reunirte con ellos constantemente a lo largo de todo el año.

Qué hay que preguntar

Rendimiento:

– Tienes que medir tu éxito – ¿Cómo fueron las ventas la semana pasada? ¿Hay nuevos clientes?
– ¿Cuál es el balance en comparación con semanas anteriores?
– ¿Se puede detectar alguna tendencia?

Producto/servicio:

– ¿Qué producto o servicio se ha vendido más?
– ¿Los productos o servicios publicitados se están vendiendo de acuerdo con tus expectativas?
– ¿La publicidad ha dado el resultado que querías a corto o largo plazo?

Clientes:

– ¿Qué opinión han transmitido los clientes?
– ¿Hay alguna tendencia que sugiera que hay algo que arreglar o mejorar?

Revisión mensual

Porqué

El objetivo de esta reunión es repasar la actividad del último mes, ya que puede mostrar más tendencias que pueden depender de la temporada (por ejemplo, enero es más lento en cuestión de ventas, pero mejor para captar nuevos clientes), y también planificar la estrategia para el mes siguiente. Necesitas una reunión mensual para repasar los principales departamentos de tu empresa, como ventas, marketing de productos, operaciones y atención al cliente.

Quién

Igual que en las reuniones semanales, tienes que reunir a tu Equipo-A de nuevo, además de a la persona responsable de recursos humanos.

Qué hay que preguntar

Rendimiento:

Tienes que hacer un seguimiento del rendimiento de lo que quiera que utilices para medir el éxito de tu empresa, ya sean beneficios, pedidos, o nuevos clientes.

– ¿Cómo han ido los beneficios/pedidos/nuevos clientes este mes?
– ¿Qué tal ha ido el mes en comparación con el anterior y con el mismo mes del año pasado?
– ¿Qué grupo de clientes está dando mejor rendimiento?

Costes y Márgenes:

Es el momento de revisar tus márgenes y tus unidades financieras. Tienes que saber cuánto se gasta de media un cliente y cuánto te has gastado tú en captar a ese cliente, así que tienes que evaluar todas las actividades de marketing y publicidad.

¿Cuáles han sido los costes?

– ¿Qué proporción es variable y qué proporción es fija?
– ¿Los costes variables son adecuados en relación al crecimiento de los beneficios?
– ¿Se han conseguido los clientes que se esperaba?
– ¿Estáis captando suficientes clientes como para mantener y aumentar la actividad?
– ¿Los clientes vuelven?
– ¿Qué se puede hacer para conseguir que vuelvan más clientes y lo hagan más a menudo?
– ¿Dónde oye la gente hablar de la empresa?

Oferta de productos:

Independientemente de las mejoras y del ciclo de tus productos/servicios actuales, tienes que plantearte con frecuencia si te estás perdiendo una oportunidad potencial y tienes que conocer a la perfección tu producto.

– ¿Qué productos se venden mejor y peor?
– ¿Se debe impulsar algún producto en concreto?
– Teniendo en cuenta las opiniones de los clientes, ¿se pueden hacer cambios en los productos?

Revisión cuatrimestral

Porqué

Al igual que sucede en un partido de baloncesto, hay que pedir tiempos muertos para evaluar lo que estás haciendo y realizar cambios tácticos. Junto con las mediciones regulares de rendimiento, es hora de cavar un poco más hondo en tu base de clientes para descubrir quién necesita más atención. Es la oportunidad perfecta para mirar a tu alrededor y ver lo que tus competidores están haciendo. Así te aseguras de ir por delante.

Quién

¡Llama al Equipo-A otra vez! Si tu empresa es grande, convoca a tu Director Ejecutivo o a un miembro senior del equipo que esté menos involucrado en el día a día de la empresa y pueda hacer observaciones y sugerencias más amplias.

Qué hay que preguntar

Clientes:

– ¿Qué clientes gastan más? ¿Y menos?
– ¿Qué tienen en común los clientes más valiosos?
– ¿Qué segmentos de la base de clientes son los más valiosos?
– ¿Cómo se puede fomentar la fidelidad de los clientes?

Competencia:

¿Qué ha cambiado en el panorama de la competencia?
¿Hay nuevos jugadores en el terreno?
¿Qué acciones importantes ha realizado la competencia (rebajas, nuevos productos/servicios, centrarse en nuevos clientes, cambios en los precios…)?
¿Ha habido algún cambio social/político/tecnológico que se deba tener en cuenta?

Revisión anual

Cuando el año se acerca a su fin, toca reflexionar sobre lo que has conseguido en relación a los objetivos que te habías fijado. Es la oportunidad de revisar todos los aspectos de tu negocio y de encarar el nuevo año. Esta reunión debe ser una reflexión profunda sobre las revisiones que has ido haciendo durante todo el año y debe servir para conformar lo que quieres conseguir el próximo año.

Quién

Como siempre, tu Euipo-A y cualquier miembro senior del equipo con capacidad para tomar decisiones. Y si te parece necesario, convoca a algún representante de tus inversores.

Qué hay que preguntar

PUV/ Posicionamiento/ Precios:

– ¿Siguen vigentes tus propuestas únicas de venta?
– ¿La empresa sigue siendo diferente de los competidores? ¿Por qué?
– ¿Hay productos/servicios nuevos que debas plantearte vender?
– ¿Cómo puede eso diferenciarte/ponerte al mismo nivel de la competencia?
– ¿Hay segmentos del mercado que tus principales competidores estén ignorando?
– ¿Han cambiado los precios de la competencia?
– ¿Tus precios siguen posicionando tu empresa en el lugar adecuado dentro del mercado?

Objetivos empresariales de alto nivel:

– ¿Qué te planteas gastar en los próximos 12 meses?
– ¿Qué inversiones en productos/marketing tienes pensadas?
– ¿Qué beneficios esperas que te reporten? ¿Debes seguir adelante con el plan?
– ¿Puedo permitirme hacer una gran inversión sin arriesgar otras áreas de la empresa?

En el mundo de los negocios nunca se sabe quién va a lanzar una bola con efecto, pero estas reuniones están pensadas para que tu Equipo-A juegue con ventaja. ¡Buena suerte!